基本上您可以采用两种方式将文档添加到 Prinect 活件：
•在"活件"区域内通过手动方式分配，或者
•通过自动方式进行分配，在此期间这些文档保存于一个"热文件夹"内。热文件夹是文件系统中对新导入的文档进行监管的文件夹。如果需要识别适当的文档，那么这些文档将自动由定义了热文件夹的 Qualify 序列进行处理。
例如，如果需要处理的文档已经在现场的 Prinect 服务器的网络环境中创建，则自动文档分配处理流程是很有必要的。之后您可以，例如设置在 DTP 应用程序中输出，创建的文档直接保存于适当的 Prinect 热文件夹，并自动由 Prinect Manager 进行处理。如果需要处理由外部创建的文档或出自于存档的文档，那么您可以将这些文档在"活件"区域内分配给一个活件。同时也可以将文件系统中的文档手动传输至热文件夹内。
提示：在手动添加文档时需谨慎：这些文档必须处于已完成处理的状态，并且不允许其它应用程序访问。
您可以通过 Prinect Manager 这样设置一个印刷活件：通过在一个作为"热文件夹"设置的相关文件夹中储存文档自动创建新的印刷活件。对此必须激活"创建新活件并处理文档"（参见 "创建新活件并处理文档"选项）。这样的印刷活件是"主活件"或"热文件夹活件"，可从该热文件夹中推导出新的印刷活件，这些新的印刷活件由在"热文件夹"中储存 PDF 文件而新建。
为了避免混淆主活件与"普通"印刷活件和可能无意删除，在 Cockpit 中的"管理"区域中有"热文件夹"区域（参见 热文件夹）。在此管理主活件，而且它们不出现在标准活件列表中。通过激活和参数化的热文件夹选项，为这些任务各分配一个资格序列或一个组序列（在每种情况下都具有资格序列）。
如果您已经激活"热文件夹"选项，那么在启动已经分配这个序列的印刷活件时，创建一个文件夹作为热文件夹使用。热文件夹默认创建于相关活件文件夹（> [活件名称]）中的"PTJobs > 活件 > [客户文件夹] > [活件名称] > 热文件夹 > [热文件夹名称]"下。"PTJobs"是活件相关数据的默认保存位置，通常情况下位于 Prinect 服务器上。基本上"PTJobs"连同其子文件夹均在网络中共享。如果需要，您还可以将热文件夹创建于文件系统的其它位置（参见 "热文件夹"文本框）或使用一个外部热文件夹保存位置（参见 "在外部热文件夹保存位置中"选项）。下列文件类型在热文件夹内被识别为有效的文件类型：PostScript、 PDF、 TIFF/IT-P1、和 EPS文件。
"on"选择目录
在此处您可选择哪个流程与创建的热文件夹共同工作。通常您可以使用预设值"所有热文件夹"。如果在您的 Prinect 系统环境中存在多个 Prinect 服务器，则您可以选择一个负责监管热文件夹的服务器。
这里您可以定义热文件夹的名称。"$Template"预设值是用于序列名称的占位符，也就是说，在创建热文件夹时，在"PTJobs > 活件 > [客户文件夹] > [活件名称] > 热文件夹 > [热文件夹名称]"路径中，将序列名称作为"热文件夹名称"使用。如果需要，您还可以通过"PTJobs > 活件 > [客户文件夹] > [活件名称] > 热文件夹"路径更改这个名称。
提示：在这里如果您为热文件夹输入一个专属名称，例如"Tom"，并在活件中设计了多于一次的 Qualify 序列，那么只有这些 Qualify 序列中的一个序列使用这个热文件夹。其它的热文件夹会发布错误信息。
"在活件保存位置中"选项
如果激活此选项，那么这个热文件夹将创建于"活件保存位置"。这个位置即为 Prinect 服务器中"PTJobs"文件夹下活件数据的路径。
提示：在已打开的活件的"文件"参数区域内获得所有被活件使用的文件夹的概览（见"文件"参数区域）。
前提条件：为了能够激活此选项，您必须事先在"管理 > 系统"区域内定义一个"外部热文件夹保存位置"（也请参见 外部热文件夹保存位置）。您可以在"系统"窗口内的树形结构中选择最上面的"系统"条目，获得此选项（必要时，必须点击"隐藏连接"按钮）。接着请您点击"外部热文件夹保存位置"区域中右侧页面上的"浏览..."，并请您选择文件夹或创建一个新文件夹。接着请您确定"保存"。也可以将"外部热文件夹保存位置"定义到作为 Prinect 服务器的其它计算机上。
如果您激活此选项，那么在"系统"区域中定义的外部热文件夹保存位置将替代 "PTJobs" 结构中的活件保存位置，并作为新创建的热文件夹目录。
"处理结束后删除文档"选项
在处理期间，热文件夹的文档将移动至"target"子文件夹中。如果您已经激活这个参数，那么在处理结束后删除这个文档，否则这些文档依然保留在这个子文件夹中。
提示："等待队列"工作区域：如果将 Engine"ContentHotfolder"设置为"停止"，那么在创建新印刷活件时，收集热文件夹中保存的文档，并且不再传输到后续序列。
如果 Engine"ContentHotfolder"设置为"启动"，那么所有热文件夹始终处于激活状态，并继续处理活件。
"分组最多...文件"选项
如果您需要通过 Windows Explorer 手动将大量文件传输至热文件夹中（复制或移动），那么可以依次逐个处理这些文件。而且每次激活一个内部通信流程（创建 JDF 和 JMF 文件等）。该过程需要相对较多的时间。如果您在使用"分组最多...文件"选项中，输入一个大于 1 的数值，并在 Windows Explorer 中传输时将这些文件共同选择"作为数据块"，那么您可以加快处理的速度。之后这些文档按照规定的大小整编成组。对于一个组的文件，之后在启动处理时这个流程仅进行一次，这样可以有效节约时间。例如，您可以确定最多 10 个文件进行分组，而在一个由 14 个文档文件组成的活件中可分为两组：一组具有 10 个文件，一组具有 4 个文件。这时仅进行两次启动流程，以此代替 14 次启动流程。
前提条件：如果将所需文件传输至热文件夹内，那么应选择全部这些文件。
提示：在包含大量文件的较大活件中，图片组能够带来明显的速度优势。但是之后不能再准确显示文件。
如果选择此选项，那么将为每个保存于热文件夹内的文档（例如 PostScript 或 PDF 文件）自动创建一个印刷活件作为整合"Qualify"序列的当前活件的副本，并由这个新活件处理文件。这对于使用样品活件每次以相同的指标进行工作的期刊有意义。除激活"在新活件中保留热文件夹"选项以外，默认为每个新活件创建一个新热文件夹。因此，"分组最多...个文件"不可操作。
提示：通过这种方式新创建的活件获得当前活件的序列。例外：如果基于文件名称得到一个产品代码（参见基于PDF文件文件名称生成新活件的识别规则），则该新活件获得与该产品代码关联的序列（"Smart自动"）而不是当前活件的序列。
前提条件：只有激活"创建新活件并处理文档"选项，下列选项方能使用。
"在新活件中保留热文件夹"选项
由于现有活件作为复制模版使用，因此通过这些选项可以控制，热文件夹是否应用于新的活件。在这种情况下不再为每个活件创建新的热文件夹。如果当前活件为"Brochure-ABC"，并且热文件夹的名称使用"$Template"预设值，那么这个热文件夹即为"Brochure-ABC"。如果这个热文件夹需要用于新复制的活件，那么应为这个活件取消"在新活件中保留热文件夹"选项。
Smart自动时保持或新建进程网络所用的选择列表
通过热文件夹机制自动创建一个可通过活件名组成部分控制属性的活件——此外也可通过产品代码控制。对此可以选择应用一个模板活件中现有的进程网络，或者可以在一个Smart自动工作流程中基于产品代码创建一个新的进程网络。
您可以在下列选项选择：
•识别出一个产品代码时，通过Smart自动创建一个新的进程网络。
如果从文档文件名中创建一个产品代码，则不应用模板活件的进程网络，而是通过Smart自动在一个新活件中——基于产品代码——创建一个新的进程网络。
•保持现有进程网络
如果设定了参数，则在新活件中创建一个来自文档文件名的产品代码。对此会应用模板活件的进程网络。
"新活件的活件组"选择目录
在"创建新活件并处理文档"运行模式中可以确定新活件的活件组。通过此参数可以确定，新的活件是否在已有的活件组内或在一个新活件组内创建。
•当前活件组
运用带热文件夹活件的活件组。
•带日期的活件组
所有通过此资格序列自动创建的活件都各自创建一个新的带日期 (YYYY-MM-DD) 的活件组。这些活件都被归入该活件组。
•带名称的活件组
如果选择了这个选项，就可以操作旁边的输入栏。使用该选项创建一个带设定名称的新活件组。在右边的输入栏中输入名称。同时也可以输入一个活件组的序列，例如，"测试/基准"，在"测试"活件组内创建"基准"活件组。这些活件组必须用斜线（/）分开。
如果自动创建新的活件，那么，就会创建一个带该名称的活件组，而且所有通过 Qualify 序列自动创建的活件都会保存在该活件组里。
如果在"创建新活件并处理文档"运行模式中已经确定了活件编号，那么就可以通过设定的规则确定其它的操作。
•采用现有的活件：
新创建的活件包括原活件的活件编号，也就是说，它被指派给原活件。
•创建并采用带新活件编号的活件：
从已确定的活件编号中可以通过索引的附件构建一个新的活件编号。然后就创建一个带活件编号的新活件。
•替换现有活件
通过新活件替换现有活件。如果活件已经转发给一个数码印刷机，则会锁住现有活件，不能替换。
•替代现有活件，即便活件尚在使用
通过新活件替换现有活件。如果活件已经转发给一个数码印刷机，则会替换现有活件。应在深思熟虑后激活该选项。
•出现错误时取消。