Regole di identificazione per la creazione di nuovi ordini dai nomi di file dei documenti PDF

Se l’opzione «Crea nuovo ordine e là elabora il documento» è attivata, avete la possibilità di formare i nomi di file dei file PDF depositati nella hot folder in modo che dai nomi dei file vengano definiti uno o più parametri di proprietà dei nuovi ordini creati. Potete indicare nei nomi dei file i seguenti para­metri:

il numero dell’ordine

il nome dell’ordine

il numero di cliente

il codice prodotto

la quantità di consegna

la data di scadenza (AAAAMMGG)

la qualità del materiale da stampa

Potete attivare questi parametri possono per massimo 7 posizioni nel nome del file.

Per stabilire come queste proprietà vengono identificate e utilizzate dai nomi dei file PDF, avete la possibilità di definire delle regole di identificazione. Nella pratica, probabilmente definireste come prima cosa una regola di identificazione e assegnereste poi corrispondentemente un nome ai file PDF concernenti.

Esempio:

Supponiamo che il nome del file sia HDCity#HD0021#Brochure.pdf.

Per poter dedurre da qui p.es. il numero dell’ordine ed il nome dell’ordine, nei parametri hot folder, davanti al campo «in posizione 2» scegliete la voce «il numero dell’ordine» e davanti al campo «in posizione 1» scegliete la voce «il nome dell’ordine». Per ciascuno di questi parametri, introducete nel campo «fino al separatore» il carattere «#». Per tutte le altre posizioni, selezionate nella lista a discesa la voce «-», che significa che queste posizioni non vengono prese in considerazione.

Se ora il documento «HDCity#HD0021#Brochure.pdf» viene depositato nella hot folder, viene creato un nuovo ordine che riceverà come numero d’ordine «HD0021» e come nome d’ordine «HDCity». Se nel sistema il numero d’ordine «HD0021» dovesse essere già esistente, interviene automaticamente la regola selezionata sotto «Se il numero d’ordine esiste già», poiché il numero d’ordine nel sistema deve essere inequivocabile.

Nome d’ordine mancante / Numero d’ordine mancante

Se manca o mancano il nome dell’ordine e/o il numero dell’ordine, questi parametri vengono creati secondo i seguenti criteri:

Se manca il nome dell’ordine e il numero dell’ordine è esistente, il numero dell’ordine viene uti­lizzato anche come nome dell’ordine.

Se manca il numero dell’ordine e il nome dell’ordine è esistente, il nome dell’ordine viene uti­lizzato anche come numero dell’ordine.

Se mancano sia il nome dell’ordine che il numero dell’ordine, come nome e numero dell’ordine viene utilizzato il nome del file PDF — senza estensione del nome del file —.

Se il nome dell’ordine generato in questo modo è già esistente, vengono aggiunti degli indici.

IconNote00806.png

Nota: Fate attenzione che mentre è possibile modificare i nomi d’ordine, i numeri d’ordine non possono essere editati successivamente.

Separatore

IconNote00807.png

Nota: Non è consentito l’uso dei seguenti caratteri come separatori:

 

\

/

:

*

?

"

<

>

I

I separatori vengono utilizzati per poter distinguere i singoli parametri nei nomi di file. Non è tuttavia assolutamente necessario utilizzare dei separatori. Se p.es. per il nome di file del suddetto esempio «HDCity#HD0021#Brochure.pdf» non utilizzate nessun separatore per i parametri «il numero dell’ordine» e «il nome dell’ordine», la denominazione completa «HDCity#HD0021#Brochure» (nome del file senza estensione) viene utilizzata sia per il numero che per il nome dell’ordine, ciò significa che il carattere «#» non viene interpretato come separatore.

Qualora necessario, potete anche utilizzare per differenti parametri dei separatori differenti o sepa­ratori formati da più caratteri singoli, p.es. «#@$». Decisivo è che nel nome di file i separatori ven­gano introdotti nel punto adatto e nella stessa forma.

Parametrizzazione mista con e senza separatori

Potete definire una parametrizzazione nella quale sono definiti parametri dell’ordine con separatore e dei parametri individuali senza separatore.

Esempio:

Il nome del file PDF è:

HD0021#HDCity&Brochure§PR8003=20170214@750.pdf

Parametrizzate la regola seguente:

«in posizione 1» la selezione «il numero dell’ordine»; separatore: #

«in posizione 2» la selezione «il nome dell’ordine»; separatore: nessun separatore

«in posizione 3» la selezione «il codice prodotto»; separatore: §

«in posizione 4» la selezione «il numero di cliente»; separatore: =

«in posizione 5» la selezione «la data di scadenza»; separatore: @

«in posizione 6» la selezione «la quantità di consegna»; separatore: nessun separatore

Con questa regola, il nome del file viene analizzato come segue:

Il numero dell’ordine è: «HD0021»

Il nome dell’ordine è: «HDCity&Brochure» Poiché per il nome dell’ordine non è stato indicato alcun separatore, il carattere «&» non viene riconosciuto come separatore. Di conseguenza tutti i caratteri che si trovano tra l’ultimo separatore precedentemente definito (#) e il separatore seguente (§) saranno considerati come componenti il nome dell’ordine.

Il codice prodotto è: «HDCity&Brochure» Qui vale la stessa cosa come per il nome dell’ordine: Poiché il carattere «&» non è stato definito come separatore, tutti i caratteri situati tra l’ultimo separatore precedentemente definito (#) e il separatore seguente (§) saranno considerati come componenti il codice prodotto.

La mancanza di un separatore comporta che due parametri dell’ordine (nell’esempio Nome ordine e Codice prodotto) vengono designati con la stessa parte del nome di file (nell’esempio «HDCity&Brochure»).

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Nota: Nel caso in cui un codice prodotto già definito venga determinato in questo modo, il nuovo ordine riceve le sequenze che sono collegate con questo codice prodotto («Smart Automation») e non le sequenze dell’ordine attuale.

Il numero del cliente è: «PR8003» Se questo numero cliente è definito nella gestione clienti del Prinect Manager, il cliente corrispondente viene automaticamente assegnato all’ordine in que­stione.

La data di scadenza è: 14. 02. 2017.

Fate attenzione che la data di scadenza venga introdotta nel nome del file assolutamente nella forma «YYYYMMDD). In caso contrario, la data non potrà essere identificata.

La quantità di consegna è: 750. Per la quantità di consegna non viene indicato alcun separatore. Il punto che precede l’estensione del nome di file viene sistematicamente riconosciuto come separatore.

Opzione «dal primo carattere»

Se questa opzione è attivata, tutti i caratteri, a partire dal primo carattere del nome di file fino al separatore che segue vengono utilizzati come denominazioni di parametri.

Esempio:

Il nome del file PDF è:

HDCity#HD0021&Brochure§750.pdf

Parametrizzate la regola seguente:

«in posizione 1» selezione «il nome dell’ordine»; «dal primo carattere»: non attivato; separatore: #

«in posizione 2» selezione «il numero dell’ordine»; «dal primo carattere»: non attivato; separa­tore: &

«in posizione 3» selezione «il codice prodotto»; «dal primo carattere»: attivato; separatore: §

«in posizione 4» selezione «la quantità di consegna»; «dal primo carattere»: non attivato; nes­sun separatore:

Con questa regola, il nome del file viene analizzato come segue:

Il nome dell’ordine è: «HDCity»

Il numero dell’ordine è: «HD0021»

Il codice prodotto è: HDCity#HD0021&Brochure Tutti i caratteri, dal primo fino al separatore «§» vengono interpretati come codice prodotto.

La quantità di consegna è: 750.