Erkennungs-Regeln für das Erzeugen von neuen Aufträgen aus den Dateinamen der PDF-Dokumente

Wenn die Option "Neuen Auftrag anlegen und Dokument dort bearbeiten" aktiviert ist, haben Sie die Möglichkeit, die Dateinamen der im Hotfolder abgelegten PDF-Dateien so zu gestalten, dass aus den Dateinamen ein oder mehrere Eigenschafts-Parameter der neu erzeugten Aufträge definiert werden. Sie können folgende Parameter im PDF-Dateinamen angeben:

•die Auftragsnummer

•den Auftragsnamen

•die Kundennummer

•den Produktcode

•die Liefermenge

•den Fälligkeitstermin (JJJJMMTT)

•die Bedruckstoffqualität

Diese Parameter können Sie für bis zu 7 Positionen im Dateinamen aktivieren.

Um festzulegen, wie diese Eigenschaften aus den PDF-Dateinamen erkannt und verwendet werden, können Sie Erkennungs-Regeln definieren. In der Praxis werden Sie wahrscheinlich eine Erkennungs-Regel definieren und dann die betreffenden PDF-Dateien entsprechend benennen.

Beispiel:

Der Dateiname sei HDCity#HD0021#Brochure.pdf.

Um hieraus z. B. die Auftragsnummer und den Auftragsnamen zu entnehmen, wählen Sie in den Hot­folder-Einstellungen vor dem Feld "an Position 2" den Eintrag "die Auftragsnummer" aus und vor dem Feld "an Position 1" den Eintrag "den Auftragsnamen". Tragen Sie zu diesen Parametern jeweils in das Feld "bis Trennzeichen" das Zeichen "#" ein. Für alle anderen Positionen wählen Sie in der Auswahl­liste den Eintrag "-" aus, d. h. diese Positionen werden nicht berücksichtigt.

Wird jetzt das Dokument "HDCity#HD0021#Brochure.pdf" im Hotfolder abgelegt, wird ein neuer Auf­trag erzeugt, der die Auftragsnummer "HD0021" und den Auftragsnamen "HDCity" erhält. Sollte die Auftragsnummer "HD0021" bereits im System vorhanden sein, greift automatisch die Regel, die unter "Wenn Auftragsnummer bereits existiert" ausgewählt ist, da Auftragsnummern im System eindeutig sein müssen.

Fehlender Auftragsname / Fehlende Auftragsnummer

Fehlt der Auftragsname und/oder die Auftragsnummer, werden diese Parameter nach folgenden Kri­terien automatisch erzeugt:

•Fehlt der Auftragsname und ist die Auftragsnummer vorhanden, wird die Auftragsnummer auch als Auftragsname verwendet.

•Fehlt die Auftragsnummer und ist der Auftragsname vorhanden, wird der Auftragsname auch als Auftragsnummer verwendet.

•Fehlen sowohl der Auftragsname als auch die Auftragsnummer, wird der Dateiname der PDF-Datei — ohne Dateinamenserweiterung — als Auftragsname und Auftragsnummer verwendet.

Ist der auf diese Weise generierte Auftragsname bereits vorhanden, werden Indizes angehängt.

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass Auftragsnamen geändert, Auftragsnummern aber nicht nachträglich editiert werden können.

Trennzeichen

Hinweis: Folgende Zeichen dürfen nicht als Trennzeichen verwendet werden:

Trennzeichen werden verwendet, um die einzelnen Parameter in den Dateinamen unterscheiden zu können. Es ist allerdings nicht zwingend erforderlich, Trennzeichen zu verwenden. Wenn Sie z. B. für den Dateinamen des obigen Beispiels "HDCity#HD0021#Brochure.pdf" kein Trennzeichen für die Parameter "die Auftragsnummer" und "den Auftragsnamen" eintragen, wird der gesamte Ausdruck "HDCity#HD0021#Brochure" (Dateiname ohne Erweiterung) sowohl für die Auftragsnummer als auch für den Auftragsnamen verwendet, d. h. das Zeichen "#" wird nicht als Trennzeichen interpretiert.

Bei Bedarf können Sie auch für verschiedene Parameter unterschiedliche Trennzeichen verwenden oder Trennzeichen, die aus mehreren einzelnen Zeichen bestehen, z. B. "#@$". Entscheidend ist, dass im Dateinamen die Trennzeichen an passender Stelle und in der gleichen Form eingetragen sind.

Parametrierung gemischt mit und ohne Trennzeichen

Sie können eine Parametrierung definieren, in der Auftrags-Parameter mit und einzelne Parameter ohne Trennzeichen definiert sind.

Beispiel:

Der PDF-Dateiname lautet:

HD0021#HDCity&Brochure§PR8003=20170214@750.pdf

Parametrieren Sie folgende Regel:

•"an Position 1" die Auswahl "die Auftragsnummer"; Trennzeichen: #

•"an Position 2" die Auswahl "den Auftragsnamen"; Trennzeichen: kein Trennzeichen

•"an Position 3" die Auswahl "den Produktcode"; Trennzeichen: §

•"an Position 4" die Auswahl "die Kundennummer"; Trennzeichen: =

•"an Position 5" die Auswahl "den Fälligkeitstermin"; Trennzeichen: @

•"an Position 6" die Auswahl "die Liefermenge"; Trennzeichen: kein Trennzeichen

Mit dieser Regel wird der Dateiname folgendermaßen ausgewertet:

•Die Auftragsnummer ist: "HD0021"

•Der Auftragsname ist: "HDCity&Brochure". Da für den Auftragsnamen kein Trennzeichen ange­geben ist, wird das Zeichen "&" nicht als Trennzeichen erkannt und als Bezeichner für den Auf­tragsnamen werden alle Zeichen verwendet, die sich zwischen dem letzten, zuvor definierten Trennzeichen (#) und dem nachfolgend nächsten Trennzeichen (§) befinden.

•Der Produktcode ist: "HDCity&Brochure". Hier gilt dasselbe wie für den Auftragsnamen: Da das Zeichen "&" nicht als Trennzeichen definiert ist, werden als Bezeichner für den Produktcode alle Zeichen verwendet, die sich zwischen dem letzten, zuvor definierten Trennzeichen (#) und dem nachfolgend nächsten Trennzeichen (§) befinden.

Das Fehlen eines Trennzeichens führt also dazu, dass zwei Auftrags-Parameter (im Beispiel Auf­tragsname und Produktcode) mit demselben Teil des Dateinamens bezeichnet werden (im Bei­spiel "HDCity&Brochure").

Hinweis: Falls auf diese Weise ein bereits definierter Produktcode ermittelt wird, erhält der neue Auftrag die Sequenzen, die mit diesem Produktcode verknüpft sind ("Smart Automa­tion") und nicht die Sequenzen des aktuellen Auftrags.

•Die Kundennummer ist: "PR8003". Ist diese Kundennummer in der Kundenverwaltung des Pri­nect Managers definiert, wird automatisch der entsprechende Kunde dem Auftrag zugeordnet.

•Der Fälligkeitstermin ist: 14. 02. 2017.

Beachten Sie bitte, dass der Fälligkeitstermin unbedingt in der Form "JJJJMMTT" im Dateina­men eingetragen sein muss. Andernfalls wird der Termin nicht erkannt.

•Die Liefermenge ist: 750. Für die Liefermenge ist kein Trennzeichen angegeben. Der Punkt vor der Dateinamens-Erweiterung wird grundsätzlich als Trennzeichen erkannt.

Option "ab erstem Zeichen"

Ist diese Option aktiviert, werden alle Zeichen vom ersten Zeichen des Dateinamens bis zum nachfol­gend nächsten Trennzeichen als Parameter-Bezeichner verwendet.

Beispiel:

Der PDF-Dateiname lautet:

HDCity#HD0021&Brochure§750.pdf

Parametrieren Sie folgende Regel:

•"an Position 1" Auswahl "den Auftragsnamen"; "ab erstem Zeichen": nicht aktiviert; Trennzei­chen: #

•"an Position 2" Auswahl "die Auftragsnummer"; "ab erstem Zeichen": nicht aktiviert; Trennzei­chen: &

•"an Position 3" Auswahl "den Produktcode"; "ab erstem Zeichen": aktiviert; Trennzeichen: §

•"an Position 4" Auswahl "die Liefermenge"; "ab dem ersten Zeichen": nicht aktiviert; kein Trenn­zeichen

Mit dieser Regel wird der Dateiname folgendermaßen ausgewertet:

•Der Auftragsname ist: "HDCity".

•Die Auftragsnummer ist: "HD0021"

•Der Produktcode ist: HDCity#HD0021&Brochure. Alle Zeichen vom ersten bis zum Trennzeichen "§" werden als Produktcode interpretiert.

•Die Liefermenge ist: 750.