Parametrierung: Workflow PDF-Seitenabnahme

Merkmale:

•Die Auftragsdaten sind PDF-Daten.

•Jede PDF-Seite wird einzeln abgenommen.

•Die mindestens benötigten Sequenzen sind:

·"Qualify"

·"SendAssembledPDF"

Parametrierung der SendAssembledPDF-Sequenz

Arbeitsschritt "Dokumente zusammenfügen" > Maximale Dateigröße parametrieren

In der vorletzten Zeile sehen Sie das Eingabefeld "Maximale Größe pro Datei" und daneben die Sta­tus-Informationen für die Option "Wenn maximale Größe überschritten". Hiermit steuern Sie, dass Dateien ab einer bestimmten Größe gestückelt werden.

Wenn Sie mit dem Standard-Abnahme-Verfahren arbeiten, ist eine Angabe einer maximalen Dateigröße sinnvoll, da diese Dateien an E-Mails angehängt werden.

Für die Arbeit mit den Portal Services ist dies nicht sinnvoll. Außer evtl. bei sehr großen Dateien ist es nicht erwünscht, dass die Dateien gestückelt werden. Das würde das Abnahme-Verfahren verkom­plizieren.

Schalten Sie deshalb diese Funktion aus, indem Sie in der Auswahlliste das Kästchen wählen.

Arbeitsschritt "Dokumente zusammenfügen" > Abnahme-Formular auswählen

Wenn Ihr Kunde die PDF-Seiten abnehmen soll, öffnet er die PDF-Datei in Acrobat und als letzte Seite wird in Acrobat das Abnahme-Formular angehängt.

1.Wählen Sie in diesem Arbeitsschritt ein Abnahme-Formular aus, damit eine Abnahme erfolgen kann.

Unten sehen Sie das Eingabefeld "Abnahme-Formular" mit einer voreingestellten PDF-Datei. Mit "Durchsuchen" können Sie einen Dialog öffnen, in dem Sie zwischen verschiedenen voreinge­stellten Textdateien wählen können.

"AbnahmeFormular.pdf": deutscher Text
"AcceptanceForm.pdf": englischer Text
"AcceptanceForm_ja.pdf": japanischer Text

Es stehen für diese drei Sprachen Abnahme-Formulare mit einer Kennwort-Abfrage zur Verfü­gung. Diese Formulare enthalten den Text "Login" und erzwingen bei der Abnahme die Eingabe des Benutzernamens und des Kennworts. Sie können diese Dateien auch verändern oder eigene PDF-Dateien erstellen. Bitte beachten Sie, dass diese Dateien von der Version des Prinect Inte­gration Managers abhängen und deshalb teilweise nicht versionsübergreifend benutzt werden können.

Arbeitsschritt "Remote Approval"

1.Setzen Sie das Häkchen für diesen Arbeitsschritt. Sie bewirken damit, dass das Arbeiten mit den Portal Services aktiv geschaltet wird.

Arbeitsschritt "Nachrichtenübermittlung"

Hier wird der E-Mail-Verkehr bezüglich der Abnahme parametriert. Wenn eine Abnahme ansteht, wird der Kunde per E-Mail darüber informiert. Wenn die Abnahme erfolgt ist, wird der Produktions­betrieb über die erfolgte Abnahme informiert.

1."Benachrichtigungstext": Dieser Benachrichtigungstext steht in der E-Mail an den Kunden, die den Kunden über eine anstehende Abnahme informiert.

Überprüfen Sie, ob Sie die gewünschte Textdatei für den Benachrichtigungstext ausgewählt haben. Mit "Durchsuchen" können Sie einen Dialog öffnen, in dem Sie zwischen verschiedenen voreingestellten Text- bzw. HTML-Dateien wählen können:

"MessageText_de.txt": deutscher Text
"MessageText_en.txt": englischer Text
"ProofMessage_Automatic_International.html": Die korrekte Sprache wird automatisch hinter­legt.

(Sie können diese Dateien auch verändern oder eigene Dateien erstellen).

2."Betreff": Hier können Sie die Betreff-Zeile der E-Mail an den Kunden parametrieren. Sie können beliebigen Text eingeben sowie die folgenden Variablen belassen oder löschen:

%HdmProofDocName%: Name des Dokuments
%HdmPrJobName%: Auftragsname
%HdmPrJobId%: Auftragsnummer
%HdmCustomerName%: Kundenname (Firma bzw. Organisation, nicht Kontaktart oder Kon­taktperson)
%HdmMailIndex%: Index in der Betreff-Zeile bei aufgeteilten PDF-Proofs (ohne Bedeutung für die Portal Services)
%HdmPartVersion%: E-Mail-Bezeichnung, falls die E.Mails aufgeteilt werden müssen.

Hinweis: Je nach verwendetem E-Mail-System können bezüglich der Anzahl und Art der verwendeten Zeichen in der Betreffzeile Einschränkungen auftreten. Wenn die Betreff­zeile nicht mehr als 80 Zeichen und keine Sonderzeichen und Umlaute enthält, sollte aber jedes E-Mail-System einen unproblematischen E-Mail-Verkehr gewährleisten.

3."Rückmeldefrist bis": Die Rückmeldefrist besagt, bis wann die Abnahme erfolgt sein sollte.

4."Erinnerungsnachricht senden": Wenn die Abnahme nicht fristgerecht (siehe Rückmeldefrist) erfolgt ist, können Sie eine Erinnerungsnachricht an den Kunden senden mit dem ausgewähltem "Erinnerungstext".

5."Nachricht senden an": Hier stehen die E-Mail-Adressen, an die die Benachrichtigungs-E-Mail gesendet werden soll. Wenn Sie auf "Neu" klicken, können Sie weitere E-Mail-Adressen eintra­gen.

6."Rückantwort an": Tragen Sie die E-Mail-Adresse des internen Benutzers (Ansprechpartner) ein, der bei der Abnahme benachrichtigt werden soll. Wenn die Ansprechpartner automatisch benachrichtigt werden, kann dieses Feld leer bleiben. Klicken Sie auf "Neu", um weitere E-Mail-Adressen einzutragen. (Die Voreinstellung, dass der CSR immer automatisch benachrichtigt wird, finden Sie unter "Administration > Portal Services" > Bereich "Ansprechpartner" > Option "Ansprechpartner bekommt eine Kopie aller E-Mails").

Arbeitsschritt "Seite abnehmen"

1.Öffnen Sie diesen Arbeitsschritt.

Nachdem die Seiten vom Kunden abgenommen wurden, müssen sie auch vom Produktionsbe­trieb abgenommen werden. Die Produktionsabnahme kann entweder manuell oder automatisch vorgenommen werden. Sie können in diesem Arbeitsschritt einstellen, dass die Produktionsab­nahme automatisch nach der Kundenabnahme durchgeführt wird. Wenn Sie das wünschen, set­zen Sie die Option "Produktionsabnahme folgt automatisch der Kundenabnahme". Der Auftrag wird dann nach der Kundenabnahme automatisch weiterlaufen.