Parametrización: Flujo de trabajo Aprobación de páginas PDF

Características:

•Los datos del pedido son datos PDF.

•Cada página PDF se aprueba individualmente.

•Las secuencias que por lo menos se necesitan son:

·“Qualify”

·“SendAssembledPDF”

Parametrado de la secuencia SendAssembledPDF

Paso de trabajo “Combinar documentos” > Parametrar tamaño máximo de archivo

En la penúltima hilera está el campo de entrada “Tamaño máximo por archivo” y a su costado las informaciones de estado para la opción “Cuando se exceda el tamaño máximo”. Con esto se controla que los archivos que excedan un determinado tamaño se dividan.

Si trabaja con el procedimiento de aprobación estándar es recomendable indicar el tamaño de archivo máximo, ya que estos archivos serán los anexos del correo electrónico.

Esto no se recomienda para trabajar con Portal Services. A excepción de archivos que puedan ser muy grandes no se recomienda dividir los archivos. Esto complicaría demasiado el procesamiento de aprobación.

Por tal razón desactive esta función eligiendo la casilla en la lista de selección.

Paso de trabajo “Combinar documentos” > Seleccionar formulario de aprobación

Si su cliente debe aprobar las páginas PDF, él abre el archivo PDF en Acrobat y la última página que se anexa en Acrobat es el formulario de aprobación.

1.En este paso de trabajo seleccione un formulario de aprobación para poder hacer la aproba­ción.

Abajo ve el campo de entrada “Formulario de aprobación” con un archivo PDF preajustado. Con “Examinar” puede abrir un diálogo en el que puede elegir uno de los archivos de texto preajus­tados.

“AbnahmeFormular.pdf”: Texto en alemán
“AcceptanceForm.pdf”: Texto en inglés
“AcceptanceForm_ja.pdf”: Texto en japonés

Para estos tres idiomas hay formularios de aprobación disponibles con pregunta de contraseña. Estos formularios tienen el texto “Inicio de sesión” y durante la aprobación obligan a introducir el nombre de usuario y la contraseña. Usted puede modificar estos archivos o crear archivos PDF propios. Por favor tenga en cuenta que estos archivos dependen de la versión de Prinect Integration Manager y por tal razón parte de ellos no pueden usarse en todas las versiones.

Paso de trabajo “Remote Approval”

1.Coloque el ganchillo para este paso de trabajo. De esta manera se logra activar el trabajo con Portal Services.

Paso de trabajo “Transmisión de mensajes”

Aquí se parametra la comunicación -vía correo electrónico- referida a la aprobación. Cuando una aprobación está pendiente, el cliente será informado por correo electrónico al respecto. Cuando la aprobación ya se ha efectuado, la empresa de producción será informada acerca de la aprobación realizada.

1.“Texto del mensaje”: Este texto del mensaje al cliente escrito en el correo electrónico informa al cliente acerca de una aprobación pendiente.

Verifique si ha elegido el archivo de texto deseado para el texto del mensaje. Con “Examinar” puede abrir un diálogo en el que puede elegir uno de los archivos de texto preajustados o archi­vos HTML:

“MessageText_de.txt”: Texto en alemán
“MessageText_en.txt”: Texto en inglés
“ProofMessage_Automatic_International.html”: El idioma correcto se guardará automática­mente.

(Usted puede modificar estos archivos o crear archivos PDF propios).

2.“Referencia”: Aquí puede parametrar la línea de la referencia del correo electrónico para el cliente. Se puede introducir el texto que desee, así como también dejar sin modificar las siguien­tes variables o borrarlas:

%HdmProofDocName%: Nombre del documento
%HdmPrJobName%: Nombre del pedido
%HdmPrJobId%: Número del pedido
%HdmCustomerName%: Nombre del cliente (empresa u organización, no tipo de contacto ni persona de contacto)
%HdmMailIndex%: Indice en la línea de la referencia en Proofs de PDF divididos (sin significado para los Portal Services)
%HdmPartVersion%: Denominación del correo electrónico, en caso de que los correos electró­nicos deben dividirse.

Nota: Según el sistema de correo electrónico utilizado pueden presentarse restricciones en la cantidad y en el tipo de caracteres utilizados en la línea de referencia. Si la línea de refe­rencia debe tener como máximo 80 caracteres y no debe tener caracteres especiales ni vocales modificadas, todo sistema de correo electrónico debería sin embargo garantizar una comunicación de correo electrónico sin problemas.

3.“Período de respuesta hasta”: El período de respuesta indica hasta cuándo debe haberse reali­zado la aprobación.

4.“Transmitir mensaje recordatorio”: Cuando la aprobación no se ha hecho dentro del período dispuesto (vea el período de respuesta), usted puede enviar un mensaje recordatorio al cliente con el “texto recordatorio” seleccionado.

5.“Enviar mensaje a”: Aquí se ven las direcciones de correos electrónicos a las que se envía el correo electrónico de notificación. Si hace clic en “Nuevo” puede escribir otras direcciones de correo electrónico.

6.“Respuesta para”: Escriba la dirección de correo electrónico del usuario interno (persona de contacto) que debe ser comunicada debido a la aprobación. Cuando las personas de contacto son notificadas automáticamente, este campo se puede quedar vacío. Haga clic en “Nuevo” para escribir otras direcciones de correo electrónico. (Encontrará el preajuste con el que CSR siempre será informado automáticamente en “Administración > Portal Services” > área “Per­sona de contacto” > opción “Persona de contacto recibe una copia de todos los correos elec­trónicos”).

Paso de trabajo “Aprobar páginas”

1.Abra este paso de trabajo.

Después de que las páginas han sido aprobadas por el cliente, ellas también deben ser aproba­das por la empresa de producción. La aprobación de la producción se puede hacer manual o automáticamente. En este paso de trabajo puede ajustar si la aprobación de la producción debe realizarse automáticamente después de la aprobación del cliente. Si así lo desea, active la opción “La aprobación de la producción sigue automáticamente a la aprobación del cliente”. El pedido seguirá ejecutándose automáticamente después de la aprobación del cliente.