この例では、PDFの承認に必要なべての作業手順を示しています。これに含まれるのは、ユーザーおよび顧客の作成、「Qualify」および「SendAssembledPDF」シーケンスを含むジョブの作成、Prinect Remote Access のWebインタフェースでのPDFページ承認です。
Prinect Cockpit：Prinect Remote Access を使用する権限
まず最初に、Prinect Cockpit で Prinect Remote Access が使用できることを確認する必要があります。
Prinect Prepress Manager のユーザーとして、［Remote Access PlugIn の使用権］を持っている場合にのみ、［Remote Access］の表示を見ることができます。
デフォルトの権限グループ「RemoteInternalUsers」に属していれば、間違いなく権限があるはずです。OPrinect Remote Accessで作業するすべてのユーザーをこの権限グループで割り当てます。
以下の手順で行います。
1.［管理>ユーザー] に移動します。
2.左側の［グループ］を選択します。
3.グループリストの中から権限グループ「RemoteInternalUsers」を選択します。
4.「ユーザー」 リストから、このグループに入れたいすべてのユーザーを選びます。
5."追加"をクリックします。選択されたグループのすべてのメンバーが［メンバー］に表示されます。登録されたユーザーは、データが保存された後、Prinect Cockpit で Prinect Remote Access が使用できるようになります。
6.[保存]をクリックします。
この例では、外部顧客と顧客 (会社) を設定しています。これ以外に、顧客の担当者としてパラメータ化される内部ユーザーを設定しています。
1.Prinect Cockpit でユーザー管理を開きます（［管理>設定>ユーザー］>［ユーザー］）。
2."新規"をクリックします。［ユーザーを作成］ダイアログが表示されます。
3."ユーザー名"とパスワードを入力し、"OK"をクリックします。
Windows ユーザーの場合には、Prinect Prepress Manager および Prinect Remote Access サーバで、ユーザーアカウントとパスワードが同じであることを確認してください。(その他の設定を希望どおりに行ないます。)
4."プロパティ"ボタンをクリックします。
顧客営業担当者として、少なくとも姓 (名字) と E メールアドレスの指定をしなくてはなりません。
5.［適用］をクリックしてから［閉じる］をクリックします。
6.これで、内部ユーザーが「CustomerSalesRepresentatives」グループのメンバーになります。
ユーザーはユーザーリストで選択される必要があります。［グループリスト］で「CustomerSalesRepresentatives」権限グループを選択します。
7."追加"をクリックします。［メンバー：］に、「CustomerSalesRepresentatives」権限グループが表示されます。
8.[保存]をクリックします。現在、ユーザはこの権限グループのメンバーです。
Prinect Cockpit：担当者および（顧客側）担当者を付けて顧客を作成
顧客を団体として作成
9.Prinect Cockpit で顧客管理を開きます（［管理>設定>顧客]）。この例のようにユーザー管理が開いている場合は、[概要>設定>顧客]をクリックします。
10.顧客一覧の下の［新規］をクリックします。［顧客を登録］ダイアログが表示されます。
11.［分野］：［ビジネス］を選択します。
12.［名前］：ここに顧客名 (会社名) を記入します。
13.［顧客 ID］：ここには顧客 IDを入力します。
ニックネームの割り当てはオプションです。
ここでは、担当者が自動的に連絡先タイプ"顧客"に割り当てられるため、担当者を作成しません。ただし Prinect Remote Access の場合には、「承認者」としての連絡先を持つ担当者が必要です。
14.［Remote Access］オプションをオンにします。
［Remote Access］オプションをオンにすると、新規顧客用に、権限グループが自動的に作成されます。グループ名を以下のように設定します:名前は常に「X」（外部用）で始め、その後に顧客名をつけます(X顧客名)。(グループ名パラメータについては、［管理>プリファレンス>アクセス権限］を参照してください。)
現在または今後、この顧客に属するすべての人々は、常にこの権限グループのメンバーであり、このグループのすべての権限を持つことになります。
15."割り当て量"に加え、Remote Access サーバーで顧客に利用するギガバイト数を指定してください。
この例では、「5」と入力します。
16.「OK」をクリックします。
17.［Remote Access］ダイアログが表示されます。
"選択"の他に自動的に作成された顧客権限グループが表示されます。その下には、Prinect Remote Access に対する個別の権限が表示されます。各チェックボックスをオンにすると、その権限がグループに割り当てられます。以下の権限を割り当てます：
·Express Upload
·ジョブ作成時に E メール
·ジョブ状態
·プレフライトレポート
·Web アクセス
·ジョブを確認可能
18.「OK」をクリックします。
19.［担当者の割り当て］ダイアログが開きます。
内部ユーザーは、当社顧客の顧客営業担当者として利用されます。このため、内部ユーザーを「CustomerSalesRepresentatives」権限グループに指定します。顧客は、この権限グループのメンバーだけを、担当者として使用できます。
20.希望する営業担当者を"追加"で顧客に割り当てし、"OK"で確定します。
営業担当者はこの割り当てにより、自動的にプリネクトリモートアクセスに固有のすべての権限グループ、つまり顧客権限グループ、"リモートアドミニストレーター"グループ、および"リモートユーザー"グループのメンバーになります。
連絡先タイプ「承認」の（顧客側）担当者を作成
21.ここで、顧客企業の中の実際の担当者を設定する必要があります。この担当者は「承認者」として位置づけられなければなりません。(この例では、まだ連絡先タイプ「承認」が設定されていないものとします。)
顧客は顧客リストで選択されています。
一番上のツールバーで［新規］をクリックします。［連絡先の作成］ダイアログが表示されます。
22.[連絡先タイプ]：リストから［承認］を選択します。
23.[担当者]："新規"をクリックします。
［連絡先の作成］ダイアログが表示されます。ここで連絡先タイプ「承認」を持つ新しい担当者を作成します。
24.この例では、担当者の姓だけを入力しています:「DemoPrintbuyer」
25.この担当者には、E メールアドレスがなくてはなりません。
［通信チャンネル］で［新規］をクリックします。［電話］入力メニューが表示されます。
26.［電話］をクリックし、［E メール］を選択します。
27.横のテキストボックスをクリックし、(この例のように) E メールアドレスを入力します。
28.「OK」をクリックします。
［連絡先の作成］ダイアログに戻ります。
29.［ユーザー］：ここでは、この担当者に対し、外部のユーザーアカウントを設定する必要があります。
［外部ユーザー］オプションをオンにします。
この外部ユーザーは、自動的に顧客権限グループのメンバーになり、該当する権限を保持します（顧客権限グループに関するアクセス権限の割り当てを参照）。
30.［ユーザー名］：表示されるユーザー名を編集できます。
31."パスワード"：6文字以上のパスワードを設定します。
(32).[外部管理者]：この例では、ユーザーは、Webインタフェースを使用するための管理者権限は必要ありません。このユーザーと後で作業を継続し、Webインタフェースで新規ユーザーを作成し、ユーザーアカウントを変更したい場合は、ここでこのオプションを有効にして、「外部管理者」権限を付与する必要があります。
このオプションをオンにすると、外部ユーザーは、（顧客権限グループに加えて）「RemoteAdministrators」権限グループのメンバーになります。つまり、このユーザーは両方のグループの権限を保持します。
33.「OK」をクリックします。
これで、新しい「承認」が左上のリストボックスに表示されます。"担当者"領域では新しく設定された担当者が表示されます。［通信チャンネル］セクションに、該当する E メールアドレスが表示されます。
34.［Remote Access］では、ワークフローのリストボックスが使用できます。印刷会社で選択を行なわない場合には、顧客はすべてのワークフローを利用できます。印刷会社で選択を行なうと、顧客はその選択されたワークフローのみ使用できます。
この例では選択を行ないません。
35.顧客管理の右下にある［保存］をクリックします。
この担当者は、安全対策として、2 通の E メール (1 通は、ユーザー名と URL が含まれているもの、2 通目はパスワードが含まれているもの) を受信します。ユーザーは、このデータを使用して、Web UIにログインできます。
これで、Prinect Remote Access の操作に必要な顧客およびユーザー管理におけるすべての設定が終了しました。
1."管理 > テンプレー" > "シーケンステンプレート"をクリックします。
2.［Qualify］をクリックします。
3.一番下のツールバーで［新規］をクリックします。
4.作業手順［Remote Access]：このオプションをオンにします。
5.左の矢印をクリックして、作業手順［Remote Access］を開きます。
以下のプリセットはそのままにしてください：
•オプション"高速アップロード"は、ジョブデータがアップロードの際に自動的にジョブに適用されるように設定されています。
•オプション"ジョブﾞが作成された時に顧客へ通知"に設定すると、ジョブが作成された場合に、顧客"Org_DemoPrintbuyer"は通知Eメールを受け取ります。
•オプション"Eメール通信内にトークンリンクを作成する"に設定すると、通知Eメールのリンクを介して自動的にアップロードまたは承認のための機能に適用されます。
6.作業手順"ページを承認"を設定させ、これを開きます。
•オプション"生産承認は自動的に顧客承認に従う"を設定します。これは、それぞれが顧客に承認されたページによってPrinect Cockpit内で、いわゆる生産承認が行われ、ジョブが自動的に処理されることを意味します。
Prinect Cockpitでのページを確認したいために、この自動化を望まない場合は、ジョブ処理を続行させるために、生産承認を手動で行う必要があります。
7.シーケンスを保存して閉じます。
8.［SendAssembledPDF］をクリックします。
9.一番下のツールバーで［新規］をクリックします。
10.［ドキュメントを結合］を開きます。
•［ファイルごとの最大サイズ］および［最大サイズを超過した場合］:リストボックスのボックスをクリックして、この機能を無効にします。
•［承認フォーム］:［参照］を使用して承認フォームを選択します。このフォームには［ログイン］テキストが含まれており、承認時にはユーザー名とパスワードの入力が必要になります。
この手順では、承認を行うために承認フォームを選択する必要がある点に注意してください。
11.［リモート承認］をオンにします。
12.［メッセージ］を開きます。
•［メッセージテキスト］:顧客の承認待ちであることを顧客に通知するために、このメッセージテキストが E メールで送信されます。
任意のテキストファイルを選択します。
•［件名］：提案されたテキストとEメールタイトル欄の設定用変数はそのままにしておきます。作業手順"メッセージ送信" も参照してください。
•［最終期限］:最終期限カラムには、承認の締め切り日時が表示されます。
•［催促状を送る］:設定された最終期限 (［最終期限］カラム参照) までに承認が得られない場合には、［最終テキスト］機能で適切なメッセージを選び、顧客に延滞通知メールを送信することができます。
•［メッセージを送る］:このセクションには、通知メールを送信する E メールアドレスが表示されます。
E メールは、［承認者］の立場にあるすべての担当者 (この例では「DemoPrintbuyer」) に自動送信されます。
•［応答］:内部ユーザー (CSR) の E メールアドレスを入力します。ここでは「DemoPrinter」。
13.作業手順[ページ承認]にチェックを入れ、作業手順を開き、さらに[生産承認は自動的に顧客承認に従う]をオンにします。すると、顧客承認後に毎回、自動的に生産承認も有効になります。生産承認は Prinect Cockpit での後続処理のために必須です。
14.シーケンスを保存して閉じます。
15.Prinect Cockpit の［ジョブ］に移動します。
16."新規ジョブ"をクリックします。
17.次のジョブデータを入力します。
•[ジョブ基本データ]:"ジョブ番号"、"ジョブ名"、"ジョブを開始"をセット;
•[顧客データ]：
［顧客名］:ここでは、ジョブ作成の対象となる顧客 (この例では、「Org_DemoPrintbuyer」) を選択します。該当する顧客 ID が自動的に［顧客 ID］に表示されます。
•[処理]:"追加"をクリックし、作成したQualifyおよびSendAssembledPDFシーケンスを選択してください。
•[計画]:
［予定日の設定］:ここに、日付を入力します。承認待ちの状態になると、この日付が顧客に送信する E メールに表示されます。(この日付は開いているジョブで、［ジョブ>ジョブ作成>プロパティ>予定日の設定］を選択して、後から入力することもできます。)
18.[完了]をクリックします。
ジョブが作成され、検査用に開かれて、開始されます。ジョブを設定すると、顧客は、通知メールを受信します (ジョブを開くまたは開始する必要はありません)。
(注意:顧客は、"ジョブ作成時のEメール"権限が割り当てられ、このジョブのQualifyシーケンスに該当するオプションがを設定されている場合に、通知Eメールを受け取れます)。
E メール経由で Prinect Remote Access にログイン
1.この例では、取引先"Org_DemoPrintbuyer"のためのジョブが作成されているため、顧客担当者"DemoPrintbuyer"は通知Eメールを受け取ります（上記参照）。
E メールを開きます。［ジョブURL］も表示され、その横にはリンク情報があります。
2.リンクをクリックします。Qualifyシーケンスにオプション"Eメール通信内にトークンリンクを作成する"が設定されているため、現在のジョブが自動的にWebユーザーインターフェースで開かれ、"アップロード"タブが表示されます。
3."ファイルのアップロード"でアップロードダイアログを開きます。
4.［宛先］：ここに内部ユーザー「DemoPrinter」(Customer Sales Representative またはCSR) が示されます。
デフォルトで複数の［受信者］が登録されている場合には、希望する受信者を選択する必要があります。
5.デフォルトでは、ジョブ番号は、［件名］に表示されます。任意のテキストを入力します。
6."追加"をクリックします。
7.参照ダイアログで、アップロードするファイルを選択してから、［開く］で確定します。ドラッグ&ドロップ機能も使用できます。
8.[アップロード]をクリックします。
9.アップロードダイアログを閉じます。
アップロードダイアログを閉じると、開かれたジョブ>［アップロード］タブに戻ります。実行したばかりのアップロードがアップロードリストに表示されます。（表示されない場合は、
アイコンをクリックして画面を更新します）。
アップロード中、プレフライトが自動的に実行されます。プレフライトが成功すると、［プレフライト］カラムにグリーンのチェックマークがシンボルとして表示されます。プレフライトリポートを参照するには、プレフライトカラムのアイコンをクリックします。（プレフライトの設定については、作業手順［プレフライト］ を参照）。
［割り当て量］の横の項目がどう変化したかも追跡可能です：アップロードによって、Prinect Remote Access サーバのディスクスペース使用量は増加しています。
アップロード完了後、内部ユーザー「DemoPrinter」 (Customer Sales Representative) に自動的にEメールが送信されます。
Prinect Cockpit：ジョブ内のジョブデータの編集
(1).顧客がアップロードを終えたのち、印刷会社の内部ユーザー「DemoPrinter」は E メールを受信します。E メールにはプレフライトリポートも添付されます。
顧客承認がスケジュールされ、"SendAssembledPDF"シーケンスで処理がかなり進んでいる場合は、それをここで見ることができます：
·ジョブのステータスエリア内。
·作業手順"ページ" > "ページ"画面：顧客承認が必要な場合は、"状態"列でそれぞれのページが表示されます。
この例では Acrobat Professional で承認を行います。
1.顧客は、ページが顧客の承認待ちであることを通知する E メールを受信しました。
Qualifyシーケンスにオプション"Eメール通信内にトークンリンクを作成する"が設定されているため、自動的に"ページ承認"タブで開いているジョブのWebユーザーインターフェースに適用されます。。
[開く]または[保存]、[キャンセル]を選択できる質問が表示されます。
2.［開く］または［保存］をクリックします。
•［開く］：PDF ファイルは顧客コンピュータ上に保存されず、処理用に開かれるだけです。
•［保存］：PDF ファイルは顧客のコンピュータ上に保存され、処理用に開かれます。
Acrobatで開くと、すべてのページが表示されます(「承認フォーム」は最終ページに添付されています)。承認フォームを下図に示します。
(3).Acrobat Professional を使用している場合には、単一ページに注釈を加えたり、［スタンプツール］を使って「承認済」を表す印(承認スタンプ)を付けられます（[コメント>注釈]）。
注記：
·ページに承認スタンプを押した後で、それを承認しない場合、承認過程で、実際にこのスタンプを使用するかどうかを尋ねられます。
·Prinect Cockpit：注釈とスタンプは承認済みのPDFファイルと一緒に Prinect Prepress Manager に送信され、ここで［ジョブ]>作業手順[ページ］でも見ることができます：
·Prinect Cockpit：注釈は［顧客承認コメント］カラムに、承認フォームの承認コメントと共に表示されます。
·Prinect Cockpit：(該当するカラムで) Acrobat Professional アイコンをダブルクリックすると Acrobat Professional が起動され、PDF ファイルを注釈およびスタンプと一緒に確認できます。
4.PDF ファイルのページは個別に承認することはできません。承認に際しては、すべての PDF ページに対して 1 つの状態を設定しなければなりません。つまり、すべてのページが緑のエリアで許可されているか、あるいは赤のエリアで拒否されているかのどちらかでなければなりません。
すべてのページを承認します。
このためには、緑のエリアで［すべて］をクリックします。
5.承認を開始するために［送信］をクリックしてください。
6.警告メッセージが表示された場合には、それを確認します。
7.ページが無事に承認されたことを伝える Acrobat メッセージが表示されます。
［OK］をクリックして確定します。
これで、すべてのページが承認されました。印刷会社 (内部ユーザー) は、ページが承認された旨を通知する E メールを自動受信します。
8.下の［更新］をクリックします。ページ横の顧客承認アイコンが変化します:
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承認前 |
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承認後 |
印刷会社 (内部ユーザー) は、ページが承認された旨を通知する E メールを受信しました。
1.Prinect Cockpit で、［ジョブ］>［ページ］作業手順>［ページ］ビューを開きます。
すべてのページが一覧表示されます。
·［顧客承認状態］カラム：顧客が承認したページに対する承認アイコンが表示されます。
·［生産承認状態］カラム：ここに生産承認の承認記号が表示されています。
·［顧客承認コメント］カラム：承認フォームの承認コメントと Acrobat の注釈がある場合には、ここに表示されます。
