Reglas de detección para generar nuevos pedidos en base a los nombres de archivos de los documentos PDF

Cuando está activada la opción “Crear nuevo pedido y tratar en él el documento” existe la posibilidad de diseñar los nombres de archivo de los archivos PDF guardados en el Hotfolder, de modo que en base al nombre de archivo se definan uno o varios parámetros de propiedades de los nuevos pedidos generados. Los siguientes parámetros se pueden indicar en el nombre de archivo PDF:

•El número de pedido

•el nombre del pedido

•el número de cliente

•el código de producto

•la cantidad a ser suministrada

•la fecha de vencimiento (AAAAMMDD)

•la calidad del soporte de impresión

Usted puede activar estos parámetros para 7 posiciones como máximo en el nombre de archivo.

Para definir cómo se pueden detectar y utilizar estas propiedades en los nombres de archivos PDF se pueden definir reglas de detección. En la práctica usted definirá probablemente una regla de detec­ción y luego pondrá nombre a los archivos PDF afectados.

Ejemplo:

El nombre de archivo es HDCity#HD0021#Brochure.pdf.

Para tomar de aquí p. ej. el número de pedido y el nombre del pedido elija en los ajustes del Hotfolder delante del campo “en posición 2” la entrada “el número de pedido” y delante del campo “en  posi­ción 1” elija la entrada “el nombre del pedido”. En cada campo “Hasta carácter de separación” escriba para estos parámetros el carácter “#”. Para todas las demás posiciones elija en la lista de selección la entrada “-”, es decir, estas posiciones no se considerarán.

Si ahora se guarda en el Hotfolder el documento “HDCity#HD0021#Brochure.pdf”, se generará un nuevo pedido que tiene el número de pedido “HD0021” y el nombre de pedido “HDCity”. Si el número de pedido “HD0021” ya estuviera en el sistema, se aplicará automáticamente la regla que está seleccionada en “Si el número de pedido ya existe”, ya que los números de pedidos en el sis­tema deben ser inequívocos.

Nombre de pedido inexistente / Número de pedido inexistente

Si falta el nombre de pedido y/o el número de pedido, estos parámetros serán generados según los siguientes criterios:

•Si falta el nombre de pedido pero existe el número de pedido, el número de pedido se utilizará también como nombre de pedido.

•Si falta el número de pedido pero existe el nombre de pedido, el nombre de pedido se utilizará también como número de pedido.

•Si falta el nombre de pedido así como el número de pedido, el nombre del archivo PDF -sin extensión de nombre de archivo- se utilizará como nombre de pedido y número de pedido.

Si el nombre de pedido generado de esta manera ya existe, se anexarán índices.

Nota: Tenga en cuenta que los nombres del pedido se pueden modificar, pero los números del pedido no pueden editarse posteriormente.

Carácter de separación

Nota: Los siguientes caracteres no se deben utilizar como caracteres de separación:

Se utilizan caracteres de separación para poder diferenciar cada uno de los parámetros en los nom­bres de archivo. No obstante no es obligatorio utilizar caracteres de separación. Si p. ej. en el nombre de archivo del ejemplo anterior “HDCity#HD0021#Brochure.pdf” no escribe ningún carácter de separación para los parámetros “el número de pedido” y “el nombre del pedido”, se usará el nombre completo “HDCity#HD0021#Brochure” (nombre de archivo sin extensión) tanto para el número del pedido así como para el nombre del pedido, es decir, el carácter “#” no será interpretado como carácter de separación.

En caso necesario es posible usar diferentes caracteres de separación para diferentes parámetros, o caracteres de separación compuestos de varios caracteres, p. ej. “#@$”. Lo único importante es que en el nombre del archivo los caracteres de separación se escriban en el lugar correcto y con la misma forma.

Parametrización mezclada con o sin caracteres de separación

Usted puede definir una parametrización en la que los parámetros del pedido estén definidos y algu­nos parámetros individuales estén sin caracteres de separación.

Ejemplo:

El nombre de archivo PDF es:

HD0021#HDCity&Brochure§PR8003=20170214@750.pdf

Parametre las siguientes reglas:

•“en posición 1” la selección “el número de pedido”; carácter de separación: #

•“en posición 2” la selección “el nombre del pedido”; carácter de separación: sin carácter de separación

•“en posición 3” la selección “el código de producto”; carácter de separación: §

•“en posición 4” la selección “el número de cliente”; carácter de separación: =

•“en posición 5” la selección “la fecha de vencimiento”; carácter de separación: @

•“en posición 6” la selección “la cantidad a ser suministrada”; carácter de separación: sin carác­ter de separación

Con esta regla se evalúa el nombre de archivo de la siguiente manera:

•El número de pedido es: ““HD0021”

•El nombre del pedido es: “HDCity&Brochure”. Como no se ha indicado ningún carácter de sepa­ración para el nombre del pedido, el carácter “&” no será detectado como carácter de separa­ción, y para la denominación del nombre del pedido se usarán todos los caracteres ubicados entre el último carácter de separación definido anteriormente (#) y el carácter de separación siguiente (§).

•El código de producto es: “HDCity&Brochure”. Aquí se observa lo mismo que en el nombre del pedido: Como el carácter “&” no está definido como carácter de separación, para la denomina­ción del código de producto se usarán todos los caracteres ubicados entre el último carácter de separación definido anteriormente (#) y el carácter de separación siguiente (§).

Por la falta de un carácter de separación, dos parámetros del pedido (en el ejemplo sería el nombre del pedido y el código del pedido) serán denominados con la misma parte del nombre del pedido (en el ejemplo sería “HDCity&Brochure”).

Nota: Si de esta manera se averigua un código de producto ya definido, el nuevo pedido recibe las secuencias que están enlazadas con este código de producto (“Smart Automa­tion”) y no las secuencias del pedido actual.

•El número de cliente es: “PR8003”. Si este número de cliente está registrado en la administra­ción de clientes del Prinect Manager, automáticamente se asignará el cliente respectivo al pedido.

•La fecha e vencimiento es: 14. 02. 2017.

Considere que la fecha de vencimiento debe ser escrita en el nombre del pedido necesaria­mente en la forma “AAASMMDD”. De no ser así, la fecha no será reconocida.

•La cantidad a suministrarse es: 750. No se ha indicado ningún carácter de separación para la cantidad a suministrarse. El punto delante de la extensión del nombre del archivo se reconoce básicamente como carácter de separación.

Opción “Desde la primera letra”

Si esta opción está activada, todos los caracteres -desde el primer carácter del nombre del archivo hasta el siguiente carácter de separación- se utilizarán como denominación de parámetro.

Ejemplo:

El nombre de archivo PDF es:

HDCity#HD0021&Brochure§750.pdf

Parametre las siguientes reglas:

•“en posición 1” selección “el nombre del pedido”; “Desde la primera letra”: no activado; carác­ter de separación: #

•“en posición 2” selección “el número de pedido”; “Desde la primera letra”: no activado; carác­ter de separación: &

•“en posición 3” selección “el código de producto”; “Desde la primera letra”: no activado; carác­ter de separación: §

•“en posición 4” selección “la cantidad a ser suministrada”; “Desde la primera letra”: no acti­vado; sin carácter de separación

Con esta regla se evalúa el nombre de archivo de la siguiente manera:

•El nombre del pedido es: “HDCity”.

•El número de pedido es: ““HD0021”

•El código de producto es: HDCity#HD0021&Brochure. Todos los caracteres, dese el primero hasta el carácter de separación “§”, se interpretan como código del producto.

•La cantidad a suministrarse es: 750.