Option "Nachrichtenübermittlung"

Mit dieser Option aktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigung zur Kontrolle und Abnahme von Proof-Ausgaben. Ist ein Proof zur Abnahme bereit, werden Benachrichtigungs-E-Mails an ausgewählte Empfänger versandt. Hier konfigurieren Sie den Benachrichtigungstext, die Empfänger der E-Mails und die Empfänger der Antwort-E-Mails.

Hinweis: Für weitere Informationen zum Konfigurieren des E-Mail-Mechanismus und zum Definieren der HTML-E-Mail-Texte mit Hilfe von Text-Bausteinen siehe Konzept der E-Mail-Parametrierung.

Feld "Benachrichtigungstext"

In diesem Feld können Sie den Pfad einer Text-Datei (.txt) oder HTML-Datei (.html) eintragen, der als Anschreiben für die E-Mail genutzt werden soll. Über "Durchsuchen" können Sie eine Text-Datei (MessageText) auswählen. Die Text-Dateien sind im Ordner "PTConfig\SysConfig\Resources\MessageTextFiles" abgelegt. Sie können eine der vordefinierten Textdateien laden und unverändert übernehmen, eine Vorlage mit einem Text-Editor modifizieren und unter einem anderen Namen abspeichern, oder einen eigenen Text erstellen.

Feld "Betreff"

In diesem Feld wird die Betreff-Zeile der Benachrichtigungs-E-Mail definiert. Sie können einen beliebigen Text eintragen.

Voreingestellt sind Variablen, deren Inhalte mit Informationen aus dem jeweils bearbeiteten Auftrag gefüllt werden: der Name des Proof-Dokuments, der Name des Druckauftrags, die Job-ID, der Mail-Index.

Felder "Rückmeldefrist bis....... Tage/Stunden ... vor dem Fälligkeitstermin"

Tragen Sie hier den Zeitpunkt ein, bis zu dem Sie eine Antwort vom Empfänger erwarten. Das eingetragene Zeit-Intervall wird vom Fälligkeitstermin rückwärts gerechnet. Die eingetragene Rückmeldefrist wird dem Empfänger in der E-Mail übermittelt.

Option "Erinnerungsnachricht senden"

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird eine Erinnerungsmail an den Empfänger verschickt.

Tragen Sie hier den Zeitpunkt ein, an dem die Erinnerungsmail geschickt werden soll. Das eingetragene Zeitintervall wird vom Fälligkeitstermin rückwärts gerechnet.

Feld "Erinnerungstext"

In diesem Feld können Sie den Pfad einer Textdatei (.txt) eintragen, der als Erinnerungstext genutzt werden soll. Über "Durchsuchen" können Sie eine Textdatei (ReminderText) auswählen. Die Textdateien sind im Ordner "PTConfig\SysConfig\Resources\MessageTextFiles" abgelegt. Sie können eine der vordefinierten Textdateien laden und unverändert übernehmen, eine Vorlage mit einem Text-Editor modifizieren und unter einem anderen Namen abspeichern, oder einen eigenen Text erstellen.

Bereich "Nachricht senden an"

In diesem Bereich geben Sie die Ziel-Adresse der Proof-E-Mails an.

​1.​Wenn Sie auf "Neu" klicken, wird ein neues Eingabefeld geöffnet, in das Sie eine E-Mail-Adresse für den Empfänger der Proof-Mail eintragen können.

​2.​Durch weiteres Klicken auf "Neu" wird jeweils ein neuer Eintrag für eine E-Mail-Adresse erzeugt.

​3.​Mit "Löschen" können Sie einen markierten Eintrag wieder entfernen.

Option "Kunden-Personen der Kontaktart ’Abnahme’"

Voraussetzung: In der Prinect Production-Kundenverwaltung muss für die Kunden, die Proof-Benachrichtigungen erhalten sollen, mindestens ein Ansprechpartner mit der Kontaktart "Abnahme" definiert sein. Siehe auch Portal Services in der Kundenverwaltung.

Video-Tutorial: Informationen zur Definition von Kontaktarten in der Kundenverwaltung erhalten Sie in einem Informations-Video:
Prinect Cockpit Kundenverwaltung.

Ist die E-Mail-Adresse des Adressaten bereits in der Kundenverwaltung des Cockpits vorhanden und ist für den Kunden die Kontaktart "Abnahme" konfiguriert, können Sie die Option "Kunden-Personen der Kontaktart 'Abnahme'" aktivieren. Dann werden E-Mails mit allen abzunehmenden Dokumenten an alle "Abnahme"-Ansprechpartner der Kunden, denen jeweils die bearbeiteten Aufträge zugeordnet sind, versandt.

Die E-Mail-Adressen der jeweiligen Ansprechpartner beim Kunden werden automatisch aus der Kundenverwaltung übertnommen, während die Sequenz bearbeitet wird.

Hinweis: Wenn kein Kunden-Ansprechpartner mit der Kontaktart "Abnahme" und zugehöriger E-Mail-Adresse für den jeweiligen Kunden definiert ist und wenn Sie auch keinen individuellen E-Mail-Adressaten mit "Neu" definieren, funktioniert das automatische Verschicken von Proof-E-Mails nicht.

Option "Kunden-Personen der Kontaktart "Rezensent"

Voraussetzung: In der Prinect Production-Kundenverwaltung muss für die Kunden, die Proof-Benachrichtigungen erhalten sollen, mindestens ein Ansprechpartner mit der Kontaktart "Rezensent" definiert sein. Siehe auch Portal Services in der Kundenverwaltung.

Ist die E-Mail-Adresse des Adressaten bereits in der Kundenverwaltung des Cockpits vorhanden und ist für den Kunden die Kontaktart "Rezensent" konfiguriert, können Sie die Option "Kunden-Personen der Kontaktart 'Rezensent'" aktivieren. Dann werden E-Mails mit allen abzunehmenden Dokumenten an alle "Rezensent"-Ansprechpartner der Kunden, denen jeweils die bearbeiteten Aufträge zugeordnet sind, versandt.

Die E-Mail-Adressen der jeweiligen Ansprechpartner beim Kunden werden automatisch aus der Kundenverwaltung übernommen, während die Sequenz bearbeitet wird.

Hinweis: Wenn kein Kunden-Ansprechpartner mit der Kontaktart "Rezensent" und zugehöriger E-Mail-Adresse für den jeweiligen Kunden definiert ist und wenn Sie auch keinen individuellen E-Mail-Adressaten mit "Neu" definieren, funktioniert das automatische Verschicken von Proof-E-Mails nicht.

Bereich "Rückantwort an"

​1.​Wenn Sie auf "Neu" klicken, wird ein neues Eingabefeld geöffnet, in das Sie eine E-Mail-Adresse für den Empfänger der Rückantwort-Mail eintragen können.

​2.​Durch weiteres Klicken auf "Neu" wird jeweils ein neuer Eintrag für eine E-Mail-Adresse angelegt.

​3.​Mit "Löschen" können Sie einen markierten Eintrag wieder entfernen.