Parametrizzazione: Flusso di lavoro approvazione di pagine PDF

Caratteristiche:

•I dati dell’ordine sono dati PDF.

•Ogni pagina PDF viene approvata singolarmente.

•Le sequenze minime necessarie sono:

·«Qualify»

·«SendAssembledPDF»

Parametrizzazione della sequenza SendAssembledPDF

Passo di lavoro «Assembla i documenti» > Parametrizza la dimensione massima del file

Nella penultima riga visualizzate il campo d’immissione «Dimensione massima per file» e inoltre le informazioni sullo stato per l’opzione «Se la dimensione massima è superata». Qui controllate se i file vengono spezzettati a partire da una determinata dimensione.

Se lavorate con il procedimento d’approvazione standard, è utile specificare la dimensione massima del file, poiché questi file verranno allegati alle e-mail.

Se lavorate con Portal Services, questo non è di alcun interesse. A meno che voi lavoriate con dei file molto grandi, non è consigliabile spezzettare i file. Ciò complicherebbe il procedimento d’approva­zione.

Pertanto, disattivate questa funzione selezionando la casella nella lista a discesa.

Passo di lavoro «Assembla i documenti» > «Seleziona il modulo di approvazione»

Se il cliente deve approvare le pagine PDF, si apre il file PDF in Acrobat e, come ultima pagina, il modulo di approvazione viene allegato in Acrobat.

1.In questo passo di lavoro selezionate un modulo di approvazione in modo che possa avvenire un’approvazione.

Di seguito visualizzate anche il campo d’immissione «Modulo d’approvazione» con un file PDF preimpostato. Tramite «Sfoglia» potete aprire una finestra di dialogo, nella quale potete scegliere tra diversi file di testo preimpostati.

«AbnahmeFormular.pdf»: testo tedesco
«AcceptanceForm.pdf»: testo inglese
«AcceptanceForm_ja.pdf»: testo giapponese

Per queste tre lingue sono disponibili moduli d’approvazione con una richiesta della password. Questi moduli contengono il testo «Login» e, in caso di approvazione, forzano l’immissione del nome utente e della password durante l’approvazione. Inoltre, è possibile modificare questi file oppure creare propri file PDF. Tenete presente che questi file dipendono dalla versione del Pri­nect Integration Manager e quindi, in parte, non possono essere utilizzati indipendentemente dalla versione.

Passo di lavoro «Remote Approval»

1.Attivate con lo spunto questo passo di lavoro. In questo modo, attivate così il lavoro con Portal Services.

Passo di lavoro «Trasmissione di messaggi»

Qui viene parametrizzato il traffico di messaggi e-mail in merito all’approvazione. Se a breve è previ­sta un’approvazione, il cliente ne viene informato per e-mail. Se l’approvazione avviene, lo stabili­mento di produzione viene informato sull’approvazione avvenuta.

1.«Testo di notifica»: Questo testo di notifica è presente nella e-mail al cliente che informa il cliente sull’approvazione prevista a breve.

Verificate se avete selezionato il file di testo desiderato per il testo di notifica. Tramite «Sfoglia» potete aprire una finestra di dialogo, nella quale potete scegliere tra diversi file di testo e HTML preimpostati:

«MessageText_de.txt»: testo tedesco
«MessageText_en.txt»: testo inglese
«ProofMessage_Automatic_International.html»: La lingua corretta viene registrata automatica­mente.

(Inoltre, è possibile modificare questi file oppure creare propri file).

2.«Oggetto»: Qui potete parametrizzare la riga Oggetto della e-mail al cliente. Potete immettere un testo a piacere e lasciare o cancellare le seguenti variabili:

%HdmProofDocName%: Nome del documento
%HdmPrJobName%: Nome ordine
%HdmPrJobId%: Numero ordine
%HdmCustomerName%: Nome cliente (ditta od organizzazione, non tipo di contatto o con­tatto)
%HdmMailIndex%: Indice nella riga dell’oggetto con bozze PDF suddivise (senza significato per Portal Services)
%HdmPartVersion%: Denominazione e-mail, se le e-mail devono essere suddivisi.

Nota: Secondo il sistema e-mail utilizzato, in base al numero e al tipo di caratteri utilizzati, nella riga dell’oggetto possono presentarsi delle limitazioni. Se la riga dell’oggetto non ha più di 80 caratteri e nessun carattere speciale e dieresi, qualsiasi sistema e-mail dovrebbe garantire un traffico e-mail senza problemi.

3.«Termine di risposta fino al»: Il termine di risposta fino al indica entro quando l’approvazione dovrebbe essere conclusa.

4.«Invia sollecito»: Se l’approvazione non è avvenuta a tempo debito (vedi Termine di risposta fino al), potete inviare un sollecito al cliente con il «Testo del sollecito» selezionato.

5.«Invia il messaggio a»: Qui si trovano gli indirizzi e-mail ai quali va inviata l’email di notifica. Facendo clic su «Nuovo», potete immettere altri indirizzi e-mail.

6.«Risposta a»: Inserite l’indirizzo e-mail dell’utente interno (agente commerciale) che va infor­mato durante l’approvazione. Se gli interlocutori vengono avvisati automaticamente, questo campo può rimanere vuoto. Fate clic su «Nuovo» per immettere altri indirizzi e-mail. (La preim­postazione che il CSR viene sempre avvisato automaticamente è disponibile in «Amministra­zione > Portal Services» > area «Interlocutore» > Opzione «L’agente commerciale riceve una copia di tutte le e-mail»).

Passo di lavoro «Approva pagina»

1.Aprite questo passo di lavoro.

Dopo che le pagine sono state approvate dal cliente, devono essere approvate anche dallo sta­bilimento di produzione. L’approvazione di produzione può essere effettuata manualmente o automaticamente. In questa passo di lavoro potete impostare che l’approvazione di produzione venga effettuata automaticamente dopo l’approvazione del cliente. Se lo desiderate, impostate l’opzione «L’approvazione di produzione segue automaticamente l’approvazione del cliente». L’ordine proseguirà automaticamente dopo l’approvazione del cliente.