Opción “Hotfolder”

Existen dos formas básicas de añadir documentos a un pedido Prinect:

•Mediante asignación manual en el área “Pedidos” o

•mediante asignación automática, en la que los documentos se guardan en un “Hotfolder”. Un Hotfolder es una carpeta en el sistema de archivos en la que se vigila la entrada de nuevos documentos. Si se reconocen documentos adecuados, ellos serán procesados automáticamente por la secuencia Qualify en la que se definió dicho Hotfolder.

Una secuencia operativa con asignación automática de documentos será útil, p. ej., cuando los docu­mentos que deben ser procesados son generados localmente en el entorno de red del servidor Pri­nect. Ud. podrá, p. ej., ajustar la salida en la aplicación DTP de tal forma que los documentos creados se guarden directamente en un Hotfolder adecuado de Prinect, para que de esta manera sean proce­sados automáticamente con el Prinect Manager. Si hay que procesar documentos generados externa­mente o procedentes de existencias archivadas, estos documentos podrán ser asignados manual­mente a un pedido en el área “Pedidos”. En un sistema de archivos también es posible transferir manualmente documentos a un Hotfolder.

Nota: Hay que tener cuidado al añadir manualmente documentos: Los documentos deben estar listos y ya no deben tener acceso a otras aplicaciones.

Con el Prinect Manager puede inicializar un pedido de impresión de tal forma que al guardar docu­mentos en una carpeta diseñada como “Hotfolder” para este fin se generan automáticamente nuevos pedidos de impresión. Para ello, la opción “Crear nuevo pedido y tratar en él el documento” debe estar activada (vea Opción “Crear nuevo pedido y tratar en él el documento”). Tales pedidos de impresión funcionan como “Pedidos maestros” o “Pedidos Hotfolder” de los que se pue­den derivar nuevos pedidos de impresión que se generan nuevamente cuando se guardan archivos PDF en un “Hotfolder”.

Para no confundir estos pedidos maestros con pedidos “normales” y que probablemente puedan ser borrados involuntariamente, en el área “Administración” del Cockpit existe el área “Hotfolder” (vea Hotfolder). Allí se administran estos pedidos maestros y no aparecen en la lista de pedi­dos estándar. A cada uno de estos pedidos se asigna una secuencia Qualify o una secuencia de grupo (en todo caso con secuencia Qualify) con opción Hotfolder activada y parametrada.

Si la opción “Hotfolder” está activada, cuando se inicie un pedido de impresión al que se ha asignado esta secuencia se creará una carpeta que se usará como Hotfolder. De manera estándar, el Hotfolder se guarda vía “PTJobs > Trabajos > [carpeta del cliente] > [nombre del pedido] > Hotfolders > [nom­bre del Hotfolder]” en la carpeta del pedido respectivo (> [nombre del pedido]). “PTJobs” es el lugar de almacenamiento estándar para datos referidos al pedido, y normalmente está colocado en el ser­vidor Prinect. Por regla general, “PTJobs” ha sido habilitado en la red con todas sus subcarpetas. En caso necesario también se puede generar el Hotfolder en otro lugar del sistema de archivos (vea Campo de entrada “Hotfolder”) o en otro lugar de almacenamiento Hotfolder externo (vea Opción “En el lugar de almacenamiento externo de Hotfolder”). Hotfolder reco­noce los siguientes tipos de archivos como tipos de documentos válidos: archivos PostScript, PDF, TIFF/IT-P1 y EPS.

Lista de selección “El”

Aquí Ud. puede seleccionar qué proceso debe trabajar con el Hotfolder creado. Por lo general puede utilizar el preajuste “AllHotfolders”. Si en el entorno de su sistema Prinect hay varios servidores Pri­nect puede seleccionar un servidor que debe supervisar al Hotfolder.

Campo de entrada “Hotfolder”

Aquí puede definir el nombre del Hotfolder. El preajuste “$Template” es un comodín para el nombre de la secuencia, es decir, cuando se crea el Hotfolder se usa el nombre de la secuencia como “nom­bre del Hotfolder” en la ruta “PTJobs > Trabajos > [carpeta del cliente] > [nombre del pedido] > Hot­folders > [nombre del Hotfolder]”. En caso necesario puede modificar el nombre, pero la ruta “PTJobs > Trabajos > [carpeta del cliente] > [nombre del pedido] > Hotfolders” no debe ser modificada.

Nota: Si introduce aquí un nombre personal para el Hotfolder, p. ej. “Tom”, y planifica esta secuencia Qualify más de una vez en un pedido, sólo se activará el Hotfolder de una de estas secuencias Qualify. Para los demás Hotfolder aparece un mensaje de error.

Opción “En el lugar de almacenamiento del pedido”

Si esta opción está activada, el Hotfolder se crea en el llamado “Lugar de almacenamiento del pedido”. Esta es la ruta para los datos de un pedido dentro de la carpeta “PTJobs” en el servidor Pri­nect.

Nota: En el área de parámetros “Archivos” de un pedido abierto se ve una vista general de todas las carpetas utilizadas por cada pedido (vea Area de parámetros “Archivos”).

Opción “En el lugar de almacenamiento externo de Hotfolder”

Requisito: Para poder activar esta opción, previamente deberá haber definido un “Lugar de almacenamiento externo de Hotfolder” en el área “Administración > Ajustes > Sistema” (vea también Lugar de almacenamiento externo de Hotfolder). Puede llegar a esta opción marcando la entrada superior de la estructura de árbol “Sistema” de la ventana “Sistema” (dado el caso debe hacer clic en el botón “Ocultar agrupaciones”). A continua­ción, en el lado derecho del área “Lugar de almacenamiento externo de Hotfolder” haga clic en “Examinar...” y elija esta carpeta o genere una nueva carpeta. A continuación confirme con “Guardar”. El “Lugar de almacenamiento externo de Hotfolder” también puede estar definido en otro ordenador diferente al ordenador del servidor Prinect.

Si activa esta opción, en vez del lugar de almacenamiento del pedido en la estructura “PTJobs” se utilizará -como directorio para los nuevos Hotfolder generados- el lugar de almacenamiento externo de Hotfolder definido en el área “Sistema”.

Opción “Borrar el documento cuando se termina el tratamiento”

Durante el tratamiento, los documentos se trasladan desde el Hotfolder al subdirectorio “target”. Si ha activado este parámetro, los documentos se borran después del tratamiento; de no ser así, ellos permanecen en esta subcarpeta.

Nota: Area de trabajo “Colas de espera”: Si la Engine “ContentHotfolder” se coloca en el estado “Detenido”, los documentos guardados en el Hotfolder serán acumulados allí y no serán transmitidos a la secuencia siguiente en el caso de nuevos pedidos de impresión que sean creados después de activar este estado.

Si la Engine “ContentHotfolder” se coloca en el estado “Iniciado”, todos los Hotfolder estarán siem­pre activos y los pedidos seguirán siendo tratados.

Opción “Formar grupos de máximo ... archivos”

Si en Windows Explorer transfiere manualmente una gran cantidad de archivos de documentos a un Hotfolder (copiando o desplazando), los archivos se tratarán uno por uno de manera consecutiva. Para hacer esto se activa cada vez un proceso de comunicación interno (generación de archivos JDF y JMF, etc.). Estos procesos requieren -relativamente- mucho tiempo. Si usa la opción “Formar gru­pos de máximo ... archivos” Ud. puede acelerar el tratamiento introduciendo un número mayor que 1 y seleccionando los archivos “En bloque” cuando se transfieren en Windows Explorer. Sólo así se agruparán los documentos en grupos del tamaño ajustado. Cuando se inicia el tratamiento los pro­cesos se ejecutan sólo una vez para los archivos de un grupo, con lo que se puede ahorrar tiempo notoriamente. Si, p. ej., determina que se deben agrupar 10 archivos como máximo, en un pedido compuesto por 14 archivos de documentos se formarían dos grupos: uno con 10 archivos y otro con 4 archivos. La rutina de inicio se ejecutará sólo dos veces en vez de 14 veces.

Requisito: El requisito es que los archivos deseados se seleccionen juntos si es que se van a transferir al Hotfolder.

Nota: La formación de grupos puede brindar una gran ventaja en la velocidad con la que se procesan los pedidos grandes con muchos archivos. Sin embargo, no será posible visua­lizar el progreso del procesamiento con todos sus archivos.

Opción “Crear nuevo pedido y tratar en él el documento”

Si se selecciona esta opción se genera automáticamente -para cada documento (p. ej. archivo Post­Script o PDF) que se guarda en un Hotfolder- un nuevo pedido de impresión como copia del pedido actual en el que está integrada esta secuencia “Qualify”; el documento será procesado por este nuevo pedido. Esto tiene sentido p. ej. en pedidos periódicos, en los que un pedido modelo se puede utilizar para trabajar una y otra vez con los mismos valores predeterminados. De manera estándar, para cada nuevo pedido se genera un nuevo Hotfolder, con excepción de la opción “Conservar Hot­folder en nuevo pedido”. Por esta razón, la opción “Formar grupos de máximo... archivos” no se puede usar.

Nota: Los nuevos pedidos generados de esta manera reciben las secuencias del pedido actual. Excepción: Cuando se determina un código de producto en base al nombre de archivo (vea Reglas de detección para generar nuevos pedidos en base a los nombres de archivos de los documentos PDF), el nuevo pedido recibe las secuencias que están enlazadas con este código de producto (“Smart Automation”) y no las secuencias del pedido actual

Requisito: Las siguientes opciones se pueden usar solamente cuando la opción “Crear nuevo pedido y tratar en él el documento” está activada.

Opción “Conservar Hotfolder en nuevo pedido”

Como el pedido existente se va a usar como original de copia, con esta opción se puede determinar si el Hotfolder también debe ser adoptado para el nuevo pedido. En este caso no se crea un nuevo Hotfolder para cada pedido. Si el nombre del pedido actual es, p. ej., “Brochure-ABC”, y si se ha uti­lizado el preajuste “$Template” para el nombre del Hotfoldder, el nombre del Hotfolder será “Bro­chure-ABC”. Para el nuevo pedido copiado también se utilizará este Hotfolder, sin embargo la opción “Conservar Hotfolder en nuevo pedido” está desactivada.

Lista de selección “Grupo de pedidos para nuevo pedido”

En el modo de servicio “Crear nuevo pedido y tratar en él el documento” se puede determinar el grupo de pedidos del nuevo pedido. Con este parámetro se puede definir si los nuevos pedidos se han de generar en el grupo de pedidos ya existente o en un nuevo grupo de pedidos.

•Grupo de pedidos actual

Se utiliza el grupo de pedidos en el que está el pedido con el Hotfolder.

•Grupo de pedidos con fecha del día

Para cada uno de los pedidos generados automáticamente con esta secuencia Qualify se genera un nuevo grupo de pedidos con la fecha del día (YYYY-MM-DD). Los pedidos se asignan a este grupo de pedidos.

•Grupo de pedidos con nombre

Si selecciona esta opción se podrá usar el campo de entrada adjunto. Con esta opción se crea un nuevo grupo de pedidos con un nombre predefinido. Escriba el nombre en el campo de entrada de la derecha. También se puede especificar una secuencia de grupos de pedidos, p. ej., “Test/Benchmark” genera el grupo de pedidos “Benchmark” dentro del grupo de pedidos “Test”. Los grupos deben estar separados por una barra oblicua /.

Si se generan automáticamente nuevos pedidos, se generará un grupo de pedidos con este nom­bre, y todos los pedidos generados automáticamente con esta secuencia Qualify se guardarán en este grupo de pedidos.

Lista de selección “Si el número de pedido ya existe”

Si en el modo de servicio “Crear nuevo pedido y tratar en él el documento” se ha detectado un número de pedido ya existente, se puede determinar el comportamiento posterior definiendo una regla:

•Usar pedido existente:

Los nuevos pedidos creados reciben el número de pedido del pedido inicial, es decir, ellos se asignan al pedido inicial.

•Crear y usar pedido con el nuevo número de pedido:

En base al número de pedido averiguado se forma un nuevo número de pedido colocándole un índice. A continuación se crea un nuevo pedido con este número de pedido.

•Cancelar con error.