Portal Services dans la gestion clients
Vous trouverez ci-après les spécificités liées aux Portal Services et apparaissant dans la gestion clients.
Utilisateurs externes et internes, quésaco ?
Pour les Portal Services, une distinction est faite entre les utilisateurs internes et les utilisateurs externes.
Pour des raisons techniques, lors de la création d’utilisateurs pour les Portal Services, il y a un recoupement entre la gestion des clients et la gestion des utilisateurs.
•Utilisateurs internes : il s’agit de tous les utilisateurs de Prinect Integration Manager, c’est-à-dire de l’atelier de production.
La création des utilisateurs internes s’effectue systématiquement dans la gestion des utilisateurs (Administration > Réglages > Utilisateurs).
•Utilisateurs externes : il s’agit de tous les utilisateurs, côté client.
La création des utilisateurs externes s’effectue systématiquement dans la gestion clients (Administration > Réglages > Clients). Chaque fois que vous créez un contact avec une personne pour un client, vous avez la possibilité de configurer un compte utilisateur externe pour la personne en question. Cet utilisateur externe sera alors immédiatement visible dans la gestion des utilisateurs.
Structure de la gestion client
Le graphique suivant vous montre un exemple de la manière dont un client peut être créé avec différents types de contacts et personnes.
•« Client » : commencez par créer un client. Le client représente la société ou l’entreprise.
•« Type de contact » : le type de contact divise l’entreprise en plusieurs domaines. En général, des personnes sont assignées à un type de contact. Mais vous pouvez également créer des types de contact sans personnes. Chaque client reçoit automatiquement le type de contact « Client ». Ce type ne peut pas être supprimé. Vous pouvez créer et supprimer vous-même tous les autres types de contacts pour ce client.
•« Personne » : une personne appartient toujours à un type de contact. Ces personnes constituent les collaborateurs du client. Pour le contact du type « Client », vous ne pouvez définir qu’une seule personne.
•« Utilisateur » (uniquement pour les Portal Services) : pour travailler avec les Portal Services, vous avez besoin d’utilisateurs externes. Si, dans la gestion client, vous créez un type de contact avec une personne, vous avez la possibilité de configurer dans la foulée, pour cette personne en question, un compte pour un utilisateur externe. Cet utilisateur externe apparaîtra alors dans la gestion des utilisateurs.
Dans le graphique précédent, vous pouvez voir que la personne B est affectée aux contacts de type A et B. Bien qu’elle ait des contacts de types différents, elle dispose du même compte utilisateur.
Pour chaque client, vous pouvez définir la caractéristique lui permettant de faire également fonction d’agence (voir Menu contextuel Clients > « Propriétés » (client dans le tableau des clients > bouton droit de la souris) point « Agence »).
Agir en tant qu’agence signifie : agir en tant que prestataire pour le compte d’un autre client. Cela se réfère toujours à une commande. Cela signifie que lors de la création de la commande, il est possible d’assigner une agence à une commande (voir Spécifique à la commande : Choix de l’agence lors de la création de la commande ).
Le graphique suivant vous montre un exemple de la manière dont les clients et les agences peuvent être liés entre eux.
Dans Prinect Integration Manager, vous créez une commande 1 pour le client 1. Lors de la création de la commande, vous assignez à cette commande l’agence « Client 2 ». Cela signifie que le client 2 doit agir en tant qu’agence « Client 2 » pour la commande 1.
Par conséquent, tous les utilisateurs de l’agence « Client 2 » auront les même droits d’accès à la commande 1 que le client 1.
Le client 2 peut travailler en tant qu’agence pour plusieurs clients à la fois. Ainsi, si vous créez la commande 3 pour le client 3, vous pouvez assigner ici aussi le client 2 comme agence « Client 2 ». Dans ce cas, l’agence « Client 2 » disposera de droits d’accès aux commandes 1 et 3.