Option "Hotfolder"

Sie können grundsätzlich auf zwei Arten einem Prinect-Auftrag Dokumente hinzufügen:

•durch manuelles Zuweisen im Bereich "Aufträge" oder

•durch automatisches Zuweisen, indem die Dokumente in einem "Hotfolder" abgelegt werden. Ein Hotfolder ist ein Ordner im Dateisystem, der auf neu eintreffende Dokumente überwacht wird. Werden geeignete Dokumente erkannt, werden sie automatisch von der Qualify-Sequenz, in der dieser Hotfolder definiert wurde, bearbeitet.

Ein Arbeitsablauf mit automatischer Dokument-Zuweisung ist z. B. sinnvoll, wenn die Dokumente, die bearbeitet werden sollen, vor Ort in der Netzwerk-Umgebung des Prinect-Servers erzeugt werden. Dann können Sie z. B. die Ausgabe in der DTP-Applikation so einstellen, dass die erstellten Doku­mente direkt in einem passenden Prinect-Hotfolder abgelegt werden und so automatisch mit dem Pri­nect Manager bearbeitet werden. Sollen extern erzeugte oder aus archivierten Beständen stammende Dokumente bearbeitet werden, können Sie die Dokumente manuell im Bereich "Aufträge" einem Auf­trag zuordnen. Es ist auch möglich, im Dateisystem Dokumente manuell in einen Hotfolder zu über­tragen.

Hinweis: Vorsicht beim manuellen Hinzufügen von Dokumenten: die Dokumente müssen in fertig bearbeitetem Zustand vorliegen und dürfen sich nicht mehr im Zugriff einer anderen Applikation befinden, wie z. B. durch die Helios-OPI-Software.

Wenn die Option "Hotfolder" aktiviert ist, wird beim Starten eines Druckauftrags, dem diese Sequenz zugeordnet ist, ein Ordner angelegt, der als Hotfolder verwendet wird. Standardmäßig wird der Hot­folder unter "PTJobs > Jobs > [Kundenordner] > [Auftragsname] > Hotfolders > [Hotfoldername]" im Ordner des betreffenden Auftrags (> [Auftragsname]) angelegt. "PTJobs" ist der Standard-Ablageort für Auftrags-bezogene Daten und befindet sich normalerweise auf dem Prinect-Server. "PTJobs" ist samt der Unterordner grundsätzlich im Netzwerk freigegeben. Bei Bedarf können Sie den Hotfolder auch an einer anderen Stelle im Dateisystem erzeugen (siehe Eingabefeld "Hotfolder"). Folgende Dateitypen werden in einem Hotfolder als gültige Dokument-Arten erkannt: PostScript-, PDF-, TIFF/IT-P1- und EPS-Dateien.

Auswahlliste "am"

An dieser Stelle können Sie auswählen, welcher Prozess mit dem angelegten Hotfolder arbeiten soll. In der Regel können Sie die Voreinstellung "AllHotfolders" benutzen. Sind in Ihrer Prinect-Systemum­gebung mehrere Prinect-Server vorhanden, können Sie einen Server auswählen, der den Hotfolder überwachen soll.

Eingabefeld "Hotfolder"

Hier definieren Sie den Namen des Hotfolders. Die Voreinstellung "$Template" ist ein Platzhalter für den Namen der Sequenz, d. h. beim Anlegen des Hotfolders wird der Sequenz-Name als "Hotfolder­name" im Pfad "PTJobs > Jobs > [Kundenordner] > [Auftragsname] > Hotfolders > [Hotfoldername]" verwendet. Bei Bedarf können Sie den Namen ändern, wobei der Pfad "PTJobs > Jobs > [Kundenord­ner] > [Auftragsname] > Hotfolders" erhalten bleibt.

Hinweis: Wenn Sie hier einen eigenen Namen für den Hotfolder eintragen, z. B. "Tom", und diese Qualify-Sequenz mehr als einmal in einen Auftrag einplanen, wird nur der Hotfolder einer dieser Qualify-Sequenzen aktiv. Für die anderen Hotfolder gibt es eine Fehlermeldung.

Option "im Auftrags-Ablageort"

Ist diese Option aktiviert, wird der Hotfolder im sogenannten "Auftrags-Ablageort" angelegt. Dies ist der Pfad für die Auftragsdaten unterhalb des Ordners "PTJobs" auf dem Prinect-Server.

Hinweis: Im Parameterbereich "Dateien" eines geöffneten Auftrags erhalten Sie eine Über­sicht über alle vom jeweiligen Auftrag verwendeten Ordner (siehe Parameterbereich "Dateien").

Option "im Externen Hotfolder-Ablageort"

Voraussetzung: Um diese Option aktivieren zu können, müssen Sie zuvor im Bereich "Administration > Einstellungen > System" einen "Externen Hotfolder Ablageort" definiert haben. Sie erreichen diese Option, indem Sie im Fenster "System" in der Baumstruktur den obersten Eintrag "System" markieren (gegebenenfalls müssen Sie den Button "Verbunde verbergen" anklicken). Klicken Sie anschließend auf der rechten Seite im Bereich "Externer Hotfolder-Ablageort" auf "Durchsuchen..." und wählen Sie diesen Ordner aus bzw. erzeugen Sie einen neuen Ordner. Bestätigen Sie anschließend mit "Speichern". Der "Externe Hotfol­der-Ablageort" kann auch auf einem anderen Rechner als dem Prinect-Server definiert sein.

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird anstelle des Auftrags-Ablageortes in der Struktur "PTJobs" der im Bereich "System" definierte, externe Hotfolder-Ablageort als Verzeichnis für die neu erzeugten Hotfolder verwendet (siehe auch Externer Hotfolder-Ablageort).

Option "Dokument löschen nach Bearbeitungsende"

Während der Bearbeitung werden die Dokumente vom Hotfolder in das Unterverzeichnis "target" ver­schoben. Haben Sie diesen Parameter aktiviert, werden die Dokumente nach der Bearbeitung gelöscht, anderenfalls bleiben sie in diesem Unterordner erhalten.

Hinweis: Arbeitsbereich "Warteschlangen": Wird die Engine "ContentHotfolder" auf "Ange­halten" gesetzt, werden bei Druckaufträgen, die danach neu angelegt werden, im Hotfolder abgelegte Dokumente dort gesammelt und nicht an die Folge-Sequenz weitergeleitet.

Wird die Engine "ContentHotfolder" auf "Gestartet" gesetzt, dann sind immer alle Hotfolder aktiv, und die Aufträge werden weiter bearbeitet.

Option "Gruppieren von höchstens... Dateien"

Wenn Sie eine größere Anzahl von Dokumentdateien im Windows Explorer manuell in einen Hotfolder übertragen (kopieren oder verschieben), werden die Dateien einzeln nacheinander bearbeitet. Dabei wird jedes Mal ein interner Kommunikations-Prozess ausgelöst (Erzeugen von JDF- und JMF-Dateien, etc.). Diese Prozesse benötigen jeweils relativ viel Zeit. Sie können die Bearbeitung beschleunigen, wenn Sie die Option "Gruppieren von höchstens... Dateien" nutzen, indem Sie eine Zahl größer 1 ein­geben, und die Dateien beim Übertragen im Windows Explorer gemeinsam "als Block" selektieren. Dann werden die Dokumente zu Gruppen in der eingestellten Größe zusammengefasst. Für die Dateien einer Gruppe werden dann die Prozesse beim Starten der Bearbeitung nur einmal durchge­führt, was zu einer merklichen Zeitersparnis führen kann. Legen Sie beispielsweise fest, dass höchs­tens 10 Dateien gruppiert werden sollen, entstehen bei einem Auftrag, der aus 14 Dokument-Dateien besteht, zwei Gruppen: eine mit 10 Dateien und eine mit 4 Dateien. Nun werden nur zweimal die Start-Prozeduren ausgeführt, anstatt 14 mal.

Voraussetzung: Die gewünschten Dateien müssen gemeinsam selektiert werden, wenn sie in den Hotfolder übertragen werden.

Hinweis: Bei größeren Aufträgen mit vielen Dateien kann das Bilden von Gruppen einen erheblichen Geschwindigkeitsvorteil bringen. Eine Datei-genaue Anzeige des Bearbeitungs­fortschritts ist dann allerdings nicht mehr möglich.

Option "Neuen Auftrag anlegen und Dokument dort bearbeiten"

Wird diese Option ausgewählt, wird für jedes Dokument (z. B. PostScript- oder PDF-Datei), das im Hotfolder abgelegt wird, automatisch ein neuer Druckauftrag als Kopie des aktuellen Auftrags, in den diese "Qualify"-Sequenz eingebunden ist, erzeugt und das Dokument wird von diesem neuen Auftrag bearbeitet. Dies macht z. B. für Periodika Sinn, wo ein Musterauftrag dazu verwendet werden kann, jedes Mal mit den gleichen Vorgaben zu arbeiten. Standardmäßig wird für jeden neuen Auftrag ein neuer Hotfolder erzeugt, außer die Option "Hotfolder im neuen Auftrag erhalten" wird aktiviert. Des­halb ist die Option "Gruppieren von höchstens ... Dateien" nicht bedienbar.

Hinweis: Die auf diese Weise neu erzeugten Aufträge erhalten die Sequenzen des aktuellen Auftrags. Ausnahme: Wenn ein Produktcode aus dem Dateinamen ermittelt wird (siehe Erkennungs-Regeln für das Erzeugen von neuen Aufträgen aus den Dateinamen der PDF-Dokumente), erhält der neue Auftrag die Sequenzen, die mit diesem Produktcode verknüpft sind ("Smart Automation") und nicht die Sequenzen des aktuellen Auftrags

Voraussetzung: Die folgenden Optionen sind nur bedienbar, wenn die Option "Neuen Auf­trag anlegen und Dokument dort bearbeiten" aktiviert ist.

Option "Hotfolder im neuen Auftrag erhalten"

Da der bestehende Auftrag als Kopier-Vorlage verwendet wird, lässt sich mit dieser Option steuern, ob der Hotfolder auch für den neuen Auftrag übernommen werden soll. In diesem Fall wird nicht für jeden Auftrag ein neuer Hotfolder erzeugt. Heißt der aktuelle Auftrag z. B. "Brochure-ABC" und wurde für den Namen des Hotfolders die Voreinstellung "$Template" verwendet, heißt der Hotfolder "Bro­chure-ABC". Für den neuen, kopierten Auftrag wird dieser Hotfolder ebenfalls verwendet, jedoch ist für diesen Auftrag die Option "Hotfolder im neuen Auftrag erhalten" deaktiviert.

Auswahlliste "Auftragsgruppe für neuen Auftrag"

In der Betriebsart "Neuen Auftrag anlegen und Dokument dort bearbeiten" kann die Auftragsgruppe des neuen Auftrags bestimmt werden. Mit diesem Parameter können Sie festlegen, ob die neuen Auf­träge in der bereits vorhandenen Auftragsgruppe oder in einer neuen Auftragsgruppe erzeugt werden:

•Aktuelle Auftragsgruppe

Es wird die Auftragsgruppe verwendet, in welcher sich der Auftrag mit dem Hotfolder befindet.

•Auftragsgruppe mit Tagesdatum

Für alle mit dieser Qualify-Sequenz automatisch erzeugten Aufträge wird jeweils eine neue Auf­tragsgruppe mit dem Tagesdatum (YYYY-MM-DD) angelegt. Die Aufträge werden jeweils dieser Auftragsgruppe zugeordnet.

•Auftragsgruppe mit Namen

Wenn sie diese Option auswählen, wird das nebenstehende Eingabefeld bedienbar. Mit dieser Option wird eine neue Auftragsgruppe mit einem fest vorgegebenen Namen angelegt. Geben Sie den Namen in das rechte Eingabefeld ein. Hierbei ist es auch möglich, eine Folge von Auftrags­gruppen anzugeben, z. B. erzeugt "Test/Benchmark" die Auftragsgruppe "Benchmark" innerhalb der Auftragsgruppe "Test". Die Gruppen müssen durch einen Schrägstrich / voneinander getrennt werden.

Werden automatisch neue Aufträge erzeugt, wird eine Auftragsgruppe mit diesem Namen erzeugt und alle mit dieser Qualify-Sequenz automatisch erzeugten Aufträge werden in dieser Auftragsgruppe abgelegt.

Auswahlliste "Wenn Auftragsnummer bereits existiert"

Wenn in der Betriebsart "Neuen Auftrag anlegen und Dokument dort bearbeiten" eine bereits existie­rende Auftragsnummer ermittelt wurde, kann das weitere Verhalten durch Festlegung einer Regel bestimmt werden:

•Vorhandenen Auftrag verwenden:

Die neu erzeugten Aufträge erhalten die Auftragsnummer des Urspungs-Auftrags, d. h. sie wer­den dem Ursprungs-Auftrag zugeordnet.

•Auftrag mit neuer Auftragsnummer anlegen und verwenden:

Aus der ermittelten Auftragsnummer wird eine neue Auftragsnummer durch Anhängen eines Index gebildet. Anschließend wird jeweils ein neuer Auftrag mit dieser Auftragsnummer erzeugt.

•Abbrechen mit Fehler.