Prinectジョブドキュメントには、基本的に2つのやりかたで追加できます。
•"ジョブ"エリアで手動で割り当てる。または、
•ドキュメントを"ホットフォルダ"に保存して、自動的に割り当てる。ホットフォルダとはファイルシステムにあるフォルダで、新しく作成されるドキュメントがチェックされます。該当のドキュメントが検知されると、このホットフォルダが定義されたQualifyシーケンスで自動的に処理されます。
文書を自動的に割り当てる作業手順は、編集する文書が Prinect サーバーのネットワーク環境で現場で作成される場合などに役に立ちます。例えば、作成された文書が適切な Prinect ホットフォルダに直接保存され、Prinect Manager で自動的に編集されるように、DTP アプリケーション内の出力を設定できます。外部で作成された、またはアーカイブされたファイルからのドキュメントを処理したい場合、該当のドキュメントを手動で"ジョブ"エリアで、ジョブに割り当てできます。ファイルシステムでドキュメントを、ホットフォルダに手動で転送することもできます。
注記：ドキュメントを手動で追加する際に要注意：ドキュメントは既に処理された状態になっていなければなりません。また、他のアプリケーションからアクセスされていないように注意してください。
Prinectマネージャーを使用すると、ドキュメント保存によって、このために"ホットフォルダ"として設定されたフォルダ内で自動的に新規印刷ジョブが生成されるように印刷ジョブを設定することが可能です。これには、"新規ジョブを作成し、そこでドキュメントを処理"オプションが有効になっている必要があります（"新規ジョブを作成し、そこでドキュメントを処理"オプションを参照）。各印刷ジョブは、"マスタージョブ"または"ホットフォルダジョブ"として機能し、その後ここから、PDFファイルの保存によって"ホットフォルダ"内で新たに生成される新規ジョブが導き出されます。
このマスタージョブが"通常の"印刷ジョブと混同されて場合によってはうっかり削除されることのないように、コックピットの"管理"領域には"ホットフォルダ"領域があります（ホットフォルダを参照）。このマスタージョブはここで管理され、デフォルトのジョブリストには現れません。これらのジョブには、有効化およびパラメータ化されたホットフォルダオプションを持つ品質シーケンスまたはグループシーケンス(いずれの場合でも品質シーケンス)が割り当てられます。
"ホットフォルダ"オプションをオンにして、このシーケンスが割り当てられた印刷ジョブを開始すると、ホットフォルダとして使用されるフォルダが作成されます。ホットフォルダはデフォルトとして、"PTJobs > Jobs > 顧客フォルダ> ジョブ名> ホットフォルダ > ホットフォルダ名"で、該当のジョブ (> "ジョブ名前")のフォルダに作成されます。"PTJobs"はジョブ関連データの標準保存場所です。通常は Prinect サーバー上にあります。基本的に、"PTJobs"はサブフォルダと共にネットワークで有効になっています。ホットフォルダは、必要に応じてファイルシステムの他の場所に作成したり（入力フィールド"ホットフォルダ"を参照）、外部のホットフォルダ保存場所を使用することもできます（"外部のホットフォルダ保存場所"オプションを参照）。次のファイルタイプはホットフォルダ内で有効なドキュメントタイプとして認識されます：PostScript、PDF、TIFF/IT-P1、EPS各ファイル。
リストボックス"am"
ここでは、作成したホットフォルダ使用して処理するプロセスを選択します。通常、デフォルト設定の"AllHotfolders"を使用できます。Prinectシステム環境に複数のPrinectサーバが存在する場合、ホットフォルダをチェックするサーバを選択できます。
ホットフォルダ名を、ここで定義します。デフォルトの"$Template"はシーケンス名のプレースホルダーです。つまりホットフォルダを作成する際、"PTJobs > Jobs > "顧客フォルダ"> "ジョブ名"> ホットフォルダ> "ホットフォルダ名のパスで、シーケンス名が"ホットフォルダ名"として使われます名前は変更できますが、"PTJobs > Jobs > "顧客フォルダ"> "ジョブ名"> ホットフォルダ"というパスは残ります。
注記：ホットフォルダに例えば"Tom"というような独自の名前を入力して、このQualifyシーケンスを1つのジョブに一度以上使いたい場合、このQualifyシーケンスの1つのホットフォルダだけが有効化されます。その他のホットフォルダについてはエラーメッセージが表示されます。
"ジョブの保存場所"オプション
このオプションを有効化すると、ホットフォルダがいわゆる"ジョブ保存場所"に作成されます。これは、Prinectサーバ上の"PTJobs"フォルダ内にあるジョブデータのパスです。
注記：開いたジョブの"ファイル"パラメータ領域では、各ジョブによって使用されたフォルダすべてが一覧できます（パラメータ領域"ファイル"参照）。
前提条件：このオプションが有効になるには、先に"管理＞設定＞システム"領域で、"外部ホットフォルダ保存場所"を定義しておく必要があります（外部のホットフォルダ場所も参照してください）。"システム"ウィンドウのツリー構造で一番上のエントリ"システム"を選択すると、このオプションがあります(場合によっては"クラスタを非表示"ボタンをクリックする必要があります)。"外部のホットフォルダ場所"エリアの右側にある"検索..."をクリックして、このこのフォルダを選択するか、または新しいフォルダを作成してください。"保存"をクリックして確認します。"外部のホットフォルダ場所"は、Prinectサーバ以外のコンピュータでも定義できます。
このオプションが有効な場合は、"システム"領域で定義された構造"PTJobs"にあるジョブ保管場所の代わりに、新たに作成したホットフォルダのディレクトリとして外部ホットフォルダ保管場所が使用されます。
"処理終了後にドキュメントを削除"オプション
ドキュメントは処理のために、ホットフォルダからターゲットフォルダに移動されます。このパラメータが有効化されている場合、ドキュメントは処理された後で削除されます。削除されない場合、ドキュメントはこのサブフォルダ内に保持されます。
注記："キュー"ワークスペース: "ContentHotfolder"というエンジンが"停止"に設定されていると、その後で新しく設定される印刷ジョブで、ホットフォルダにあるドキュメントがここに集められ、シーケンスには転送されません。
"ContentHotfolder"というエンジンが"開始"に設定されていると、全てのホットフォルダは常に作動し、ジョブは続行されます。
"グループを構成するファイル数の定義"オプション
多数のドキュメントファイルを、Windows Explorerで手動でホットフォルダに転送したい場合(コピーまたは移動)、ファイルは個別に処理されます。その際に、内部通信処理が開始します（JDF ファイルと JMF ファイルの作成など）。これらの処理には比較的時間が掛かります。これを速くするには、1より大きい数を入力して、ファイル転送の際にWindows Explorerで"ブロック"と選択します。そして"グループを構成するファイル数の定義"オプションを使います。ドキュメントが、設定されたサイズでグループごとにまとめられます。グループのファイルは、処理開始の際にプロセスが一度だけ行われます。これで時間を短縮できます。例としてファイルを最大10個ごとにグループ化するように定義すると、14のドキュメントファイルがあるジョブには、グループが2つ作成されます。10個ファイルが含まれるグループと、4個ファイルが含まれるグループです。開始プロシージャは14回のかわりに、2回だけ行われます。
前提条件：希望のファイルをホットフォルダに転送するときに、それらのファイルを一緒に選択する必要があります。
注記：ファイル数が多い大きいサイズのジョブでは、グループ化を使うと速度をかなり向上できます。ファイル毎の正確な編集進捗状況の表示はできなくなります。
このオプションを選択すると、ホットフォルダに置かれるドキュメント(例えばPostScriptまたはPDFファイル)ごとに、新しい印刷ジョブが現在ジョブのコピーとして自動的に作成され、ドキュメントはこの新しいジョブから処理されます。このジョブには、"Qualify"シーケンスが埋め込まれています。これは毎回同じデフォルト値で処理するのにサンプルジョブを使用することができる定期刊行物などの場合に使用価値があります。デフォルトとして新しいジョブには、"新規ジョブ内にホットフォルダを維持"オプションが有効化されるだけではなく、新しいホットフォルダも作成されます。そのため、オプション"グループ化するファイルの 最大数"は操作できなくなります。
注記：このようにして新たに作成されたジョブは、現在のジョブのシーケンスを維持しています。例外：製品コードがファイル名からわかる場合（PDFドキュメントのファイル名からの新規ジョブ作成に対する認識規則を参照）、新規ジョブは、この製品コードとリンクされているシーケンスを維持し（"Smart Automation"）、現在のジョブのシーケンスは維持しません。
前提条件："新規ジョブを作成し、そこでドキュメントを処理"オプションが有効になっている場合のみ、このオプションが使用可能になります。
"新規ジョブ内にホットフォルダを維持"オプション
ジョブがコピーテンプレートとして適用されるので、ホットフォルダが新しいジョブにも適用されるか、このオプションで指定できます。この場合全てのジョブに、新しいホットフォルダが作成されるということではありません。現在のジョブ名が例えば"Brochure ABC"で、そしてホットフォルダ名としてデフォルトの"$Template"が使用された場合、ホットフォルダ名は"Brochure ABC"となります。新しくコピーされたジョブにもこのホットフォルダが使われますが、このジョブには"新規ジョブ内にホットフォルダを維持"オプションが無効化されています。
SmartAutomationでのプロセスネットワークの保持または新規作成選択リスト
ホットフォルダメカニズムで、プロパティがジョブ名の構成要素（製品コードなど）を介して制御される新規ジョブが自動で作成されます。このとき、既存のプロセスネットワークをテンプレートジョブから適用するか、またはSmartAtomationワークフローで製品コードに基づき新規プロセスネットワークを作成するかを選択できます。
次のオプションから選ぶことができます:
•製品コードが検出されると、SmartAutomationを介して、新規プロセスネットワークが作成されます。
ドキュメントのファイル名から、製品コードが生成される場合、テンプレートジョブのプロセスネットワークが適用されず、製品コードに基づき新規ジョブのSmartAutomationを介して新規プロセスネットワークが作成されます。
•既存のプロセスネットワークを保持
パラメータ化されると、新規ジョブでドキュメントのファイル名から製品コードが作成されます。この時、テンプレートジョブのプロセスネットワークが適用されます。
選択リスト"新規ジョブ用ジョブグループ"
運転モード"新しいジョブを作成し、そこで文書を編集する"で、新しいジョブのジョブグループを定義できます。このパラメータを使って、新しいジョブを既存のジョブグループで作成するか、または、新しいジョブグループで作成するかを設定します。
•現在のジョブグループ
ホットフォルダのあるジョブがあるジョブグループを使用します。
•日付付きジョブグループ
この Qualify シーケンスで自動的に作成されたすべてのジョブでは、日付（YYYY-MM-DD）のある新しいジョブグループが作成されます。ジョブはこのジョブグループに割り当てられます。
•名前付きジョブグループ
このオプションを選択すると、横にある入力フィールドが操作可能になります。このオプションを使って、プリセットされた名前で新しいジョブグループを作成します。右にあるフィールドに名前を入力します。ここで、ジョブグループの順番を入力することもできます。例えば、"テスト/ベンチマーク"、ジョブグループ"テスト"内のジョブグループ"ベンチマーク"などを作成します。グループはスラッシュ / で分離しなければなりません。
自動的に新しいジョブが作成される場合は、この名前のあるジョブグループが作成されて、この Qualify シーケンスで自動的に作成されたすべてのジョブがこのジョブグループに保存されます。
運転モード"新しいジョブを作成し、そこで文書を編集する"で、既存のジョブ番号が識別された場合は、その他の挙動は規則を設定して決定できます:
•既存のジョブを使用する:
新たに作成されたジョブには元のジョブのジョブ番号が付きます。つまり、新たに作成されたジョブは元のジョブに割り当てられます。
•ジョブを新しいジョブ番号で保存して使用する:
索引の添付資料を使って、識別されたジョブ番号から新しいジョブ番号を作成します。最後に、新しいジョブがこのジョブ番号で作成されます。
•既存のジョブを置き換える
既存のジョブは新ジョブに置き換えられます。ジョブがすでにデジタル印刷機に転送されている場合は、既存のジョブはブロックされていて置き換えることができません。
•既存のジョブを、まだ有効であれば置き換える
既存のジョブは新ジョブに置き換えられます。ジョブがすでにデジタル印刷機に転送されていても、既存のジョブは置き換えられます。このオプションを有効にする場合はよく注意してください。
•エラーでキャンセル。