Paramétrage : flux de production Validation de pages PDF

Caractéristiques :

•Les données de la commande sont des données PDF.

•Chaque page PDF est validée individuellement.

•Les séquences obligatoires sont :

·« Qualify »

·« SendAssembledPDF »

Paramétrage de la séquence SendAssembledPDF

Etape « Fusionner les documents » > Paramétrer la taille de fichier maximale

A l’avant dernière ligne, vous pouvez voir le champ d’entrée « Taille max. par fichier » et à côté, les informations d’état pour l’option « En cas de dépassement de la taille max ». Ces options vous per­mettent de morceler les fichiers à partir d’une certaine taille.

Si vous employez la procédure de validation standard, il est utile de spécifier une taille maximale de fichier puisque ces fichiers seront transmis en pièces jointes par e-mail.

Si vous travaillez avec les Portal Services, cela n’a aucun intérêt. A moins que vous travailliez avec de très gros fichiers, auquel cas un morcellement des fichiers ne serait pas souhaitable. Cela rendrait la procédure de validation trop compliquée.

Désactivez donc cette fonction en sélectionnant la case dans la liste déroulante.

Etape « Fusionner les documents » > Sélectionner le formulaire de validation

Lorsque votre client doit valider les pages PDF, il ouvre le fichier PDF dans Acrobat et trouve en der­nière page le formulaire de validation.

1.A cette étape, sélectionnez un formulaire de validation afin que la validation puisse s’effectuer.

En bas, vous pouvez voir le champ d’entrée « Formulaire de validation » avec un fichier PDF pré­défini. Si vous cliquez sur le bouton « Parcourir », vous accédez à une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez choisir parmi différents fichiers textes prédéfinis, celui que vous souhaitez.

« AbnahmeFormular.pdf » : texte en allemand
« AcceptanceForm.pdf » : texte en anglais
« AcceptanceForm_ja.pdf » : texte en japonais

Pour ces trois langues, il existe un formulaire de validation avec demande de mot de passe. Ces formulaires contiennent le texte « Login » et exigent la saisie d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe lors de la validation. Vous pouvez aussi modifier ces fichiers ou même créer vos propres fichiers PDF. Notez que ces fichiers dépendent de la version de Prinect Integration Manager et que, par conséquent, ils ne peuvent pas être utilisés pour toutes les versions.

Etape « Remote Approval »

1.Cochez la case correspondant à cette étape. Vous activez ainsi le travail avec les Portal Ser­vices.

Etape « Messagerie »

Cette zone permet de paramétrer les échanges de méls en rapport avec la validation. Lorsqu’une vali­dation est demandée, le client en est informé par e-mail. Une fois la validation effectuée, l’atelier de production en est informé.

1.« Texte du message » : ce texte est la notification qui figurera dans l’e-mail adressé au client et l’informant qu’il doit procéder à la validation.

Assurez-vous que vous avez bien choisi le fichier approprié correspondant au texte souhaité pour le message. Si vous cliquez sur le bouton « Parcourir », vous accédez à une boîte de dia­logue dans laquelle vous pouvez choisir parmi différents fichiers textes ou HTML prédéfinis, celui que vous souhaitez.

« MessageText_de.txt » : texte en allemand
« MessageText_en.txt » : texte en anglais
« ProofMessage_Automatic_International.html » : choisi automatiquement la langue adaptée.

(Vous pouvez aussi modifier ces fichiers ou même créer vos propres fichiers.)

2.« Objet » : vous pouvez paramétrer ici la ligne d’objet du message destiné au client. Vous pou­vez saisir le texte de votre choix et utiliser ou supprimer les variables suivantes :

%HdmProofDocName% : nom du document
%HdmPrJobName% : Nom de la commande
%HdmPrJobId% : N° de commande
%HdmCustomerName% : nom du client (société ou organisation, pas de type de contact ni de personne à contacter)
%HdmMailIndex% : index dans la ligne d’objet pour les épreuves PDF morcelées (sans signifi­cation pour les Portal Services)
%HdmPartVersion% : désignation du message si le mél doit être morcelé.

Remarque : Selon le système de messagerie utilisé, il pourra y avoir des restrictions concer­nant le nombre et le type de caractères autorisés dans la ligne d’objet. Si la ligne d’objet ne comporte pas plus de 80 caractères, aucun caractère spécial, ni caractère accentué, n’importe quel système de messagerie devrait être en mesure d’assurer sans problème un échange de mails.

3.« Délai de réponse jusqu’à » : le délai de réponse indique la date à laquelle la validation devra avoir été effectuée.

4.« Envoyer un rappel » : s’il n’y a pas eu de validation dans les délais impartis (voir Délai de réponse jusqu’à), vous pouvez envoyer au client un message de rappel avec le texte (« Message du rappel ») sélectionné.

5.« Envoyer message à » : indique l’adresse électronique des destinataires auxquels le mél de notification doit être envoyé. Vous pouvez ajouter d’autres adresses électroniques en cliquant sur « Nouveau ».

6.« Répondre à » : entrez ici l’adresse mail de l’utilisateur interne (interlocuteur) à informer lors de la validation. Ce champ peut rester vide si les interlocuteurs sont automatiquement informés. Cliquez sur « Nouveau » pour saisir des adresses mail supplémentaires. (Le préréglage concer­nant la notification systématique du CSR s’effectue sous « Administration > Portal Services » > zone « Agent commercial » > option « Envoyer une copie de tous les messages à l’interlocuteur »).

Etape « Valider la page »

1.Ouvrez cette étape.

Une fois validées par le client, les pages doivent également être validées par l’atelier de produc­tion. La validation de production peut s’effectuer manuellement ou automatiquement. Dans cette étape, vous pouvez effectuer un réglage de sorte que la validation de production s’effectue automatiquement suite à la validation client. Pour cela, il vous suffit de cocher l’option « Validation pour production suit automatiquement validation client ». Dans ce cas, la com­mande se poursuivra automatiquement après la validation client.