Interface de la gestion clients (Administration > Réglages > Clients)

Tableau des clients > colonne « Remote Access »

Colonne « Remote Access » : La mention « Oui » ou « Non » vous permet de savoir si le client a été configuré pour les Portal Services, ou pas. La mention « Agence » signifie que le client en question agit également en tant qu’agence.

Bouton « Nouveau » situé sous le tableau des clients => boîte de dialogue « Créer un client » (Créer un nouveau client)

•« Remote Access » : ne cochez cette option que si le client doit être configuré pour les Portal Services.

•« Quota » : vous permet de définir l’espace maximal de la zone d’échange de données mis à dis­position du client sur le serveur Portal.

Un groupe de privilèges Clients pour chaque nouveau client créé

Si, lors de l’enregistrement d’un nouveau client, vous avez coché l’option « Remote Access » (voir plus haut) alors un groupe de privilèges sera automatiquement créé pour le client en question. Le nom du groupe de privilèges se compose des éléments suivants que vous pouvez restreindre sous « Administration > Réglages > Préférences > Droits d’accès ».

•Elément 1 : chaîne de caractères, par ex. « X »

•Elément 2 : n° client ou nom du client

•Elément 3 : n° client, nom du client, pseudo ou aucune entrée. Si vous ne choisissez ici aucune entrée, l’élément 3 disparaît.

Si vous avez défini un élément 3, les éléments 2 et 3 sont séparés par un trait d’union.

Ainsi, le nom d’un groupe de privilèges Clients peut se composer de la manière suivante :

«X n° client-nom client »

Supposons que le n° client soit « 12345 » et le nom du client « Heidelberg », le groupe de privilèges Clients serait :

X12345-Heidelberg.

La fermeture de la boîte de dialogue « Créer un client » déclenche l’ouverture automatique de la boîte de dialogue « Droits d’accès ». Elle vous permet d’assigner des droits d’accès au groupe de privilèges en question. Vous aurez toujours la possibilité de modifier cette assignation par la suite (voir Menu contextuel Clients > « Droits d’accès » (client dans le tableau des clients > bouton droit de la souris)). (Suite à cela, la boîte de dialogue destinée à l’assignation de l’interlocuteur s’ouvre auto­matiquement, voir Menu contextuel Client > « Assigner agent commercial... » (client dans le tableau des clients > bouton droit de la souris).)

Le nouveau groupe de privilèges s’affiche immédiatement dans la gestion des utilisateurs (« Administration > Réglages > Utilisateurs > Groupes »).

Chaque fois que vous créez un utilisateur externe pour ce client, l’utilisateur fait systématiquement partie de ce groupe de privilèges Clients, ce qui signifie qu’il a les mêmes droits que le client.

Si tous les utilisateurs du client ne doivent pas posséder les mêmes droits, nous vous conseillons de suivre la procédure suivante : Attribuez au groupe de privilèges Clients un ensemble de droits mini­mum. Créez ensuite un groupe de privilèges spécifique auquel vous attribuerez des droits supplé­mentaires. Assignez ce groupe de privilèges à tous les utilisateurs devant bénéficier de droits éten­dus. Un utilisateur dispose de tous les droits du groupe de privilèges auquel il appartient.

Bouton « Supprimer » en dessous du tableau des clients => boîte de dialogue « Supprimer client »

Vous pouvez rencontrer le cas suivant : vous supprimez un client portant le numéro « 12345 ». Si, par la suite, vous créez un nouveau client avec le même numéro de client (« 12345 »), ce nouveau client possèdera les mêmes droits d’accès à toutes les commandes que ceux dont disposait l’« ancien » client (supprimé).

Au lieu de supprimer un client (et par conséquent tous les comptes des utilisateurs externes), vous pouvez désactiver tous les utilisateurs externes. Pour cela, répondez au message en cliquant sur « Désactiver » ou sur « Désactiver tout » si vous aviez sélectionné plusieurs clients.

Menu contextuel Client > « Assigner agent commercial... » (client dans le tableau des clients > bouton droit de la souris)

Pour un client, il peut être souhaité, voire souhaitable, d’avoir un collaborateur interne comme inter­locuteur. Le groupe de privilèges « CustomerSalesRepresentatives » (CSR – agents commerciaux) contient tous les utilisateurs internes étant potentiellement à disposition des clients en tant qu’agents commerciaux.

Avec « Assigner CSR », vous pouvez assigner à un client un utilisateur interne en tant qu’agent com­mercial. La boîte de dialogue « Assigner CSR » s’affiche.

Sur la gauche, vous pouvez voir tous les membres du groupe de privilèges « CustomerSalesRepresentatives ». Sélectionnez un ou plusieurs agents commerciaux potentiels que vous souhaitez assigner à votre client. Cliquez sur « Ajouter » et validez par « OK ».

Vous pouvez également sélectionner plusieurs clients et procéder ensuite à une assignation ou l’annuler. Dans ce cas, les utilisateurs internes assignés (partie droite de la boîte de dialogue « Assigner CSR ») peuvent être indiqués comme ceci :

•police standard : les utilisateurs internes qui apparaissent dans une police standard sont assi­gnés à tous les clients sélectionnés.

•police en italique : les utilisateurs internes qui apparaissent en italique sont assignés à au moins un client, mais pas à tous les clients sélectionnés.

Lorsque vous assignez à votre client un utilisateur interne issu du groupe de privilèges « CustomerSalesRepresentatives », il se passe la chose suivante : cet utilisateur interne devient auto­matiquement membre de tous les groupes de privilèges spécifiés pour Portal Services, à savoir le groupe de privilèges Clients choisi et les groupes « RemoteAdministrators » et « RemoteUsers ».

Si vous annulez l’assignation de l’utilisateur interne à votre client, son appartenance à tous les groupes de privilèges pour les Portal Services reste acquise. Par conséquent, si tel n’est pas votre souhait, vous devez supprimer manuellement l’utilisateur de ces groupes de privilèges, dans la ges­tion des utilisateurs.

Menu contextuel Clients > « Droits d’accès » (client dans le tableau des clients > bouton droit de la souris)

Vous permet de modifier les droits d’accès que vous avez accordé au client (au groupe de privilèges Clients). Notez bien que tous les utilisateurs externes sont, par défaut, membres du groupe de privi­lèges Clients et bénéficient donc automatiquement de ces droits d’accès.

Menu contextuel Clients > « Propriétés » (client dans le tableau des clients > bouton droit de la souris)

•« Remote Access » : vous permet de spécifier si vous autorisez le client à se servir des Portal Services, ou pas. Si vous annulez une option qui était préalablement activée, le groupe de pri­vilèges Clients ainsi que tous les utilisateurs externes qu’il contient seront supprimés. Avant cela, vous obtiendrez une demande de confirmation.

•« Quota » : vous permet de définir l’espace maximal de la zone d’échange de données mis à dis­position du client sur le serveur Portal.

•« Agence » : vous permet de définir si le client est autorisé à agir en tant qu’agence. Si vous cochez cette option, le client en question apparaîtra dans toutes les listes déroulantes d’agences. Ces listes déroulantes se trouvent aux emplacements suivants :

·Lors de la création de la commande, lorsque vous voulez assigner une agence au client (et à la commande) (voir aussi Spécifique à la commande : Choix de l’agence lors de la création de la commande ).

·Lorsque vous souhaitez assigner à un client une agence par défaut (voir paragraphe sui­vant).

•« Agence par défaut » : si aucune agence n’est paramétrée par défaut, la mention « Aucune agence spécifiée » est indiquée.

•« Sélectionner » : vous permet de sélectionner une agence qui devra toujours être assignée par défaut au client (et à la commande) lors de la création de la commande (voir aussi Spécifique à la commande : Choix de l’agence lors de la création de la commande ).

Dans la boîte de dialogue « Sélectionner une agence » qui s’affiche, vous pouvez voir la liste de tous les clients pouvant potentiellement agir en tant qu’agence. Vous pouvez sélectionner votre agence à partir du nom du client, du n° client ou de son pseudo.

Bouton « Nouveau » à côté de la « Liste des contacts » => boîte de dialogue « Créer un interlocuteur » (enregistrer une nouvelle personne comme interlocuteur)

•Zone « Utilisateurs »

La zone « Utilisateurs » permet de créer les utilisateurs externes dont vous avez besoin pour tra­vailler avec les Portal Services. (La création d’utilisateurs externes est possible uniquement ici, et pas dans la gestion des utilisateurs.)

Le compte utilisateur doit toujours être lié à une personne réelle. Cela signifie que cette zone ne peut être éditée qu’à condition d’avoir défini au préalable une personne pour le type de contact (voir ci-dessus).

Le nouvel utilisateur créé apparaît immédiatement dans la gestion des utilisateurs (Administra­tion > Réglages > Utilisateurs, l’option « Externe » doit être cochée).

·« Utilisateur externe » : si vous cochez cette option, un utilisateur externe sera créé. Cet utilisateur fera automatiquement partie du groupe de privilèges du client. Cela signifie qu’il dispose des mêmes droits que le client. (Voir aussi le bouton Nouveau > boîte de dialogue « Créer un client »)

·« Nom d’utilisateur » : nom de l’utilisateur externe.

·« Mot de passe » : mot de passe de l’utilisateur externe. le mot de passe doit contenir au moins 6 caractères. Vous devez saisir une seconde fois ce nouveau mot de passe dans le champ « Confirmer ».

·« Administrateur externe » : Si vous cochez cette option, l’utilisateur externe fera partie du groupe de privilèges « RemoteAdministrators » (en plus du groupe de privilèges Cli­ents). Cela signifie qu’il dispose de tous les droits accordés aux deux groupes.

Zone « Remote Access »

« Information agence » : Sélectionnez un client parmi ceux de la liste. Si le client est une agence, vous pouvez consulter ici la liste des autres clients dont se charge le client en question. Voir aussi Agences.