如果已激活选项"添加新活件并编辑文件"，则您有机会在设计热文件夹内PDF文件文件名称时使得基于该文件名称能够定义新生成活件的一个或多个属性参数。您可以在PDF文件名称中输入下列参数：
•活件编号
•活件名称
•客户编号
•产品代码
•交件数量
•到期日
•印刷材料质量
为了确定如何基于PDF文件名称识别和使用这些属性，您可以定义识别规则。在实践中您可以定义识别规则，并以此命名相关PDF文件。
示例：
文件名称可以是HDCity#HD0021#Brochure.pdf。
为了从中找出活件编号和活件名称，请在热文件夹设置内"活件编号"区域之前选择序列编号"2"和在"活件名称"区域之前选择序列编号"1"。为这些参数在"到分隔符为止"区域内输入符号"#"。对于所有参数，在选择目录中名称之前选择条目"-"，也就是说不用考虑这些参数。
如果现在文档"HDCity#HD0021#Brochure.pdf"保存在热文件夹内，则生成一个包含活件编号"HD0021"和活件名称"HDCity"的新活件。如果系统内已有活件编号"HD0021"，则在"如果活件编号已存在"下选择的规格自动适用，因为系统内的活件编号必须是唯一的。
缺少活件名称/缺少活件编号
如果缺少活件名称和/或活件编号，则根据下列编号自动生成这些参数：
•如果缺少活件名称但有活件编号，则该活件编号可作为活件名称使用。
•如果缺少活件编号但有活件名称，则该活件名称也可作为活件编号使用。
•如果既缺少活件名称又缺少活件编号，则PDF文件的文件名称在没有文件名称扩展名的情况下可以作为活件名称和活件编号使用。
如果已有通过这种方式生成的活件名称，则附加指数。
提示：注意，您可以改变活件名称但不能改变活件编号。
分隔符
提示：下列符号不允许作为分隔符使用：
|
|
\ |
/ |
: |
* |
？ |
" |
< |
> |
I |
使用分隔符将文件名称中的各个参数隔离开。然而不必一定要使用分隔符。如果在上述示例"HDCity#HD0021#Brochure.pdf"的文件名称中没有为参数"活件编号"和"活件名称"输入分隔符，则整体输出"HDCity#HD0021#Brochure"（不带扩展名的文件名称）可用于活件编号和活件名称，也就是说符号"#"不可用作分隔符。
必要时，也可为不同参数使用不同的分隔符或由多个符号组成的分隔符，例如""#@$"。关键是在文件名称中将分隔符以相同的格式输入至合适的位置。
含和不含分隔符的混合参数化
您可以定义一种参数化，其中可定义含分隔符的活件参数和不含分隔符的各个参数。
示例：
PDF文件名称为：
HD0021#HDCity&Brochure§PR8003=20160214@750.pdf
参数化下列规则：
•活件编号：序列"1"；分隔符：#
•活件名称：序列"2"；分隔符：无分隔符
•客户编号：序列"4"；分隔符：=
•产品代码：序列"3"；分隔符：§
•到期日期：序列"5"；分隔符：@
•交货数量：序列"6"；分隔符：无分隔符
使用该规则可按照下列操作评估该文件名称：
•活件编号是："HD0021"
•活件名称："HDCity&Brochure"。由于没有为活件编号指定任何分隔符，则符号"&"不可作为分隔符识别，且所有位于上一个预先定义的分隔符（#）和下一个分隔符（§）之间的所有符号作为活件名称的名称。
•客户编号是："PR8003"。如果已在Prinect Manager的客户管理中定义了客户编号，则自动为客户分配相应的客户。
•产品代码是："HDCity&Brochure"。这同样适用于活件名称：由于符号"&"不可作为分隔符定义，，则所有位于上一个预先定义的分隔符（#）和下一个分隔符（§）之间的所有符号作为产品代码的名称。
缺少分隔符会导致两个活件参数（以活件名称和产品代码为例）的名称具有相同的文件名称部分（以"HDCity&Brochure"为例）。
提示：如果通过这种方式得到一个已定义的产品代码，则该新活件获得与该产品代码关联的序列（"Smart自动"）而不是当前活件的序列。
•到期日期是：14.02.2016.
请注意到期日期必须按照"JJJJMMTT"输入文件名称中。否则无法识别该日期。
•交付数量是：750.没有为交付数量指定任何分隔符。文件名称扩展名之前的点通常被认为是一个分隔符。
选项"从第一个字符开始"
如果激活了该选项，则所有字符从文件名称的第一个字符开始到下一个分隔符之间可用作参数名称。
示例：
PDF文件名称为：
HDCity#HD0021&Brochure§750.pdf
参数化下列规则：
•任务编号：序列"2"：从第一个字符开始；未激活；分隔符：&
•活件名称：序列"1"：从第一个字符开始；未激活；分隔符：#
•产品代码：序列："3"：从第一个字符开始；已激活；分隔符：§
•交件数量：序列："4"：从第一个字符开始；未激活；无分隔符：
使用该规则可按照下列操作评估该文件名称：
•活件编号是："HD0021"
•活件名称："HDCity".
•产品代码是：HDCity#HD0021&Brochure。所有字符从第一个字符开始至分隔符"§"均作为产品代码。
•交付数量是：750
选项"缩短"
如果使用复杂的文件名称解码规则，则为已处理的PDF文件生成相应较长的文件名称。这可能在下一步处理过程中不顺畅（文件名称很难是被）或导致故障。通过激活选项"缩短"可重命名使用新活件的已处理PDF文件，方式是将已激活"缩短"的参数条目从PDF文件名称中移除。