Opción “Hotfolder”

Existen dos formas básicas de añadir documentos a un pedido Prinect:

​•​Mediante asignación manual en el área “Pedidos” o

​•​mediante asignación automática, en la que los documentos se guardan en un “Hotfolder”. Un Hotfolder es una carpeta en el sistema de archivos en la que se vigila la entrada de nuevos documentos. Si se reconocen documentos adecuados, ellos serán procesados automáticamente por la secuencia Qualify en la que se definió dicho Hotfolder.

Una secuencia operativa con asignación automática de documentos será útil, p. ej., cuando los documentos que deben ser procesados son generados localmente en el entorno de red del servidor Prinect. Ud. podrá, p. ej., ajustar la salida en la aplicación DTP de tal forma que los documentos creados se guarden directamente en un Hotfolder adecuado de Prinect, para que de esta manera sean procesados automáticamente con Prinect Production. Si hay que procesar documentos generados externamente o procedentes de existencias archivadas, estos documentos podrán ser asignados manualmente a un pedido en el área “Pedidos”. En un sistema de archivos también es posible transferir manualmente documentos a un Hotfolder.

Nota: Hay que tener cuidado al añadir manualmente documentos: Los documentos deben estar listos y ya no deben tener acceso a otras aplicaciones.

Con Prinect Production puede inicializar un pedido de impresión de tal forma que al guardar documentos en una carpeta diseñada como “Hotfolder” para este fin se generan automáticamente nuevos pedidos de impresión. Para ello, la opción “Crear nuevo pedido y tratar en él el documento” debe estar activada (vea Opción “Crear nuevo pedido y tratar en él el documento”). Tales pedidos de impresión funcionan como “Pedidos maestros” o “Pedidos Hotfolder” de los que se pueden derivar nuevos pedidos de impresión que se generan nuevamente cuando se guardan archivos PDF en un “Hotfolder”.

Para no confundir estos pedidos maestros con pedidos “normales” y que probablemente puedan ser borrados involuntariamente, en el área “Administración” del Cockpit existe el área “Hotfolder” (vea Hotfolder). Allí se administran estos pedidos maestros y no aparecen en la lista de pedidos estándar. A cada uno de estos pedidos se asigna una secuencia Qualify o una secuencia de grupo (en todo caso con secuencia Qualify) con opción Hotfolder activada y parametrada.

Si la opción “Hotfolder” está activada, cuando se inicie un pedido de impresión al que se ha asignado esta secuencia se creará una carpeta que se usará como Hotfolder. De manera estándar, el Hotfolder se guarda vía “PTJobs > Trabajos > [carpeta del cliente] > [nombre del pedido] > Hotfolders > [nombre del Hotfolder]” en la carpeta del pedido respectivo (> [nombre del pedido]). “PTJobs” es el lugar de almacenamiento estándar para datos referidos al pedido, y normalmente está colocado en el servidor Prinect. Por regla general, “PTJobs” ha sido habilitado en la red con todas sus subcarpetas. En caso necesario también se puede generar el Hotfolder en otro lugar del sistema de archivos (vea Campo de entrada “Hotfolder”) o en otro lugar de almacenamiento Hotfolder externo (vea Opción “En el lugar de almacenamiento externo de Hotfolder”). Hotfolder reconoce los siguientes tipos de archivos como tipos de documentos válidos: archivos PostScript, PDF, TIFF/IT-P1 y EPS.

Lista de selección “El”

Aquí Ud. puede seleccionar qué proceso debe trabajar con el Hotfolder creado. Por lo general puede utilizar el preajuste “AllHotfolders”. Si en el entorno de su sistema Prinect hay varios servidores Prinect puede seleccionar un servidor que debe supervisar al Hotfolder.

Campo de entrada “Hotfolder”

Aquí puede definir el nombre del Hotfolder. El preajuste “$Template” es un comodín para el nombre de la secuencia, es decir, cuando se crea el Hotfolder se usa el nombre de la secuencia como “nombre del Hotfolder” en la ruta “PTJobs > Trabajos > [carpeta del cliente] > [nombre del pedido] > Hotfolders > [nombre del Hotfolder]”. En caso necesario puede modificar el nombre, pero la ruta “PTJobs > Trabajos > [carpeta del cliente] > [nombre del pedido] > Hotfolders” no debe ser modificada.

Nota: Si introduce aquí un nombre personal para el Hotfolder, p. ej. “Tom”, y planifica esta secuencia Qualify más de una vez en un pedido, sólo se activará el Hotfolder de una de estas secuencias Qualify. Para los demás Hotfolder aparece un mensaje de error.

Opción “En el lugar de almacenamiento del pedido”

Si esta opción está activada, el Hotfolder se crea en el llamado “Lugar de almacenamiento del pedido”. Esta es la ruta para los datos de un pedido dentro de la carpeta “PTJobs” en el servidor Prinect.

Opción “En el lugar de almacenamiento externo de Hotfolder”

Requisito: Para poder activar esta opción, previamente deberá haber definido un “Lugar de almacenamiento externo de Hotfolder” en el área “Administración > Sistema” (vea también Lugar de almacenamiento externo de Hotfolder). Puede llegar a esta opción marcando la entrada superior de la estructura de árbol “Sistema” de la ventana “Sistema” (dado el caso debe hacer clic en el botón “Ocultar agrupaciones”). A continuación, en el lado derecho del área “Lugar de almacenamiento externo de Hotfolder” haga clic en “Examinar...” y elija esta carpeta o genere una nueva carpeta. A continuación confirme con “Guardar”. El “Lugar de almacenamiento externo de Hotfolder” también puede estar definido en otro ordenador diferente al ordenador del servidor Prinect.

Si activa esta opción, en vez del lugar de almacenamiento del pedido en la estructura “PTJobs” se utilizará -como directorio para los nuevos Hotfolder generados- el lugar de almacenamiento externo de Hotfolder definido en el área “Sistema”.

Opción “Borrar el documento cuando se termina el tratamiento”

Durante el tratamiento, los documentos se trasladan desde el Hotfolder al subdirectorio “target”. Si ha activado este parámetro, los documentos se borran después del tratamiento; de no ser así, ellos permanecen en esta subcarpeta.

Nota: Area de trabajo “Colas de espera”: Si la Engine “ContentHotfolder” se coloca en el estado “Detenido”, los documentos guardados en el Hotfolder serán acumulados allí y no serán transmitidos a la secuencia siguiente en el caso de nuevos pedidos de impresión que sean creados después de activar este estado.

Si la Engine “ContentHotfolder” se coloca en el estado “Iniciado”, todos los Hotfolder estarán siempre activos y los pedidos seguirán siendo tratados.

Opción “Formar grupos de máximo ... archivos”

Si en Windows Explorer transfiere manualmente una gran cantidad de archivos de documentos a un Hotfolder (copiando o desplazando), los archivos se tratarán uno por uno de manera consecutiva. Para hacer esto se activa cada vez un proceso de comunicación interno (generación de informaciones JDF y JMF, etc.). Estos procesos requieren -relativamente- mucho tiempo. Si usa la opción “Formar grupos de máximo ... archivos” Ud. puede acelerar el tratamiento introduciendo un número mayor que 1 y seleccionando los archivos “En bloque” cuando se transfieren en Windows Explorer. Sólo así se agruparán los documentos en grupos del tamaño ajustado. Cuando se inicia el tratamiento los procesos se ejecutan sólo una vez para los archivos de un grupo, con lo que se puede ahorrar tiempo notoriamente. Si, p. ej., determina que se deben agrupar 10 archivos como máximo, en un pedido compuesto por 14 archivos de documentos se formarían dos grupos: uno con 10 archivos y otro con 4 archivos. La rutina de inicio se ejecutará sólo dos veces en vez de 14 veces.

Requisito: El requisito es que los archivos deseados se seleccionen juntos si es que se van a transferir al Hotfolder.

Nota: La formación de grupos puede brindar una gran ventaja en la velocidad con la que se procesan los pedidos grandes con muchos archivos. Sin embargo, no será posible visualizar el progreso del procesamiento con todos sus archivos.

Opción “Crear nuevo pedido y tratar en él el documento”

Si se selecciona esta opción se genera automáticamente -para cada documento (p. ej. archivo PostScript o PDF) que se guarda en un Hotfolder- un nuevo pedido de impresión como copia del pedido actual en el que está integrada esta secuencia “Qualify”; el documento será procesado por este nuevo pedido. Esto tiene sentido p. ej. en pedidos periódicos, en los que un pedido modelo se puede utilizar para trabajar una y otra vez con los mismos valores predeterminados. De manera estándar, para cada nuevo pedido se genera un nuevo Hotfolder, con excepción de la opción “Conservar Hotfolder en nuevo pedido”. Por esta razón, la opción “Formar grupos de máximo... archivos” no se puede usar.

Nota: Los nuevos pedidos generados de esta manera reciben las secuencias del pedido actual. Excepción: Cuando se determina un código de producto en base al nombre de archivo (vea Reglas de detección para generar nuevos pedidos en base a los nombres de archivos de los documentos PDF), el nuevo pedido recibe las secuencias que están enlazadas con este código de producto (“Smart Automation”) y no las secuencias del pedido actual

Requisito: Las siguientes opciones se pueden usar solamente cuando la opción “Crear nuevo pedido y tratar en él el documento” está activada.

Opción “Conservar Hotfolder en nuevo pedido”

Como el pedido existente se va a usar como original de copia, con esta opción se puede determinar si el Hotfolder también debe ser adoptado para el nuevo pedido. En este caso no se crea un nuevo Hotfolder para cada pedido. Si el nombre del pedido actual es, p. ej., “Brochure-ABC”, y si se ha utilizado el preajuste “$Template” para el nombre del Hotfoldder, el nombre del Hotfolder será “Brochure-ABC”. Para el nuevo pedido copiado también se utilizará este Hotfolder, sin embargo la opción “Conservar Hotfolder en nuevo pedido” está desactivada.

Lista de selección para conservar o generar nuevamente la red de procesos en SmartAutomation

Con el mecanismo de Hotfolder se genera automáticamente un nuevo pedido cuyas propiedades se controlan mediante componentes del nombre del pedido, entre otros también mediante el código de producto. Aquí se puede adoptar a elección una red de procesos ya existente del pedido de originales, o en un flujo de trabajo SmartAutomation basado en el código de producto se puede generar una nueva red de procesos.

Puede elegir entre las siguientes opciones:

​•​Mediante SmartAutomation se puede generar una nueva red de procesos cuando se detecta un código de producto.

Cuando en base al nombre de archivo del documento se genera un código de producto no se adopta la red de procesos del pedido de originales, sino mediante SmartAutomation se genera en el nuevo pedido -basado en el código de producto- una nueva red de procesos.

​•​Conservar red de proceso existente

En caso de que se haya parametrado, en el nuevo pedido se genera un código de producto en base al nombre de archivo del documento. En este caso se adopta la red de procesos del pedido de originales.

Lista de selección “Grupo de pedidos para nuevo pedido”

En el modo de servicio “Crear nuevo pedido y tratar en él el documento” se puede determinar el grupo de pedidos del nuevo pedido. Con este parámetro se puede definir si los nuevos pedidos se han de generar en el grupo de pedidos ya existente o en un nuevo grupo de pedidos.

​•​Grupo de pedidos actual

Se utiliza el grupo de pedidos en el que está el pedido con el Hotfolder.

​•​Grupo de pedidos con fecha del día

Para cada uno de los pedidos generados automáticamente con esta secuencia Qualify se genera un nuevo grupo de pedidos con la fecha del día (YYYY-MM-DD). Los pedidos se asignan a este grupo de pedidos.

​•​Grupo de pedidos con nombre

Si selecciona esta opción se podrá usar el campo de entrada adjunto. Con esta opción se crea un nuevo grupo de pedidos con un nombre predefinido. Escriba el nombre en el campo de entrada de la derecha. También se puede especificar una secuencia de grupos de pedidos, p. ej., “Test/Benchmark” genera el grupo de pedidos “Benchmark” dentro del grupo de pedidos “Test”. Los grupos deben estar separados por una barra oblicua /.

Si se generan automáticamente nuevos pedidos, se generará un grupo de pedidos con este nombre, y todos los pedidos generados automáticamente con esta secuencia Qualify se guardarán en este grupo de pedidos.

Nota: Si en el área “Administración> Hotfolder” define un Hotfolder y le asigna una secuencia Qualify en la que está activada y parametrada la opción “Hotfolder”, usted podrá abrir los pedidos generados con este Hotfolder y allí podrá procesar posteriormente la secuencia Qualify. En este caso, en la lista de selección “Grupo de pedidos para nuevo pedido” no estará disponible la opción “Grupo de pedidos actual”. Este comportamiento tiene razones internas y garantiza que los pedidos Hotfolder sean procesados correctamente.

Lista de selección “Si el número de pedido ya existe”

Si en el modo de servicio “Crear nuevo pedido y tratar en él el documento” se ha detectado un número de pedido ya existente, se puede determinar el comportamiento posterior definiendo una regla:

​•​Usar pedido existente:

Los nuevos pedidos creados reciben el número de pedido del pedido inicial, es decir, ellos se asignan al pedido inicial.

​•​Crear y usar pedido con el nuevo número de pedido:

En base al número de pedido averiguado se forma un nuevo número de pedido colocándole un índice. A continuación se crea un nuevo pedido con este número de pedido.

​•​Sustituir pedido existente

El pedido existente es sustituido por el nuevo pedido. Si el pedido ya ha sido reenviado a una máquina de impresión digital, el pedido existente será bloqueado y no podrá ser reemplazado.

​•​Sustituir pedido existente, incluso cuando él aún está activo

El pedido existente es sustituido por el nuevo pedido. Si el pedido ya ha sido reenviado a una máquina de impresión digital, el pedido existente será reemplazado de todas maneras. Esta opción debería activarse después de haber sido considerada muy detenidamente.

​•​Cancelar con error.

Nota: Si en una secuencia Qualify, que es utilizada en un pedido Hotfolder, usted activa la selección “Usar pedido existente” de la lista de selección “Si el número de pedido ya existe”, y si luego con el mecanismo Hotfolder se generan nuevos pedidos utilizando esta secuencia, en los nuevos pedidos generados esta selección habrá sido cambiada a “Crear y usar pedido con el nuevo número de pedido”. Este cambio automático de la funcionalidad tiene razones internas y garantiza que los pedidos Hotfolder sean procesados correctamente.

Reglas de detección para generar nuevos pedidos en base a los nombres de archivos de los documentos PDF

Cuando está activada la opción “Crear nuevo pedido y tratar en él el documento” existe la posibilidad de diseñar los nombres de archivo de los archivos PDF guardados en el Hotfolder, de modo que en base al nombre de archivo se definan uno o varios parámetros de propiedades de los nuevos pedidos generados. Los siguientes parámetros se pueden indicar en el nombre de archivo PDF:

​•​El número de pedido

​•​el nombre del pedido

​•​el número de cliente

​•​el código de producto

​•​la cantidad a ser suministrada

​•​la fecha de vencimiento (AAAAMMDD)

​•​la calidad del soporte de impresión

Usted puede activar estos parámetros para 7 posiciones como máximo en el nombre de archivo.

Para definir cómo se pueden detectar y utilizar estas propiedades en los nombres de archivos PDF se pueden definir reglas de detección. En la práctica usted definirá probablemente una regla de detección y luego pondrá nombre a los archivos PDF afectados.

Ejemplo:

El nombre de archivo es HDCity#HD0021#Brochure.pdf.

Para tomar de aquí p. ej. el número de pedido y el nombre del pedido elija en los ajustes del Hotfolder delante del campo “en posición 2” la entrada “el número de pedido” y delante del campo “en posición 1” elija la entrada “el nombre del pedido”. En cada campo “Hasta carácter de separación” escriba para estos parámetros el carácter “#”. Para todas las demás posiciones elija en la lista de selección la entrada “-”, es decir, estas posiciones no se considerarán.

Si ahora se guarda en el Hotfolder el documento “HDCity#HD0021#Brochure.pdf”, se generará un nuevo pedido que tiene el número de pedido “HD0021” y el nombre de pedido “HDCity”. Si el número de pedido “HD0021” ya estuviera en el sistema, se aplicará automáticamente la regla que está seleccionada en “Si el número de pedido ya existe”, ya que los números de pedidos en el sistema deben ser inequívocos.

Nombre de pedido inexistente / Número de pedido inexistente

Si falta el nombre de pedido y/o el número de pedido, estos parámetros serán generados según los siguientes criterios:

​•​Si falta el nombre de pedido pero existe el número de pedido, el número de pedido se utilizará también como nombre de pedido.

​•​Si falta el número de pedido pero existe el nombre de pedido, el nombre de pedido se utilizará también como número de pedido.

​•​Si falta el nombre de pedido así como el número de pedido, el nombre del archivo PDF -sin extensión de nombre de archivo- se utilizará como nombre de pedido y número de pedido.

Si el nombre de pedido generado de esta manera ya existe, se anexarán índices.

Nota: Tenga en cuenta que los nombres del pedido se pueden modificar, pero los números del pedido no pueden editarse posteriormente.

Carácter de separación

Nota: Los siguientes caracteres no se deben utilizar como caracteres de separación:

Se utilizan caracteres de separación para poder diferenciar cada uno de los parámetros en los nombres de archivo. No obstante no es obligatorio utilizar caracteres de separación. Si p. ej. en el nombre de archivo del ejemplo anterior “HDCity#HD0021#Brochure.pdf” no escribe ningún carácter de separación para los parámetros “el número de pedido” y “el nombre del pedido”, se usará el nombre completo “HDCity#HD0021#Brochure” (nombre de archivo sin extensión) tanto para el número del pedido así como para el nombre del pedido, es decir, el carácter “#” no será interpretado como carácter de separación.

En caso necesario es posible usar diferentes caracteres de separación para diferentes parámetros, o caracteres de separación compuestos de varios caracteres, p. ej. “#@$”. Lo único importante es que en el nombre del archivo los caracteres de separación se escriban en el lugar correcto y con la misma forma.

Parametrización mezclada con o sin caracteres de separación

Usted puede definir una parametrización en la que los parámetros del pedido estén definidos y algunos parámetros individuales estén sin caracteres de separación.

Ejemplo:

El nombre de archivo PDF es:

HD0012#HDCity&Brochure§PR8003=20210214@750.pdf

Parametre las siguientes reglas:

​•​“en posición 1” la selección “el número de pedido”; carácter de separación: #

​•​“en posición 2” la selección “el nombre del pedido”; carácter de separación: sin carácter de separación

​•​“en posición 3” la selección “el código de producto”; carácter de separación: §

​•​“en posición 4” la selección “el número de cliente”; carácter de separación: =

​•​“en posición 5” la selección “la fecha de vencimiento”; carácter de separación: @

​•​“en posición 6” la selección “la cantidad a ser suministrada”; carácter de separación: sin carácter de separación

Con esta regla se evalúa el nombre de archivo de la siguiente manera:

​•​El número de pedido es: “HD0012”

​•​El nombre del pedido es: “HDCity&Brochure”. Como no se ha indicado ningún carácter de separación para el nombre del pedido, el carácter “&” no será detectado como carácter de separación, y para la denominación del nombre del pedido se usarán todos los caracteres ubicados entre el último carácter de separación definido anteriormente (#) y el carácter de separación siguiente (§).

​•​El código de producto es: “HDCity&Brochure”. Aquí se observa lo mismo que en el nombre del pedido: Como el carácter “&” no está definido como carácter de separación, para la denominación del código de producto se usarán todos los caracteres ubicados entre el último carácter de separación definido anteriormente (#) y el carácter de separación siguiente (§).

Por la falta de un carácter de separación, dos parámetros del pedido (en el ejemplo sería el nombre del pedido y el código del pedido) serán denominados con la misma parte del nombre del pedido (en el ejemplo sería “HDCity&Brochure”).

Nota: Si de esta manera se averigua un código de producto ya definido, el nuevo pedido recibe las secuencias que están enlazadas con este código de producto (“Smart Automation”) y no las secuencias del pedido actual.

​•​El número de cliente es: “PR8003”. Si este número de cliente está registrado en la administración de clientes de Prinect Production, automáticamente se asignará el cliente respectivo al pedido.

​•​La fecha e vencimiento es: 14. 02. 2021.

Considere que la fecha de vencimiento debe ser escrita en el nombre del pedido necesariamente en la forma “AAASMMDD”. De no ser así, la fecha no será reconocida.

​•​La cantidad a suministrarse es: 750. No se ha indicado ningún carácter de separación para la cantidad a suministrarse. El punto delante de la extensión del nombre del archivo se reconoce básicamente como carácter de separación.

Opción “Desde la primera letra”

Si esta opción está activada, todos los caracteres -desde el primer carácter del nombre del archivo hasta el siguiente carácter de separación- se utilizarán como denominación de parámetro.

Ejemplo:

El nombre de archivo PDF es:

HDCity#HD0012&Brochure§750.pdf

Parametre las siguientes reglas:

​•​“en posición 1” selección “el nombre del pedido”; “Desde la primera letra”: no activado; carácter de separación: #

​•​“en posición 2” selección “el número de pedido”; “Desde la primera letra”: no activado; carácter de separación: &

​•​“en posición 3” selección “el código de producto”; “Desde la primera letra”: no activado; carácter de separación: §

​•​“en posición 4” selección “la cantidad a ser suministrada”; “Desde la primera letra”: no activado; sin carácter de separación

Con esta regla se evalúa el nombre de archivo de la siguiente manera:

​•​El nombre del pedido es: “HDCity”.

​•​El número de pedido es: “HD0012”

​•​El código de producto es: HDCity#HD0012&Brochure. Todos los caracteres, dese el primero hasta el carácter de separación “§”, se interpretan como código del producto.

​•​La cantidad a suministrarse es: 750.

Opción “Eliminar del nombre de pedido el número de pedido”

Si esta opción está activada, la secuencia de caracteres reconocida como el número de pedido se elimina del nombre de archivo.