Konzept der E-Mail-Parametrierung

Unter "Administration > E-Mail" können Sie alle E-Mail-Vorlagen konfigurieren, die für den E-Mail-Verkehr zu Ihrem Kunden (also von Ihnen als Printer zu Ihrem Kunden, dem Printbuyer) verwendet werden.

Sämtliche E-Mail-Vorlagen befinden sich in diesem Ordner:

"PTConfig\SysConfig\Resources\MessagesTextFiles"

Alle diese E-Mail-Vorlagen werden Ihnen als Default-Einstellungen zur Verfügung gestellt. Sie können alle E-Mail-Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anpassen, d. h. diese Default-Einstellungen überschreiben. Bevor Sie dies tun, empfehlen wir Ihnen, den gesamten Ordner "ResourcesMessagesTextFiles" zur Sicherung der Default-Einstellungen an einen anderen Ort im Dateisystem zu kopieren.

Um die E-Mail-Vorlagen anzupassen, müssen Sie mit einem geeigneten Editor (z. B. Notepad++) die HTML-Dateien editieren.

Hinweis: Mit Text-Editoren wie Notepad++ können Sie die Vorlagen nur im HTML-Quellcode bearbeiten. Um die Vorlagen in einer WYSIWYG-Vorschau zu bearbeiten, können Sie auch professionelle Web-Editoren wie Adobe Dreamweaver oder Freeware HTML-Editoren wie z. B. den NVU-Editor nutzen.

Hinweis: Der freigegebene Ordner "PTConfig" ist ggf. schreibgeschützt. Um die Basisvorla­gen bearbeiten zu können, benötigen Sie entweder die entsprechenden Administrator-Rechte im Windows-System oder der Schreibschutz muss zur Bearbeitung aufgehoben sein. Siehe auch Sicherheit.

Grundsätzlicher Aufbau aller E-Mail-Vorlagen

Alle E-Mails haben den gleichen Aufbau. Die Grundlage jeder E-Mail ist eine sogenannte Basisvor­lage. Die Default-Basisvorlage heißt "CI-Frame_SeaMonkey.html". Sie können die Default-Basisvor­lage verändern. Sie können sich auch auf der Grundlage der Default-Basisvorlage diverse eigene Basisvorlagen anlegen und unter verschiedenen Namen abspeichern. Unter "Konfiguration > Basis­vorlage auswählen" müssen Sie auswählen, welche der vorhandenen Basisvorlagen verwendet wer­den soll. Hier ist die Default-Basisvorlage "CI-Frame_SeaMonkey.html" eingetragen.

In jeder E-Mail wird die ausgewählte Basisvorlage mit einer weiteren E-Mail-Vorlage kombiniert, die wir im Folgenden Insert-E-Mail-Vorlage nennen. Diese Insert-E-Mail-Vorlage wird quasi als Text­baustein in die Basisvorlage eingefügt. In dem obigen Bild sehen Sie eine Reihe solcher Insert-E-Mail-Vorlagen, z. B. die Vorlagen "NewJobMail.html" oder "PreflightCustomerMail.html". Für verschiedene E-Mail-Typen wird die Basisvorlage mit einer zu dem E-Mail-Typ passenden Insert-E-Mail-Vorlage kombiniert. Wurde z. B. ein neuer Auftrag erstellt, erhält der interne Mitarbeiter eine Benachrichti­gungs-E-Mail, in der die Basisvorlage und "NewJobMail.html" kombiniert wurden. Wurde bei einem Upload ein Preflight erstellt, erhält der Mitarbeiter eine E-Mail, in der die Basisvorlage und "Preflight­CustomerMail.html" kombiniert wurden.

Auf diese Weise enthalten alle E-Mails einen allgemeinen Teil, die Basisvorlage, und einen für den E-Mail-Typ spezifischen Teil, die Insert-E-Mail-Vorlage.

Die für den E-Mail-Versand an den Printbuyer relevanten E-Mail-Typen und E-Mail-Vorlagen finden Sie hier: Auflistung der E-Mail-Typen und Insert-E-Mail-Vorlagen für den E-Mail-Versand an den Printbuyer .

Basisvorlage "CI-Frame_SeaMonkey.html"

Die Basisvorlage enthält im Kopfbereich die Adresse und das ggf. vorhandene Logo der Druckerei. In der Mitte befindet sich der Platzhalter für den Textbaustein der Insert-E-Mail-Vorlage. Im Fußbereich sehen Sie einen Dummy-Text, den Sie mit Ihrem Text ersetzen können.

Den entscheidenden Ausschnitt des HTML-Codes sehen Sie in nachfolgendem Bild.

•(1) In Schwarz sehen Sie einen Dummy-Text für die Adresse der Druckerei:

Printer
Street 5
04711 City

Überschreiben Sie den Text mit der gewünschten Adresse der Druckerei.

•(2) Etwas weiter darunter sehen Sie diese Dummy-URL für das Logo:

"http://www.MyPrinterURL.com/Logo_picture.png"

Sie können hier eine URL eintragen, über die ein ggf. vorhandenes Logo im Netzwerk der Dru­ckerei adressiert wird. Die URL muss für den externen Benutzer erreichbar sein. Das Logo wird dann in der E-Mail oben rechts angezeigt. Dazu ist es erforderlich, dass der E-Mail-Client HTML-fähig ist.

•(3) In der Mitte sehen Sie den Platzhalter "hdm.content" für die Textbausteine der Insert-E-Mail-Vorlage.

•(4) Der Textbereich im Fußbereich ist für Ihren Text vorgesehen. Ersetzen Sie diesen Text mit Ihren Angaben oder löschen Sie ihn.

In nachfolgendem Bild sehen Sie eine E-Mail, in der die Basisvorlage mit der Insert-E-Mail-Vorlage "NewJobMail.html" kombiniert wurde.

Passend zu dem HTML-Code (obiges Bild) gehören die Textbausteine (1), (2) und (4) zur Basisvorlage.

Die Textbausteine (3) gehören zur Insert-E-Mail-Vorlage "NewJobMail.html", siehe nachfolgenden Abschnitt.

Insert-E-Mail-Vorlage am Beispiel von "NewJobMail.html"

Wurde ein neuer Auftrag erstellt, erhält der interne Mitarbeiter eine Benachrichtigungs-E-Mail, in der die Basisvorlage und "NewJobMail.html" kombiniert wurden.

Anhand der Insert-E-Mail-Vorlage "NewJobMail.html" erläutern wir nun, wie Sie mit den Variablen für die Textbausteine arbeiten können.

Alle Textbausteine, die Sie über Variablen verwenden können, befinden sich an folgender Stelle:

"E-Mail > Textbausteine" > Register für die Sprache.

Hier sehen Sie in der Spalte "Platzhalter" alle zu Verfügung stehenden Platzhalter, die Sie in Ihren E-Mail-Vorlagen verwenden können. Der Platzhalter wird durch den zugehörigen Text in der Spalte "Text" ersetzt, wenn die E-Mail verschickt wird. Die verschiedenen Register "de", "en", "es" usw. ent­halten die Sprachversionen für die Texte. Für alle Platzhalter wie z. B. für den Platzhalter "approval.accepted.no" gibt es in allen aufgeführten Sprachen eine Übersetzung.

Welche Sprachversion beim Versenden der E-Mail benutzt wird, hängt davon ab, welche Sprache für den Benutzer eingestellt wurde unter "Administration > Benutzer" > Bereich "Benutzer" > "Benutzer-Eigenschaften > Sprache". Wenn der Benutzer bei der Anmeldung am Prinect Portal eine andere Sprache auswählt, überschreibt diese Sprachauswahl seine Benutzer-Eigenschaften. Dann wird die bei der Anmeldung ausgewählte Sprache in den E-Mail-Texten verwendet.

In dem obigen Bild sehen Sie eine E-Mail, in der die Basisvorlage und "NewJobMail.html" kombiniert wurden. Die Textbausteine (3) gehören zur Insert-E-Mail-Vorlage "NewJobMail.html".

Die Platzhalter der folgenden beiden Tabellen werden in "NewJobMail.html" verwendet. Die Inhalte der Platzhalter der ersten Tabelle können sie selbst definieren in "E-Mail > Textbausteine". Die Inhalte für die Platzhalter der zweiten Tabelle werden automatisch ermittelt und eingefügt.

Kundenspezische Parametrierung (für Agenturen) der E-Mail-Typen und E-Mail-Vorlagen

Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen E-Mail-Typen und E-Mail-Vorlagen.

Die E-Mail-Vorlagen sind HTML-Dateien, die Sie anpassen können. Diese haben wir bereits ausführ­lich in den vorigen Abschnitten erläutert. Siehe Grundsätzlicher Aufbau aller E-Mail-Vorlagen, Basisvorlage "CI-Frame_SeaMonkey.html", Insert-E-Mail-Vorlage am Beispiel von "NewJobMail.html" .

E-Mail-Typen sind Kategorien von E-Mails und ihre Namen sind nicht veränderbar. Das System ent­scheidet automatisch, welcher E-Mail-Typ bei einem E-Mail-Versand verwendet wird. So wird z. B. bei einer Auftragserstellung immer der E-Mail-Typ "SendNewJobMail" verwendet.

Jedem E-Mail-Typ sind eine oder mehrere bestimmte E-Mail-Vorlagen zugeordnet. Die voreingestellte Zuordnung finden Sie an folgender Stelle: Auflistung der E-Mail-Typen und Insert-E-Mail-Vorlagen für den E-Mail-Versand an den Printbuyer . Diese Zuordnung ist veränderbar. Sie können somit das Aussehen einer E-Mail gestalten, indem Sie die benötigten E-Mail-Vorlagen gemäß Ihren Wünschen verändern und sie dann dem richtigen E-Mail-Typ zuordnen.

Die Anpassung der E-Mail-Vorlagen haben wir bereits gezeigt. In diesem Abschnitt erläutern wir die Zuordnung einer angepassten E-Mail-Vorlage zum E-Mail-Typ. Wir zeigen Ihnen, wie Sie für verschie­dene Kunden jeweils ein Set von E-Mail-Typen / E-Mail-Vorlagen erstellen und vorhalten können, die beim E-Mail-Versand automatisch verwendet werden.

Üblicherweise werden Sie diesen Workflow anwenden, wenn dem Kunden eine oder mehrere Agen­turen zugeordnet sind. Dann soll es ersichtlich sein, dass die E-Mails von den Agenturen stammen. Siehe auch Agenturen.

Das bedeutet, dass Sie auf jeden Fall die Default-Basisvorlage "CI-Frame_SeaMonkey.html" anpassen müssen, denn darin sind die Adresse, Firmen-Logo usw. enthalten.

Wir schlagen Ihnen folgende Vorgehensweise vor:

1.Wechseln Sie in das Verzeichnis mit den voreingestellten E-Mail-Vorlagen:

"PTConfig\SysConfig\Resources\MessagesTextFiles"

2.Erstellen Sie hier für die gewünschte Agentur ein Verzeichnis, in welchem Sie alle E-Mail-Vorla­gen sammeln können, die Sie für diese Agentur anlegen möchten.

Das Verzeichnis könnte z. B. "DEMO_Customer" heißen und befände sich dann hier:

"PTConfig\SysConfig\Resources\MessagesTextFiles\DEMO_Customer"

3.Kopieren Sie die E-Mail-Vorlagen, die Sie für diese Agentur anpassen möchten, in dieses Ver­zeichnis und benennen Sie diese Vorlagen um.

Dazu gehört auf jeden Fall die Basisvorlage "CI-Frame_SeaMonkey.html". Vielleicht möchten Sie aber auch noch z. B. die Insert-E-Mail-Vorlage "NewJobMail.html" verändern, die in der Benachrichtigungs-E-Mail bei Auftragserstellung verwendet wird.

Die beiden Vorlagen könnten z. B. "DEMO_CI-Frame_SeaMonkey.html" und "DEMO_NewJobMail.html" heißen und befänden sich dann in dem Verzeichnis
"PTConfig\SysConfig\Resources\MessagesTextFiles\DEMO_Customer".

4.Passen Sie diese für die Agentur vorgesehenen E-Mail-Vorlagen an ihre Bedürfnisse an. Dieses Vorgehen ist ausführlich an folgenden Stellen beschrieben: Basisvorlage "CI-Frame_SeaMonkey.html" und Insert-E-Mail-Vorlage am Beispiel von "NewJobMail.html" .

5.Wechseln Sie jetzt in das Register "E-Mail > E-Mail-Vorlagen".

6.Wählen Sie in der Auswahlliste neben "Kunde" den Kunden bzw. die Agentur aus, für die Sie die E-Mail-Typen anpassen möchten.

7.Klicken Sie auf "Neu". Es öffnet sich der Dialog "E-Mail-Vorlage auswählen".

8.Neben "Vorlagentyp" sehen Sie eine Liste aller vorhandenen E-Mail-Typen. Für uns sind diejeni­gen E-Mail-Typen interessant, die für den E-Mail-Versand an den Printbuyer verwendet werden. Diese finden Sie an folgender Stelle: Auflistung der E-Mail-Typen und Insert-E-Mail-Vorlagen für den E-Mail-Versand an den Printbuyer .

Um die Basisvorlage anzupassen, wählen Sie in der Auswahlliste neben "Vorlagentyp" den E-Mail-Typ "BASETEMPLATE" aus.

9.Klicken Sie danach neben "Datei" auf "Auswählen" und navigieren Sie in dem Browserfenster in das Verzeichnis, das Sie für ihre Agentur erstellt haben, in unserem Beispiel

"PTConfig\SysConfig\Resources\MessagesTextFiles\DEMO_Customer".

Achten Sie darauf, dass Sie neben "Dateien vom Typ" entweder "Meldungstextdatei (.html)" oder "Alle Dateien" einstellen, damit Sie die HTML-Datei auswählen können.

10.Wählen Sie die für die Agentur angepasste Basisvorlage aus, in unserem Beispiel
"DEMO_CI-Frame_SeaMonkey.html", und speichern Sie diese Auswahl.

11.Jetzt möchten wir eine weitere E-Mail-Vorlage zuordnen, in unserem Beispiel "DEMO_NewJobMail.html".

12.Klicken Sie wieder auf "Neu".

13.Wählen Sie in der Auswahlliste "Vorlagentyp" den E-Mail-Typ aus, der die angepasste Insert-E-Mail-Vorlage verwendet. Die Zuordnung finden Sie an folgender Stelle: Auflistung der E-Mail-Typen und Insert-E-Mail-Vorlagen für den E-Mail-Versand an den Printbuyer .

In unserem Beispiel heißt der zugehörige E-Mail-Typ "SendNewJobMail".

14.Klicken Sie neben "Datei" auf "Auswählen" und navigieren Sie in dem Browserfenster in das Ver­zeichnis, das Sie für ihre Agentur erstellt haben, in unserem Beispiel

"PTConfig\SysConfig\Resources\MessagesTextFiles\DEMO_Customer".

15.Wählen Sie die für die Agentur angepasste Insert-E-Mail-Vorlage aus, in unserem Beispiel
"DEMO_NewJobMail.html", und speichern Sie diese Auswahl.

16.Im Register "E-Mail-Vorlagen" sehen Sie Ihre kundenspezifischen Zuordnungen aufgelistet.

Um eine Zuordnung zu löschen, selektieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf "Löschen".

17.Um den E-Mail-Versand mit den angepassten E-Mail-Typen zu testen, klicken Sie auf den Button "Test-E-Mail". Wählen Sie in dem Dialog "E-Mail-Vorlagen testen" den E-Mail-Typ für die ange­passte E-Mail-Vorlage aus (in unserem Bespiel "SendNewJobMail"), tragen Sie den gewünsch­ten Empfänger ein und klicken Sie auf "Senden". Kontrollieren Sie, ob das Erscheinungsbild der versendeten E-Mail Ihren Vorstellungen entspricht.

Die vorgenommenen Einstellungen bewirken, dass für den Kunden "DEMO_Customer" bei Verwen­dung des E-Mail-Typs "BASETEMPLATE" immer die angepasste E-Mail-Vorlage "DEMO_CI-Frame_Sea­Monkey.html" eingesetzt wird. Dies wirkt sich auf jede E-Mail dieses Kunden aus. Außerdem wird für den Kunden "DEMO_Customer" bei Verwendung des E-Mail-Typs "NewJobMail" immer die ange­passte E-Mail-Vorlage "DEMO_NewJobMail.html" eingesetzt.

Sie können nun nach dem oben beschriebenen Vorgehen für weitere Kunden bzw. Agenturen E-Mail-Vorlagen erstellen und den E-Mail-Typen zuordnen. Dann könnten z. B. dem E-Mail-Typ "BASETEM­PLATE" mehrere Basisvorlagen von verschiedenen Agenturen zugeordnet sein. Obwohl es sich um den gleichen E-Mail-Typ handelt, erkennt das System beim E-Mail-Versand automatisch, welche E-Mail-Vorlage für den jeweiligen Kunden herangezogen werden muss.

Hinweis: Zwei wichtige kundenspezifische Einstellungen erfolgen nicht über die oben beschriebene Prozedur. Es geht dabei um die Benachrichtigungs-E-Mails bei anstehender Abnahme. Die E-Mail-Vorlagen "ProofMessage-Automatic_International.html" (Benachrichti­gung) und "Reminder_Automatic_International_New.html" (Erinnerung) werden in den jeweiligen Proof-Sequenzen ausgewählt. Z. B. in der PageProof-Sequenz erfolgt die Einstellung in "Administra­tion > Vorlagen" > geöffnete PageProof-Sequenz > "Nachrichtenübermittlung > Benachrichtigungs­text".

Auflistung der E-Mail-Typen und Insert-E-Mail-Vorlagen für den E-Mail-Versand an den Printbuyer

Für den E-Mail-Versand an den Printbuyer sind die hier aufgelisteten E-Mail-Typen relevant. Per Vor­stellung sind den E-Mail-Typen folgende Insert-E-Mail-Vorlagen zugeordnet:

•"SendNewJobMail": Der Empfänger (Printbuyer) wird darüber informiert, dass für ihn ein neuer Auftrag erstellt wurde. Verwendete Insert-E-Mail-Vorlage:

·"NewJobMail.html"

•"SendAccountCreatedMail": Der Empfänger wird darüber informiert, dass für ihn ein neues Benutzerkonto angelegt wurde. Verwendete Insert-E-Mail-Vorlage:

·"AccountCreateMail.html"

•"SendPasswordMail": Der Empfänger erhält das zu einem neuen Benutzerkonto gehörige Kenn­wort. Verwendete Insert-E-Mail-Vorlage:

·"PasswordMail.html"

•"SendPreflightCustomerMail": Der Empfänger wird darüber informiert, dass nach seinem Upload ein Preflight erstellt wurde. Verwendete Insert-E-Mail-Vorlage:

·"PreflightCustomerMail.html"

•"SendInvitationMail": Dem Empfänger wird eine Einladung zur Mitarbeit geschickt. Verwendete Insert-E-Mail-Vorlage:

·"InviteMail.html"

Hinweis: Die E-Mail-Vorlagen "ProofMessage-Automatic_International.html" (Benachrichti­gung) und "Reminder_Automatic_International_New.html" (Erinnerung) werden in den jewei­ligen Proof-Sequenzen ausgewählt. Z. B. in der PageProof-Sequenz erfolgt die Einstellung in "Administration > Vorlagen" > geöffnete PageProof-Sequenz > "Nachrichtenübermittlung > Benach­richtigungstext".