Preparazioni nella gestione dei clienti e degli utenti

In questo paragrafo vi illustriamo quali preparazioni dovete effettuare nella gestione dei clienti e degli utenti per lavorare con Portal Services.

La seguente descrizione ha validità solo se nel vostro ambiente Prinect non è presente alcun Prinect Business Manager. Se è presente un Prinect Business Manager e gli utenti devono muoversi in tutto l’ambiente di Prinect Business Manager, Prinect Integration Manager di Prinect Portal, è necessario eseguire l’amministrazione sul Prinect Portal. Solo se p.es. vengono creati utenti sul Prinect Portal, questi sono visibili sia nel Prinect Business Manager che nel Prinect Integration Manager.

Prinect Cockpit: Diritto di utilizzo per Portal Services

Innanzitutto, dovete creare le condizioni per poter lavorare sul Prinect Cockpit con Portal Services.

Portal Services è visibile solamente se, come utente del Prinect Integration Manager, avete il diritto «Usa Remote Access PlugIn». È disponibile il gruppo di diritti preimpostato «RemoteInternalUsers» che ha esattamente questo diritto. Assegnate tutti gli utenti che devono lavorare con Portal Services a questo gruppo di diritti.

Procedete nel modo seguente:

1.Accedete alla gestione degli utenti tramite «Amministrazione > Impostazioni > Utenti».

2.Fate clic a sinistra su «Gruppi».

3.Nella lista dei gruppi selezionate il gruppo di diritti «RemoteInternalUsers».

4.Nella lista «Utenti disponibili» selezionate tutti gli utenti che desiderate aggiungere a questo gruppo.

5.Fate clic su «Aggiungi». In «Membri» visualizzate tutti i membri del gruppo selezionato. Questi utenti possono lavorare con Portal Services dopo la memorizzazione sul Prinect Cockpit.

6.Fate clic su «Salva».

Prinect Cockpit: Configurare utenti e clienti

In questo esempio configuriamo un cliente (azienda) con un utente esterno. Inoltre, configuriamo un utente interno che viene parametrizzato come agente commerciale del cliente.

Prinect Cockpit: Configurare l’utente interno

1.Aprite nel Prinect Cockpit l’amministrazione degli utenti («Amministrazione > Impostazioni > Utenti»).

2.Fate clic su «Nuovo». Compare la finestra di dialogo «Crea un utente».

3.Assegnate un nome utente e una password e poi fate clic su «OK».

In qualità di utente Windows, fate attenzione che, sia sul Prinect Integration Manager che su Pri­nect Portal, l’account utente e la password siano identici. (Inserite le altre impostazioni in base alle esigenze).

4.Fate clic sul pulsante «Proprietà».

Per l’agente commerciale dovete assegnare almeno un cognome e un indirizzo e-mail.

5.Fate clic su «Applica» e poi su «Chiudi».

6.Ora l’utente interno deve diventare membro del gruppo «CustomerSalesRepresentatives».

L’utente deve essere selezionato nella lista degli utenti. In «Gruppi disponibili» selezionante il gruppo diritti «CustomerSalesRepresentatives».

7.Fate clic su «Aggiungi». Ora il gruppo diritti «CustomerSalesRepresentatives» è visibile sotto «Membro di».

8.Fate clic su «Salva». Ora l’utente è membro del gruppo diritti.

Prinect Cockpit: Configurare il cliente con l’agente commerciale e la persona fisica (del cliente)

Configurazione dei clienti come organizzazione o ditta

1.Nel Prinect Cockpit aprite la gestione clienti («Amministrazione > Impostazioni > Cliente»). Se è aperta la gestione utenti, fate clic su «Panoramica > Cliente».

2.Fate clic su «Nuovo» sotto la lista dei clienti. Compare la finestra di dialogo «Crea un cliente».

3.«Settore»: Selezionate «Aziendale».

4.«Nome»: Immettete qui il nome del cliente (nome dell’azienda).

5.«Numero cliente»: Immettete qui un numero cliente.

L’assegnazione del nome in breve è opzionale.

In questo punto non creiamo alcuna persona, poiché questa persona verrebbe assegnata auto­maticamente al tipo di contatto «Cliente». Per Portal Services abbiamo comunque bisogno di una persona con il tipo di contatto «Approvazione».

6.Impostate l’opzione «Remote Access».

Se è attivata l’opzione «Remote Access», per il nuovo cliente viene automaticamente creato un gruppo di diritti. I nomi gruppo vengono composti come di seguito illustrato: Il nome deve ini­ziare sempre con una «X» (per esterno), seguito dal nome del cliente, quindi XNome cliente. (Per la parametrizzazione del nome gruppo vedi «Amministrazione > Preimpostazioni > Diritti d’accesso»).

Tutte le persone che ora o successivamente apparterranno a questo clienti, sono sempre mem­bro di questo gruppo diritti cliente, ovvero hanno tutti i diritti di questo gruppo.

7.Accanto a «Quota» indicate il numero di gigabyte che desiderate mettere a disposizione del vostro cliente sul server Portal.

In questo esempio immettiamo «5».

8.Fate clic su «OK».

Assegnazione dei diritti d’accesso per il gruppo di diritti cliente

9.Si apre automaticamente la finestra di dialogo «Diritti d’accesso».

Accanto a «Selezione», visualizzate il nome del gruppo di diritti cliente creato automaticamente. Nella scheda «Remote Access» sono visualizzati i singoli diritti per Portal Services. Se apponete un segno di spunta, il diritto viene assegnato al gruppo. Assegnate i diritti necessari.

10.Fate clic su «OK».

Assegnare l’utente interno (CSR o agente commerciale) al cliente

11.Si apre automaticamente la finestra di dialogo «Assegna agente commerciale».

Il nostro utente interno è previsto come agente commerciale per il nostro cliente. Pertanto, abbiamo assegnato l’utente interno al gruppo diritti «CustomerSalesRepresentatives». Infatti, solo i membri di questo gruppo diritti sono potenzialmente disponibili come agenti commerciali per il cliente.

12.Assegnate al vostro cliente l’interlocutore desiderato con «Aggiungi» e confermate con «OK».

Attraverso questa assegnazione, l’interlocutore diventa automaticamente membro di tutti i gruppi di diritti che sono specifici per Portal Services, quindi del gruppo di diritti cliente e dei gruppi «RemoteAdministrators» e «RemoteUsers».

Configurare la persona fisica (cliente) con il tipo di contatto «Approvazione»

13.Ora, per il cliente (è un’organizzazione) dovete configurare una persona reale. Questa persona deve avere il tipo di contatto «Approvazione». (In questo esempio mettiamo che non abbiate ancora configurato alcun tipo di contatto «Approvazione»).

Il cliente è selezionato nella lista dei clienti.

Fate clic in alto nella barra dei pulsanti su «Nuovo». Si apre la finestra di dialogo «Crea un inter­locutore».

14.«Tipo di contatto»: Selezionate nella lista a discesa «Approvazione».

15.«Persona»: Fate clic su «Nuovo».

Si apre la finestra di dialogo «Crea un interlocutore». Ora qui create una nuova persona per il tipo di contatto «Approvazione».

16.Dovete assegnare un cognome e un indirizzo e-mail. Immettete il cognome desiderato.

17.Per inserire l’indirizzo e-mail necessario, fate clic su «Nuovo» nell’area «Canali di comunica­zione». Compare la voce «Telefono». Fate clic nel campo «Telefono» e, nella lista, selezionate «E-Mail». Fate clic nel campo d’immissione accanto e, per questo esempio, immettete l’indi­rizzo e-mail.

18.Fate clic su «OK». Ora siete nuovamente nella finestra di dialogo «Crea un interlocutore».

Configurare la persona fisica (cliente) come utente esterno

19.Area «Utente»: Per questa persona, qui dovete configurare un account utente esterno.

Apporre un segno di spunta su «Utente esterno».

Questo utente esterno è automaticamente membro del gruppo di diritti cliente ed ha i diritti cor­rispondenti (vedi Assegnazione dei diritti d’accesso per il gruppo di diritti cliente).

20.«Nome utente»: Potete modificare il nome dell’utente proposto.

21.«Password»: Assegnate qui la password con almeno 6 caratteri.

(22).«Amministratore esterno»: In questo esempio, l’utente non ha bisogno di diritti di amministra­tore per comandare il Prinect Portal. Se, tuttavia, desiderate continuare a lavorare in un secondo momento con questo utente, creare nuovi utenti sul Prinect Portal e modificare degli account utente, in questo punto dovete nascondere il diritto «Amministratore esterno», selezio­nando questa opzione.

Se questa opzione è stata impostata,, l’utente esterno diventa membro del gruppo di diritti «RemoteAdministrators» (oltre al gruppo di diritti cliente). Ciò significa che ha tutti i diritti di entrambi i gruppi.

23.Fate clic su «OK». In alto a sinistra, nella lista a discesa compare ora il nuovo contatto «Appro­vazione». Nell’area «Persona» visualizzate la nuova persona configurata.. Nell’area «Canali di comunicazione» visualizzate il relativo indirizzo e-mail.

24.Fate clic su «Salva» in basso a destra nella gestione clienti. A questa persona vengono inviate due e-mail (per motivi di sicurezza): una e-mail con il nome dell’utente e l’URL e una seconda e-mail con la password. Con questi dati l’utente può ora connettersi al Prinect Portal.