Règles de détection pour la création de nouvelles commandes à partir du nom des fichiers des documents PDF

Si l’option « Créer une nouvelle commande et y traiter le document » est cochée, vous avez la possi­bilité de former le nom des fichiers PDF déposés dans le hotfolder de telle sorte qu’un ou plusieurs paramètres de propriété des nouvelles commandes à créer soient définis à partir des noms de fichier. Vous pouvez indiquer dans le nom des fichiers PDF les paramètres suivants :

•le numéro de la commande

•le nom de la commande

•le numéro client

•le code produit

•la quantité à livrer

•la date d’échéance (AAAAMMJJ)

•la qualité du support d’impression

Ces paramètres peuvent être activés pour 7 positions (max.) dans le nom du fichier.

Pour définir la manière dont ces caractéristiques seront identifiées et utilisées à partir du nom des fichiers PDF, vous avez la possibilité de définir des règles de détection. Dans la pratique, vous com­mencerez certainement par définir une règle de détection et désignerez ensuite en conséquence les fichiers PDF concernés.

Exemple :

Supposons que le fichier porte la dénomination HDCity#HD0021#Brochure.pdf.

Pour extraire par exemple le numéro et le nom de la commande à partir de cette dénomination, dans les paramètres hotfolder, devant le champ « en position 2 » choisissez l’entrée « le numéro de la commande » et devant le champ « en position 1 », choisissez l’entrée « le nom de la commande ». Pour chacun de ces paramètres entrez dans le champ « jusqu’au séparateur » le caractère « # ». Pour toutes les autres positions, choisissez dans la liste déroulante l’entrée « - » qui signifie que les positions en question ne seront pas prises en compte.

Si maintenant, le document « HDCity#HD0021#Brochure.pdf » est déposé dans le hotfolder, une nouvelle commande portant le numéro « HD0021 » et dénommée « HDCity » sera générée. Si le numéro de commande « HD0021 » existe déjà sur le système, la règle sélectionnée sous « Si le numéro de commande existe déjà » s’appliquera automatiquement étant donné que tous les numé­ros de commande présents sur le système doivent être uniques.

Nom de commande manquant / Numéro de commande manquant

Si le nom et/ou le numéro de commande font défaut, ces paramètres seront automatiquement géné­rés à partir des critères suivants :

•Si le nom de la commande fait défaut mais qu’un numéro de commande existe, le numéro de la commande sera utilisé comme nom de commande.

•Si le numéro de la commande fait défaut mais qu’un nom de commande existe, le nom de la commande sera également utilisé comme numéro de commande.

•Si le nom et le numéro de commande font défaut, le nom du fichier PDF - sans l’extension - sera utilisé comme nom et numéro de commande.

Si le nom de la commande ainsi généré existe déjà, un indice lui sera accolé.

Remarque : Notez bien que les noms de commande peuvent être modifiés, que des numé­ros de commande ne peuvent cependant pas être édités ultérieurement.

Séparateur

Remarque : Les caractères suivants ne doivent pas être utilisés comme séparateurs :

On utilise des séparateurs pour distinguer les différents paramètres présents dans les noms des fichiers. Toutefois, l’utilisation de séparateurs n’est pas obligatoire. Ainsi, si pour le nom du fichier de l’exemple ci-dessus « HDCity#HD0021#Brochure.pdf » vous n’utilisez pas de séparateurs pour les paramètres « le numéro de la commande » et « le nom de la commande », la dénomination com­plète, à savoir « HDCity#HD0021#Brochure » (nom du fichier sans extension), servira aussi bien de numéro que de nom de commande. Cela signifie que le caractère « # » ne sera pas interprété comme séparateur.

Au besoin, vous pouvez aussi utiliser pour différents paramètres des séparateurs différents ou des séparateurs composés de plusieurs caractères, par ex. « #@$ ». L’important étant que les caractères utilisés dans le nom du fichier soient positionnés aux bons emplacements et aient la forme indiquée.

Paramétrage mixte avec et sans séparateur

Vous pouvez définir un paramétrage dans lequel sont définis des paramètres de la commande avec séparateur et des paramètres individuels sans séparateur.

Exemple :

Le fichier PDF porte la dénomination :

HD0021#HDCity&Brochure§PR8003=20170214@750.pdf

Paramétrez la règle suivante :

•« en position 1 » choisissez « le numéro de la commande » ; séparateur : #

•« en position 2 » choisissez « le nom de la commande » ; séparateur : aucun

•« en position 3 » choisissez « le code produit » ; séparateur : §

•« en position 4 » choisissez « le numéro client » ; séparateur : =

•« en position 5 » choisissez « la date d’échéance » ; séparateur : @

•« en position 6 » choisissez « la quantité à livrer » ; séparateur : aucun

Avec cette règle, le nom du fichier sera analysé de la manière suivante :

•Le numéro de commande est : HD0021.

•Le nom de la commande est : HDCity&Brochure. Etant donné qu’aucun séparateur n’est indiqué pour le nom de la commande, le caractère « & » n’est pas identifié comme séparateur. Par conséquent tous les caractères situés entre le dernier séparateur précédemment défini (#) et le séparateur suivant (§) seront considérés comme composant le nom de la commande.

•Le code produit est : HDCity&Brochure. La même chose s’applique que pour le nom de la commande : Etant donné que le caractère « & » n’est pas défini comme séparateur, tous les caractères situés entre le dernier séparateur précédemment défini (#) et le séparateur suivant (§) seront considérés comme composant le code produit.

S’il manque un séparateur, deux paramètres de la commande (dans notre exemple : nom de commande et code produit) seront désignés avec la même partie du nom du fichier (dans notre exemple : « HDCity&Brochure »).

Remarque : Si cette « méthode » permet de déterminer un code produit déjà existant, la nouvelle commande recevra les séquences associées au code produit en question (« Smart Automation ») au lieu des séquences de la commande en cours.

•Le numéro client est : PR8003. Si ce numéro client figure dans la gestion clients du Prinect Manager, le client correspondant sera automatiquement affecté à la commande en question.

•La date d’échéance est : 14. 02. 2017.

Notez que dans le nom de fichier, la date d’échéance doit obligatoirement être saisie sous la forme « AAAAMMJJ ». A défaut de quoi la date ne pourra pas être identifiée.

•La quantité à livrer est : 750. Aucun séparateur n’est indiqué pour la quantité à livrer. Le point qui précède l’extension de fichier est systématiquement identifiée comme séparateur.

Option « du premier caractère »

Si cette option est cochée, tous les caractères, à savoir, du premier caractère du nom du fichier jusqu’au séparateur qui suit seront utilisés comme dénominations de paramètre.

Exemple :

Le fichier PDF porte la dénomination :

HDCity#HD0021&Brochure§750.pdf

Paramétrez la règle suivante :

•« en position 1 » choisissez « le nom de la commande »; « du premier caractère » : non coché ; séparateur #

•« en position 2 » choisissez « le numéro de commande »; « du premier caractère » : non coché ; séparateur &

•« en position 3 » choisissez « le code produit »; « du premier caractère » : coché ; séparateur §

•« en position 4 » choisissez « la quantité à livrer »; « du premier caractère » : non coché ; pas de séparateur

Avec cette règle, le nom du fichier sera analysé de la manière suivante :

•Le nom de la commande est : HDCity.

•Le numéro de commande est : HD0021.

•Le code produit est : HDCity#HD0021&Brochure. Tous les caractères du premier jusqu’au sépa­rateur « § » sont interprétés comme étant le code produit.

•La quantité à livrer est : 750.