このワークフローの特性:
•ジョブデータは、PDF データでできています。
•各PDFページは、個別に承認されます。
•最低限、次の 2 つのシーケンスが必要です:
•［Qualify］
•［SendAssembledPDF］
作業手順"ドキュメントを結合" > 最大ファイルサイズでパラメータ化する
［ファイル毎の最大サイズ］テキストボックスと、その横の［最大サイズを超えた場合］オプションが (最初のカラムの) 下から 2 行目にあります。この機能により、指定したファイルサイズを超えた場合にファイルが分割されます。
標準的な承認で作業する場合、ファイルはEメールとして添付されるため、最大ファイルサイズを指定することを推奨します。
Portal Services での作業では、これはあまり意味がありません。ファイルの分割は、非常に大きなファイルに対して以外は望ましくありません。ファイルの分割により、承認工程が複雑になります。
上記の理由により、リストボックスをクリックして、この機能を無効にします。
PDF ページを承認するには、顧客は Acrobat で PDF ファイルを開き、最終ページに添付されている承認フォームを見つける必要があります。
1.承認を行うために、この作業手順で承認フォームを選択してください。
下部に、デフォルトの PDF ファイルのある"承認フォーム"入力フィールドが表示されています。［参照］をクリックすると、別のデフォルトテキストファイルを選択できるダイアログが開きます。
"AbnahmeFormular.pdf"：ドイツ語テキスト
"AcceptanceForm.pdf"：英語テキスト
"AcceptanceForm_ja.pdf"：日本語テキスト
これらの 3 ヶ国語で、パスワードによる承認用チェックシートがあります。このフォームには［ログイン］テキストが含まれており、承認時にはユーザー名とパスワードの入力が必要になります。これらのフォームは編集することもできますし、ユーザー独自のファイルを作成することもできます。これらのファイルはプリネクトプロダクションのバージョンに依存するので、異なるバージョンでは使用できないこともあることに注意してください。
1.このステップを選択してください。それで、Portal Services での作業が有効になります。
承認手順に対して E メールのパラメータを設定します。顧客は、承認待ちであることを通知する E メールを受信します。顧客が承認すると、印刷会社に E メールが届きます。
1.［メッセージテキスト］: 顧客の承認待ちであることを顧客に通知するために、このメッセージテキストが E メールで送信されます。
メッセージテキストとして適切なテキストファイルが選択されていることを確認します。［参照］をクリックすると、様々なデフォルトのテキストファイルまたはHTMLファイルを選択できるダイアログが開きます：
「MessageText_de.txt」：ドイツ語テキスト
"MessageText_en.txt"：英語テキスト
"ProofMessage_Automatic_International.html"：正しい言語が自動的に選択されます。
（これらのファイルを変更したり、独自のファイルを作成することも可能です）。
2.［件名］：ここで、顧客宛てEメールの件名欄を設定します。任意のテキストを入力し、以下の変数を編集できます：
%HdmProofDocName%: ドキュメント名
%HdmPrJobName%: ジョブ名
%HdmPrJobId%: ジョブ番号
%HdmCustomerName%: 顧客名（会社名または組織名、連絡タイプまたは担当者ではない）
%HdmMailIndex%: 分割した PDF-Proofs での件名の行内のインデックス（Portal Servicesでは意味がありません）
%HdmPartVersion%: Eメールを分割する必要がある場合の、Eメール名。
注記：使用するEメールシステムによっては、件名欄の文字数や文字種が限られる場合があります。件名欄の文字数が80字以内に限られ、特殊文字およびウムラウトを使用できなくても、すべてのEメールシステムで問題なくメールを送受信できるはずです。
3.［最終期限］: 最終期限カラムには、承認の締め切り日時が表示されます。
4.［催促状を送る］: 設定された最終期限 (［最終期限］カラム参照) までに承認が得られない場合には、［最終テキスト］機能で適切なメッセージを選び、顧客に延滞通知メールを送信することができます。
5.［メッセージを送る］: このセクションには、通知メールを送信する E メールアドレスが表示されます。追加のEメールアドレスを指定するには、［新規］をクリックします。
6.［応答］: 承認時に通知を送る必要のある内部ユーザー (担当者) の E メールアドレスを入力します。担当者に自動的に連絡が行く場合には、このフィールドに記入する必要はありません。さらに E メールを入力するために、"新規"をクリックしてください。（CSR に、常に自動的に通知が行くというデフォルトは、"管理" > "Portal Services" > "担当者"領域 > "担当者がすべての E メールのコピーを入手"オプションにあります。）
顧客によって承認されたページは、次に印刷会社の承認を得なければなりません。生産の承認は手動または自動で行うことができます。このステップでは、顧客の承認に従って自動的に生産承認が得られるように設定することもできます。これを行うには、［生産承認は自動的に顧客承認に従う］のオプションをオンにします。ジョブは、顧客の承認後、自動的に続行されます。
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