在 Prinect Pressroom Manager/Prinect Integration Manager 中活件可以通过 JDF/JMF 文件（由 MIS）或 PPF/CIP3 文件（由印前系统）生成。视情况而定，首先处理这两种文件，并如 Prinect 工作流程进行配置。仍然需要由 MIS 通过 JDF/JMF 文件生成活件，之后将 PPF/CIP3 文件分配给相应的活件。通过 PPF/CIP3 文件生成的活件，不能分配给 JDF/JMF 文件。因此必须始终确保，JDF/JMF 文件在 PPF/CIP3 文件之前就在 Prinect Pressroom Manager/Prinect Integration Manager 中接受处理。
JDF-PPF 工作流程中的流程如下：
•信息管理系统（例如 Prinect Prinance）提供一个 JDF/JMF 文件。
•通过 JDF/JMF 文件在 Prinect Pressroom Manager/Prinect Integration Manager 创建新的活件。
•由印前系统提供一个或多个 PPF/CIP3 文件。
•印前系统的 PPF/CIP3 文件将依据活件编号，自动分配到已创建的活件（由 JDF 文件/JMF 信息）。
在实际中仍然可能出现，例如由印前系统提供 PPF/CIP3 文件，之后由信息管理系统生成活件（JDF 文件/JMF 信息）。或者由印前系统提供 PPF/CIP3 文件，在该文件中活件编号与信息管理系统的 JDF/JMF 文件的活件编号不一致。
在任何情况下通常的系统行为都取决于 JDF/JMF 文件和 PPF/CIP3 文件中生成的活件编号和印张名称。如果 JDF/JMF 文件中的活件编号与 PPF/CIP3 文件中的活件编号相同，那么只能"访问"自动功能（自动合并 JDF/JMF 文件和 PPF/CIP3 文件）。否则，必须手动设置。如何手动干预的详细说明请参见 在"活件组合器"中工作一节。
为帮助您更好的理解，我们在系统状态一节中列举了几种可能的实际情况。