Regole di identificazione per la creazione di nuovi ordini dai nomi di file dei documenti PDF
Se l’opzione «Crea nuovo ordine e là elabora il documento» è attivata, avete la possibilità di formare i nomi di file dei file PDF depositati nella hot folder in modo che dai nomi dei file vengano definiti uno o più parametri di proprietà dei nuovi ordini creati. Potete indicare nei nomi dei file i seguenti parametri:
•Numero ordine
•Nome ordine
•Numero cliente
•Codice prodotto
•Quantità di consegna
•Data di scadenza
•Qualità del materiale da stampa
Per stabilire come queste proprietà vengono identificate e utilizzate dai nomi dei file PDF, avete la possibilità di definire delle regole di identificazione. Nella pratica, probabilmente definireste come prima cosa una regola di identificazione e assegnereste poi corrispondentemente un nome ai file PDF concernenti.
Esempio:
Supponiamo che il nome del file sia HDCity#HD0021#Brochure.pdf.
Per poter dedurre da qui p.es. il numero d’ordine e il nome dell’ordine, davanti al campo «Numero ordine», nelle impostazioni della hot folder, selezionate il numero sequenziale «2» e davanti al campo «Nome ordine» il numero sequenziale «1». Per ciascuno di questi parametri, introducete nel campo «fino al separatore» il carattere «#». Per tutti gli altri parametri, nella lista a discesa situata davanti alla designazione selezionate la voce «-», ciò significa che questi parametri non vengono considerati.
Se ora il documento «HDCity#HD0021#Brochure.pdf» viene depositato nella hot folder, viene creato un nuovo ordine che riceverà come numero d’ordine «HD0021» e come nome d’ordine «HDCity». Se nel sistema il numero d’ordine «HD0021» dovesse essere già esistente, interviene automaticamente la regola selezionata sotto «Se il numero d’ordine esiste già», poiché il numero d’ordine nel sistema deve essere inequivocabile.
Nome d’ordine mancante / Numero d’ordine mancante
Se manca o mancano il nome dell’ordine e/o il numero dell’ordine, questi parametri vengono creati secondo i seguenti criteri:
•Se manca il nome dell’ordine e il numero dell’ordine è esistente, il numero dell’ordine viene utilizzato anche come nome dell’ordine.
•Se manca il numero dell’ordine e il nome dell’ordine è esistente, il nome dell’ordine viene utilizzato anche come numero dell’ordine.
•Se mancano sia il nome dell’ordine che il numero dell’ordine, come nome e numero dell’ordine viene utilizzato il nome del file PDF — senza estensione del nome del file —.
Se il nome dell’ordine generato in questo modo è già esistente, vengono aggiunti degli indici.
Nota: Fate attenzione che mentre è possibile modificare i nomi d’ordine, i numeri d’ordine non possono essere editati successivamente.
Separatore
Nota: Non è consentito l’uso dei seguenti caratteri come separatori:
|
|
\ |
/ |
: |
* |
? |
" |
< |
> |
I |
I separatori vengono utilizzati per poter distinguere i singoli parametri nei nomi di file. Non è tuttavia assolutamente necessario utilizzare dei separatori. Se p.es. per il nome di file del suddetto esempio «HDCity#HD0021#Brochure.pdf» non utilizzate nessun separatore per i parametri «Numero ordine» e «Nome ordine», la denominazione completa «HDCity#HD0021#Brochure» (nome del file senza estensione) viene utilizzata sia per il numero che per il nome dell’ordine, ciò significa che il carattere «#» non viene interpretato come separatore.
Qualora necessario, potete anche utilizzare per differenti parametri dei separatori differenti o separatori formati da più caratteri singoli, p.es. «#@$». Decisivo è che nel nome di file i separatori vengano introdotti nel punto adatto e nella stessa forma.
Parametrizzazione mista con e senza separatori
Potete definire una parametrizzazione nella quale sono definiti parametri dell’ordine con separatore e dei parametri individuali senza separatore.
Esempio:
Il nome del file PDF è:
HD0021#HDCity&Brochure§PR8003=20160214@750.pdf
Parametrizzate la regola seguente:
•Numero ordine: Sequenza: «1»; Separatore: #
•Nome ordine: Sequenza: «2»; Separatore: nessun separatore
•Numero cliente: Sequenza: «4»; Separatore: =
•Codice prodotto: Sequenza: «3»; Separatore: §
•Data di scadenza: Sequenza: «5»; Separatore: @
•Quantità di consegna: Sequenza: «6»; Separatore: nessun separatore
Con questa regola, il nome del file viene analizzato come segue:
•Il numero dell’ordine è: «HD0021»
•Il nome dell’ordine è: «HDCity&Brochure» Poiché per il nome dell’ordine non è stato indicato alcun separatore, il carattere «&» non viene riconosciuto come separatore. Di conseguenza tutti i caratteri che si trovano tra l’ultimo separatore precedentemente definito (#) e il separatore seguente (§) saranno considerati come componenti il nome dell’ordine.
•Il numero del cliente è: «PR8003» Se questo numero cliente è definito nella gestione clienti del Prinect Manager, il cliente corrispondente viene automaticamente assegnato all’ordine in questione.
•Il codice prodotto è: «HDCity&Brochure» Qui vale la stessa cosa come per il nome dell’ordine: Poiché il carattere «&» non è stato definito come separatore, tutti i caratteri situati tra l’ultimo separatore precedentemente definito (#) e il separatore seguente (§) saranno considerati come componenti il codice prodotto.
La mancanza di un separatore comporta che due parametri dell’ordine (nell’esempio Nome ordine e Codice prodotto) vengono designati con la stessa parte del nome di file (nell’esempio «HDCity&Brochure»).
Nota: Nel caso in cui un codice prodotto già definito venga determinato in questo modo, il nuovo ordine riceve le sequenze che sono collegate con questo codice prodotto («Smart Automation») e non le sequenze dell’ordine attuale.
•La data di scadenza è: 14. 02. 2016.
Fate attenzione che la data di scadenza venga introdotta nel nome del file assolutamente nella forma «YYYYMMDD). In caso contrario, la data non potrà essere identificata.
•La quantità di consegna è: 750 Per la quantità di consegna non viene indicato alcun separatore. Il punto che precede l’estensione del nome di file viene sistematicamente riconosciuto come separatore.
Opzione «dal primo carattere»
Se questa opzione è attivata, tutti i caratteri, a partire dal primo carattere del nome di file fino al separatore che segue vengono utilizzati come denominazioni di parametri.
Esempio:
Il nome del file PDF è:
HDCity#HD0021&Brochure§750.pdf
Parametrizzate la regola seguente:
•Numero ordine: Sequenza: «2»; dal primo carattere: non attivato; Separatore: &
•Nome ordine: Sequenza: «1»; dal primo carattere: non attivato; Separatore: #
•Codice prodotto: Sequenza: «3»; dal primo carattere: attivato; Separatore: §
•Quantità di consegna: Sequenza: «4»; dal primo carattere: non attivato; alcun separatore
Con questa regola, il nome del file viene valutato come segue:
•Il numero dell’ordine è: «HD0021»
•Il nome dell’ordine è: «HDCity»
•Il codice prodotto è: HDCity#HD0021&Brochure Tutti i caratteri, dal primo fino al separatore «§» vengono interpretati come codice prodotto.
•La quantità di consegna è: 750
Opzione «Abbrevia»
Se per l’interpretazione del nome di file utilizzate una regola complessa, per i documenti PDF da elaborare risulteranno nomi di file corrispondentemente lunghi. Nei successivi processi di elaborazione ciò potrebbe rivelarsi scomodo (i nomi dei file saranno difficili da identificare) o causare degli errori. Se attivate l’opzione «Abbrevia», il documento PDF elaborato con il nuovo ordine viene rinominato, mentre le voci dei parametri, per le quali «Abbrevia» è attivato, vengono rimosse dai nomi dei file PDF .