Arbeitsschritt Dokumente

Arbeitsschritt "Dokumente"

In diesem Arbeitsschritt fügen Sie die PDF-Dokumente einem Auftrag hinzu (per Drag&Drop, Doppelklick oder Button "Dateien hinzufügen").

Hinweis: Ein neu erzeugter Auftrag öffnet sich immer mit diesem Arbeitsschritt.

Dokumente dem Auftrag hinzufügen

Sie können auf unterschiedliche Weise Dokumente einem Auftrag hinzufügen:

•Dokumente mit dem Button "Dateien hinzufügen" hinzufügen

•Dokumente per "Drag & Drop" hinzufügen

Dokumente mit dem Button "Dateien hinzufügen" hinzufügen

Um die Dokument-PDF-Dateien dem Auftrag hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1.Klicken Sie auf den Button "Dateien hinzufügen". Wenn der Auftrag noch nicht gestartet ist, erscheint ein entsprechender Hinweis. Bestätigen Sie den Dialog und der Auftrag wird gestartet. Im Dialog "Dateien hinzufügen" wird zunächst der Inhalt des Ordners "PTDocs" auf dem Prinect-Server angezeigt.

2.Wechseln Sie in den Ordner, in dem sich die Auftragsdaten befinden — gegebenenfalls auf einem anderen Laufwerk.

3.Markieren Sie alle Auftrags-Dateien und klicken Sie auf "OK".

Zunächst wird ein Dialog angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob die Datei kopiert werden soll oder ob eine Verknüpfung angelegt werden soll. Klicken Sie auf "Kopieren".

Informationen zum Dialog "Dateien hinzufügen" erhalten Sie hier: Fenster "Dateien hinzufügen".

Dokumente per "Drag & Drop" hinzufügen

Als Alternative zum Button "Hinzufügen" können Sie PDF-Dokumente auch per "Drag & Drop" aus einem Windows Explorer-Fenster (bzw. Mac Finder-Fenster) dem Arbeitsschritt "Dokumente" hinzufügen:

1.Öffnen Sie zusätzlich zum Prinect Cockpit den Windows Explorer und wechseln Sie in den Ordner, in dem die Auftrags-Dateien abgelegt sind".

2.Markieren Sie die Auftrags-Datei(en) (Mehrfachselektion ist möglich) und ziehen Sie sie bei festgehaltener linker Maustaste in den Bereich "Dokumente" des geöffneten Auftrags oder auf das "Dokumente" Arbeitsschritt-Symbol und lassen Sie die Maustaste los. Das Hinzufügen per Drag & Drop auf das Arbeitsschritt-Symbol funktioniert auch dann, wenn der betreffende Arbeitsschritt gerade nicht geöffnet ist.

Spalten gruppieren

Wie Sie Spalten gruppieren finden Sie unter Strukturierte Ansicht.

Suchen

Informationen zur Such-Funktion finden Sie unter Such-Funktion.

Weiterleiten an

Hier werden Sequenzen angezeigt, an denen Sie die vorhandenen Dokumente weiterleiten können. Ziehen Sie hierzu per "Drag and Drop" das Dokument auf die entsprechende Sequenz (siehe auch Button "Weiterleiten" in der Buttonleiste unten).

Button "+"

Durch einen Klick auf den Button "+" wird das Fenster "Vorlagen hinzufügen" geöffnet. Hiermit können Sie weitere Sequenz-Vorlagen dem Bereich "Weiterleiten an" hinzufügen.

Kontextmenü "Weiterleiten an"

Kontextmenü	Funktion
Sequenz öffnen	Öffnet die aktivierte Sequenz zur Überprüfung oder zum Bearbeiten.
Sequenz hinzufügen	Öffnet das Fenster "Vorlagen hinzufügen" (siehe auch Button "+").
Sequenz löschen	Löscht die aktivierte Sequenz aus dem Bereich "Weiterleiten an".
Vorlage erneut zuordnen	Der Dialog "Neue Vorlage zuordnen für ...." wird geöffnet. Hier können Sie eine andere Sequenz-Vorlage auswählen, die dem Auftrag anstelle der vorhandenen zugewiesen werden soll. Es werden Sequenzen angeboten, die vom Typ her zum aktuellen Arbeitsschritt passen. Anschließend werden die Daten mit der neuen Sequenz erneut bearbeitet.
Nicht ausführbare Sequenzen anzeigen	Es wird ein "Haken" gesetzt und nicht ausführbare Sequenzen angezeigt (falls vorhanden). Ein nochmaliges Aufrufen der Funktion entfernt den "Haken" und nicht ausführbare Sequenzen werden wieder unterdrückt (falls vorhanden).

Spaltenschema

Hier können Sie sich für verschiedene Anwendungen eigene Spaltenschemas erstellen und jeweils unter einem Namen speichern oder aus schon vorhandenen Spaltenschemas das gewünschte auswählen. Wie Sie ein Spaltenschema anpassen, erstellen oder löschen finden Sie unter Ein individuelles Spaltenschema definieren , Die Reihenfolge der Spalten in einem Spaltenschema verändern und Ein Spaltenschema löschen.

Im Arbeitsschritt "Dokumente" verfügbare Spalten

Spalte	Funktion
Name	Anzeige des Dokumenten-Namens.
Änderungsdatum	Anzeige vom Datum und der Uhrzeit der letzten Änderung des Dokuments.
Pfad	Pfad-Anzeige des Dokumenten-Ablageorts (siehe auch Strukturierte Ansicht).
Dateigröße	Anzeige der Dateigröße des Dokuments.
Erweiterung	Anzeige der Dokumenten-Art (z. B. PDF).
Produkt	Anzeige der Produkt-Namen.
Version	Anzeige der Version-Namen.
Status	Anzeige des Dokumenten-Bearbeitungszustands. Hier gibt es folgende Möglichkeiten: •Verarbeitung Hier wird der Fortschritt der Dokument-Verarbeitung durch einen Fortschrittsbalken und eine Prozentangabe dargestellt. •Warnung Eine Warnung wird dargestellt, wenn es bei der Dokument-Verarbeitung zu einem Problem gekommen ist, das Dokument aber trotzdem verarbeitet wurde. Schauen Sie in diesem Fall im Parameterbereich "Historie" nach, oder Doppelklicken Sie auf den "Status" um eine Detailanzeige zu erhalten. •Abgebrochen In diesem Fall wurde die Dokument-Verarbeitung abgebrochen. Im Parameterbereich "Historie" finden Sie weitere Hinweise, oder Doppelklicken Sie auf den "Status" um eine Detailanzeige zu erhalten. •Eingriff erforderlich Zur Weiterverarbeitung ist ein Eingriff des Bedieners erforderlich. •Abgeschlossen Die Bearbeitung ist ohne Fehler abgeschlossen.
Kommentar	Anzeige der im Fenster "Kommentar" eingetragene Kommentare (siehe auch "Kommentar" im Kontextmenü "Dokumente"). Hinweis: Dieses gilt entsprechend in allen Elementansichten!
Dynamische Spalten	Pro Sequenz, die Dokumente verarbeitet (z. B. Qualify), wird eine Spalte mit Statusinformationen angezeigt.

Buttonleiste unten

Button	Funktion
Dateien hinzufügen	Durch Klicken auf diesen Button wird das Fenster "Dateien hinzufügen" geöffnet, siehe auch Fenster "Dateien hinzufügen". Hinweis: Diese Funktion erreichen Sie auch über das Kontextmenü, indem Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster der Ansicht "Dokumente" klicken, sowie über die Tastenkombination Strg + T.
Weiterleiten	Durch Klicken auf diesen Button wird das Fenster "Elemente weiterleiten" geöffnet, siehe auch Fenster "Weiterleiten". Dieser Button ist nur in Funktion, wenn mindestens ein Dokument ausgewählt ist. Diese Funktion erreichen Sie auch über das Kontextmenü, indem Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster der Ansicht "Dokumente" klicken, sowie über die Taste F12. Hinweis: Das "Weiterleiten" ist auch durch "Drag and Drop" möglich. Hier gibt es folgende Möglichkeiten: •Durch Ziehen des Dokuments auf die entsprechende Sequenz im Bereich "Weiterleiten an". •Durch Ziehen des Dokuments auf einen "Arbeitsschritt". Hier werden nur verfügbare Sequenzen angeboten, auf die Sie das Dokument ziehen können.
Auftrag schließen	Durch Klicken auf den Button "Auftrag schließen" wird der Auftrag geschlossen und das Fenster "Aufträge" mit den aufgelisteten Aufträgen bzw. Auftragsgruppen wird wieder angezeigt.

Button

Funktion

Dateien hinzufügen

Durch Klicken auf diesen Button wird das Fenster "Dateien hinzufügen" geöffnet, siehe auch Fenster "Dateien hinzufügen".

Hinweis: Diese Funktion erreichen Sie auch über das Kontextmenü, indem Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster der Ansicht "Dokumente" klicken, sowie über die Tastenkombination Strg + T.

Weiterleiten

Durch Klicken auf diesen Button wird das Fenster "Elemente weiterleiten" geöffnet, siehe auch Fenster "Weiterleiten". Dieser Button ist nur in Funktion, wenn mindestens ein Dokument ausgewählt ist.
Diese Funktion erreichen Sie auch über das Kontextmenü, indem Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster der Ansicht "Dokumente" klicken, sowie über die Taste F12.

Hinweis: Das "Weiterleiten" ist auch durch "Drag and Drop" möglich. Hier gibt es folgende Möglichkeiten:

•Durch Ziehen des Dokuments auf die entsprechende Sequenz im Bereich "Weiterleiten an".

•Durch Ziehen des Dokuments auf einen "Arbeitsschritt". Hier werden nur verfügbare Sequenzen angeboten, auf die Sie das Dokument ziehen können.

Auftrag schließen

Durch Klicken auf den Button "Auftrag schließen" wird der Auftrag geschlossen und das Fenster "Aufträge" mit den aufgelisteten Aufträgen bzw. Auftragsgruppen wird wieder angezeigt.

Kontextmenü "Dokumente"

Durch Klicken mit der rechten Maustaste im Fenster des Arbeitsschritts "Dokumente" öffnet sich ein Kontextmenü.

Hinweis: Einige der Funktionen im Kontextmenü sind identisch mit den im Fenster des Arbeitsschritts "Dokumente" verfügbaren Buttons.

Kontextmenü	Funktion
Öffnen	Durch die Funktion "Öffnen" (Tastenkombination Strg+O) wird die Datei zur Ansicht mit dem Programm Adobe Acrobat geöffnet. Hinweis: Das Öffnen einer Datei funktioniert nur, wenn die Datei im PDF-Format vorliegt. PostScript-Dateien können nicht geöffnet werden.
Dateien hinzufügen	Siehe Dokumente mit dem Button "Dateien hinzufügen" hinzufügen.
Durchsuchen	Durch die Auswahl der Funktion "Durchsuchen" (Tastenkombination Strg+B) wird der Dateiordner des Prinect Integration Manager-Servers am Ablageort des aktuellen Auftrags geöffnet.
Weiterleiten	Siehe auch Button Kontextmenü "Dokumente".
Eigenschaften	Durch die Auswahl der Funktion "Eigenschaften" (Tastenkombination Strg+I) werden die Dokument-Eigenschaften angezeigt. Nach Auswahl der Funktion wird das dynamische Fenster vertikal geteilt. Im rechten Bereich können Sie nun durch Klick auf das entsprechende Register zwischen den Dokument-Eigenschaften und der Dokument-Historie umschalten (siehe auch Eigenschaften von Dokumenten und Parameterbereich "Historie").
Einfügen	Durch die Auswahl "Einfügen" (Tastenkombination Strg+V) werden die zuvor für den Kopiervorgang ausgewählten Dateien in den geöffneten Auftrag eingefügt.
Kopieren	Durch die Auswahl "Kopieren" (Tastenkombination Strg+C) werden die benötigten Informationen der zuvor aktivierten Dateien für den Kopiervorgang in den Zwischenspeicher kopiert.
Löschen	Durch die Auswahl "Löschen" (Tastenkombination Strg+Entf) werden die ausgewählten Dateien nach der Bestätigung einer Abfrage gelöscht.
Kommentar	Hiermit können Sie für das selektierte Dokument einen Kommentar eingeben, der danach in der Kommentar-Spalte sofort angezeigt wird.
Unterebenen einblenden	Diese Funktion blendet alle vorhandenen Unterebenen ein.
Unterebenen ausblenden	Diese Funktion blendet alle vorhandenen Unterebenen aus.