All’interfaccia utente nella gestione dei clienti (Amministrazione > Impostazioni > Clienti)
Tabella dei clienti > Colonna «Remote Access»
Colonna «Remote Access»: Dalle voci «Sì» o «No» comprendete se il cliente è stato impostato per Portal Services. La voce «Agenzia» indica che questo cliente funge inoltre da agenzia.
Pulsante «Nuovo» al di sotto della tabella dei clienti => finestra di dialogo «Crea un cliente» (Creare nuovi clienti)
•«Remote Access»: Attivate questa opzione solo se deve essere impostato il cliente per Portal Services.
•«Quota»: Qui potete definire la dimensione massima dell’area di scambio dei dati, a disposizione del cliente sul server Portal.
Un gruppo di diritti clienti per ogni nuovo cliente creato
Se al momento della creazione di un nuovo cliente avete attivato l’opzione «Remote Access» (vedi sopra), per questo cliente viene automaticamente creato un gruppo di diritti. Il nome del gruppo di diritti è costituito dai seguenti elementi che potete parametrizzare in maniera limitata in «Amministrazione > Impostazioni > Preimpostazioni > Diritti d’accesso».
•Elemento 1: Stringa di caratteri, p.es. «X»
•Elemento 2: «Numero cliente» o «Nome cliente»
•Elemento 3: «Numero cliente, Nome cliente, Nome breve cliente» o nessuna voce. Se qui non selezionate alcuna voce, l’elemento 3 viene soppresso.
Se avete impostato un elemento 3, gli elementi 2 e 3 sono separati da un trattino.
Pertanto, il nome di un gruppo di diritti cliente può essere composto p.es. come di seguito indicato:
«XNumero cliente-Nome cliente»
Con il numero cliente «12345» e il nome cliente «Heidelberg», il gruppo di diritti cliente sarà quindi
X12345-Heidelberg.
Quando chiudete la finestra di dialogo «Crea un cliente», si apre automaticamente la finestra di dialogo «Diritti d’accesso». Qui potete assegnare diritti d’accesso al gruppo di diritti. Potete modificare nuovamente questa assegnazione in qualsiasi momento successivo (vedi Menu contestuale Clienti > «Diritti d’accesso» (cliente nella tabella dei clienti > tasto destro del mouse)). Dopo ciò si apre automaticamente la finestra di dialogo per l’assegnazione dell’interlocutore; vedi Menu contestuale Cliente > «Assegna agente commerciale...» (Cliente nella tabella dei clienti > tasto destro del mouse).
Il nuovo gruppo di diritti viene visualizzato immediatamente nella gestione degli utenti («Amministrazione > Impostazioni > Utente» > Gruppi»).
Ogni utente esterno che create per questo cliente è sempre automaticamente membro di questo gruppo di diritti cliente; ciò significa che ha gli stessi diritti del cliente.
Se non tutti gli utenti del cliente dovessero avere gli stessi diritti, si raccomanda la seguente procedura: Attribuire al gruppo di diritti cliente un set minimo di diritti. Create quindi un proprio gruppo di diritti al quale attribuirete ulteriori diritti. Assegnate a questo gruppo di diritti tutti gli utenti che devono avere diritti estesi. Un utente riceve tutti i diritti di tutti i gruppi di diritti nei quali si trova.
Pulsante «Cancella» al di sotto della tabella dei clienti => finestra di dialogo «Cancella immissione cliente» (Cancellare i clienti)
Può verificarsi questo caso: Cancellate un cliente con il numero cliente «12345». Se poi create un nuovo cliente con lo stesso numero cliente («12345»), questo nuovo cliente ha gli stessi diritti d’accesso su tutti gli ordini che aveva il cliente cancellato in precedenza.
Al posto di cancellare un cliente (e quindi anche tutti gli account utente degli utenti esterni), potete disattivare tutti gli utenti esterni. A questo riguardo fate clic su «Disattiva» nell’interrogazione o su «Disattiva tutto» nella selezione multipla cliente.
Menu contestuale Cliente > «Assegna agente commerciale...» (Cliente nella tabella dei clienti > tasto destro del mouse)
In determinate circostanze, per un cliente è gradito avere un collaboratore interno come agente commerciale. Il gruppo di diritti «CustomerSalesRepresentatives» contiene tutti gli utenti interni che sono potenzialmente disponibili come agenti commerciali per il cliente.
Con «Assegna agente commerciale» , ad un cliente potete assegnare un utente interno come agente commerciale. Si apre la finestra di dialogo «Assegna agente commerciale».
Sul lato sinistro visualizzate tutti i membri del gruppo di diritti «CustomerSalesRepresentatives». Selezionate uno o più dei potenziali agenti commerciali che desiderate assegnare al vostro cliente. Fate clic su «Aggiungi» e confermate con «OK».
Potete selezionare anche più clienti ed effettuare o annullare un’assegnazione. Quindi è possibile rappresentare gli utenti interni assegnati (lato destro della finestra di dialogo «Assegna agente commerciale») come di seguito riportato:
•Carattere standard: Gli utenti interni in carattere standard sono assegnati a tutti i clienti selezionati.
•Carattere corsivo: Gli utenti interni in carattere corsivo sono assegnati almeno a uno ma non a tutti i clienti selezionati.
Avendo assegnato al vostro cliente un utente interno dal gruppo di diritti «CustomerSalesRepresentatives», è accaduto quanto segue: Questo utente interno diventa automaticamente membro di tutti i gruppi di diritti che sono specifici per Portal Services, quindi del gruppo di diritti cliente scelto e dei gruppi «RemoteAdministrators» e «RemoteUsers».
Se annullate nuovamente l’assegnazione dell’utente interno per il cliente, viene comunque mantenuta la sua appartenenza in qualità di membro in tutti i gruppi di diritti per Portal Services. Se non lo desiderate, dovete eliminare manualmente l’utente da questi gruppi di diritti nella gestione degli utenti.
Menu contestuale Clienti > «Diritti d’accesso» (cliente nella tabella dei clienti > tasto destro del mouse)
Qui potete modificare i diritti d’accesso che avete assegnato al cliente (il gruppo di diritti cliente). Fate attenzione che, come preimpostazione, tutti gli utenti esterni sono membri del gruppo di diritti cliente e ricevono qui automaticamente questi diritti d’accesso.
Menu contestuale Cliente > «Proprietà» (Cliente nella tabella dei clienti > tasto destro del mouse)
•«Remote Access»: Qui comandate se il cliente può o non può lavorare con Portal Services. Se ripristinate un’opzione che era stata attivata, il gruppo di diritti cliente e tutti gli utenti esterni contenuti vengono cancellati. A questo proposito ricevete un’interrogazione.
•«Quota»: Qui potete definire la dimensione massima dell’area di scambio dei dati, a disposizione del cliente sul server Portal.
•«Agenzia»: Qui definite se, in linea di principio, il cliente può fungere da agenzia. Se questa opzione viene attivata, questo cliente è presente in tutte le liste a discesa con agenzie. Queste liste a discesa sono disponibili nei seguenti punti:
·Quando si crea un ordine, se desiderate assegnare al cliente (e all’ordine) un’agenzia (vedi anche Specifico dell’ordine: Selezione dell’agenzia al momento della creazione dell’ordine ).
·Se desiderate assegnare a un cliente un’agenzia standard preimpostata (vedi il seguente punto)
•«Agenzia standard»: Se non è stata preimpostata alcuna agenzia, viene visualizzato «Nessuna agenzia specificata».
•«Seleziona»: Qui potete selezionare un’agenzia che deve essere sempre assegnata come preimpostazione al cliente (e all’ordine) quando si crea un ordine (vedi anche Specifico dell’ordine: Selezione dell’agenzia al momento della creazione dell’ordine ).
Nella finestra di dialogo che si apre «Seleziona agenzia», visualizzate tutti i clienti che possono potenzialmente fungere da agenzie. Potete ricercare la vostra agenzia in base al nome cliente, al numero cliente o al nome breve del cliente.
Pulsante «Nuovo» accanto alla «Lista contatti» => finestra di dialogo «Crea un interlocutore» (Crea una nuova persona di un determinato tipo di contatto)
•Area «Utente»
In quest’area «Utente» vengono creati gli utenti esterni che sono necessari per lavorare con Portal Services. (Creare utenti esterni è possibile solo in questo punto e non nella gestione degli utenti.)
L’account utente deve sempre essere collegato a una persona reale. Ciò significa che quest’area è editabile solo se prima avete definito una persona per il tipo di contatto (vedi sopra).
L’utente nuovo creato è visibile da subito nella gestione degli utenti (Amministrazione > Impostazioni > Utente; l’opzione «Esterno» deve essere selezionata).
·«Utente esterno»: Se attivate questa opzione, viene creato un utente esterno. Questo utente è automaticamente membro del gruppo di diritti del cliente. Ciò significa che ha gli stessi diritti del cliente. (Vedi anche il pulsante Nuovo > finestra di dialogo «Crea un cliente»)
·«Nome utente»: Nome utente dell’utente esterno.
·«Password»: Password dell’utente esterno. La password deve avere almeno 6 caratteri. Dovete immettere ancora una volta la nuova password accanto a «Conferma».
·«Amministratore esterno»: Se attivate questa opzione, l’utente esterno diventa membro del gruppo di diritti «RemoteAdministrators» (oltre al gruppo di diritti cliente). Ciò significa che ha tutti i diritti di entrambi i gruppi.
Area «Remote Access»
«Informazione agenzia»: Selezionate un cliente nella tabella dei clienti. Se il cliente è un’agenzia, qui potete far visualizzare per quali altri clienti funge da agenzia il cliente selezionato. Vedi anche Agenzie.