Administração - Tarefas planejadas
Na área "Tarefas planejadas" se pode programar determinadas tarefas para as encomendas de impressão. As tarefas planejadas são indicadas em uma tabela.
Condição básica: Para criar, mudar ou apagar tarefas planejadas você precisa de direitos de administrador. Se você não tiver direitos de administrador, a área "Tarefas planejadas" não estará visível.
Indicação: Se usar a "Função "Backup" (criar backups programados do sistema Prinect), certifique-se de que a execução de tarefas planejadas não se sobreponham no tempo, com a criação do backup.
As entradas mostradas nas colunas indicam os ajustes que foram estabelecidas aquando da definição das tarefas na janela "Novas tarefas planejadas".
Nome
Aqui é indicado o respectivo nome da tarefa planejada.
Tipo
É aqui indicado o tipo de tarefas. Cada tipo de tarefa é caracterizado com um símbolo próprio.
Status
É aqui indicado o estado atual da respectiva tarefa planejada (ativo / inativo).
Próxima execução
Aqui é indicado quando é executada a próxima tarefa planejada. Quando uma tarefa já está terminada (estado "Terminado"), porque não há mais outras execuções planejadas, não é indicada uma entrada na coluna "Próxima execução". Quando uma tarefa está atualmente desativada (estado "Inativo"), a próxima execução planejada é indicada em fonte cinza, porque de acordo com a situação atual ela não será executada.
Última execução
Aqui é indicado quando a tarefa planejada foi executada pela última vez. Além do registro de hora da última execução é indicada também a quantidade de encomendas, afetadas por esta execução. Se, por exemplo, uma tarefa planejada do tipo "Parar encomendas" estiver atrás do do carimbo de tempo da última execução "(3)", a última execução interrompeu três encomendas porque elas atendiam aos critérios de filtro naquele momento.
Criado por
Aqui é indicado o usuário que criou a respectiva tarefa.
Criado em
Aqui são indicados data e horário da criação da tarefa planejada.
Alterado por
Se uma tarefa foi alterada posteriormente, o usuário que fez a última alteração é exibido aqui.
Alterado em
Aqui, são exibidas a data e a hora da última alteração da tarefa planejada.
Comentário
Aqui é exibido um comentário, se inserido.
Indicação: Você pode utilizar a função de agrupamento nesta lista (veja Vista estruturada). Isso pode, no caso de muitos entradas de lista, melhorar o quadro sinótico. Além disso, as tarefas planejadas podem ser classificadas em diferentes colunas, de modo crescente ou decrescente, clicando no respectivo título da tabela. Você pode adaptar a seleção das colunas indicadas em forma de esquema de colunas (veja também Definir um esquema de colunas individual ).
Função procurar
Você pode procurar por determinados termos na lista de tarefas, entrando o termo de busca no campo "Buscar". A lista é filtrada já durante a entrada. Termos de busca podem ser qualquer termo em uma coluna da lista de tarefas, p.ex. parte de um nome ou quem criou. Se você apagar o conteúdo do campo "Buscar" (clicando na cruz) é novamente indicada a lista não filtrada.
Botão abaixo da lista de tarefas
Botão "Novo"
Se clicar no botão "Novo", se abre a janela "Criar tarefas planejadas" (veja Criar uma tarefa planejada).
Botão "Abrir"
Clique no botão "Abrir" para abrir a janela "Criar Tarefa planejada" para a tarefa planejada selecionada. Agora você pode realizar alterações.
Botão "Apagar"
Se clicar no botão "Apagar" apaga uma tarefa anteriormente ativa. A seleção múltipla não é possível.
Menu de contexto na lista de encomendas
Adicionalmente às funções "Novo", "Abrir" e "Apagar" você pode abrir outros comandos no menu de contexto:
Duplicar
A tarefa selecionada é duplicada com todas as opções parametradas com o adendo de nome "Cópia" (e eventualmente com número contínuo). Em seguida ela pode ser aberta e processada com o assistente. Neste contexto também é possível alterar o nome.
Ativar
Uma tarefa inativa é ativada. Assim as ações definidas são executadas em conformidade com os ajustes de tempo.
Desativar
Uma tarefa ativa é colocada no estado "Inativo". Neste estado nenhuma das ações definidas é executada.
Executar agora
As ações definidas na tarefa são executadas independente das instruções de tempo ajustadas. Isto também é possível para tarefas, que estão no estado "Inativo" ou "Terminado".
Indicação: Você também pode chamar as funções "Novo > Criar Tarefa planejada" e "Abrir" no menu principal "Arquivo". Você também pode chamar as funções "Apagar" e "Duplicar" no menu principal "Editar". Você também pode usar as combinações de teclas "Tecla de comando + N" (Novo), "Tecla de comando + O" (Abrir), "Tecla de comando + Entf" (Apagar). Veja também Abreviaturas de teclado e combinações de teclas
Depois de clicar no botão "Novo" ou de abrir o comando de menu de contexto "Novo", é aberto diálogo "Criar tarefa planejada". Este diálogo representa um assistente, que conduz passo a passo pelo processo de criação.
Indicação: No assistente você pode a qualquer momento comutar entre os passos individuais, clicando no símbolo do respectivo passo. Com "Continuar" e "Retroceder" você chega ao próximo passo ou ao passo anterior. Se você finalizar o assistente com "Completar", sem ter passado pelo assistente por completo, os passos que faltam são configurados sem parâmetros, ou ainda, com os parâmetros pré-configurados.
Indicação: Para uma vista geral melhor, recomenda-se aumentar a janela "Criar tarefa planejada" com "Puxar" em um canto ou um rebordo até que todos os conteúdos sejam representados de modo simples.
São executados os seguintes passos:
Etapa 1: Definir tipo de tarefa
Selecione aqui que função a nova tarefa planejada executará.
Condição básica: O tipo e a quantidade de tipos de tarefas depende da configuração do Prinect Manager e das opções licenciadas. Portanto, os tipos de tarefas "Arquivar encomendas" e "Esvaziar lixeira" não estão disponíveis em constelações individuais. Todos os outros tipos de tarefas estão sempre disponíveis.
Você pode escolher um tipo entre os seguintes tipos de tarefas.
•Marcar as tarefas como "Terminadas
•Limpar trabalhos reutilizáveis
Você seleciona o tipo de tarefa clicando no respectivo símbolo.
Condição básica: Tem de estar disponível uma sequência pré-paramentrada do tipo "Arquivo".
Através dessa função você pode arquivar automaticamente encomendas selecionadas com uma sequência de arquivamento.
Selecione sob "Nome da sequência", clicando em "Selecionar", a sequência de arquivos que deve ser utilizada para arquivamento automático.
Esta função permite que as encomendas sejam automaticamente paradas quando cumprirem os parâmetros de seleção.
Marcar as tarefas como "Terminadas
Se você ativar esta opção, as encomendas são respectivamente marcadas na lista de encomendas.
Com esta função,as encomendas são automaticamente colocadas no cesto de lixo, assim que os parâmetros de seleção sejam cumpridos (apagar nível preliminar).
Esse recurso apagará permanentemente as encomendas que estiverem na lixeira, se as condições selecionadas forem atendidas.
Indicação: Esta opção não está à disposição para todas as versões do Prinect Manager, que tem uma parte Prepress (Integration Manager, Prepress Manager), porque, por motivos de segurança, o apagar automático, definitivo de encomendas Prepress complexas só pode ser executado com a monitoração de um operador.
Opção "Antes de apagar encomendas, remover arquivo"
Se esta opção estiver ativa, as encomendas selecionadas no passo seguinte são removidas do arquivo, quando a opção Archiver está disponível e quando as encomendas a serem apagadas foram arquivadas.
Limpar trabalhos reutilizáveis
Depois de ativar este tipo de tarefa (marcar o símbolo), você pode operar o campo "Dados da encomenda mais antigos que". Aqui você definir quantos dias um objetivo de reutilização deve ter, até que os respectivos dados seja apagados.
Com esta tarefa todos os dados das encomendas selecionadas "Dados de encomenda mais velhos do que" (p.ex. documentos, páginas, listas de páginas, layouts, protocolos de históricos, etc.) são apagados de modo irrecuperável, depois de decorrida a data entrada. Aqui só são consideradas as encomendas do tipo "Reutilização".
Etapa 2: Selecionar encomendas
Esta vista representa uma lista de encomendas filtrada, na qual são indicadas todas as encomendas, que correspondem aos critérios de filtragem. Na área esquerda da janela você ajusta os filtros (com diferentes critérios). Você pode ativar e desativar cada filtro de modo individual. Se vários filtros estiverem ativados, só serão selecionadas as encomendas às quais se aplicam todos os critérios de filtragem.
Indicação: A lista de encomendas indicada representa um quadro momentâneo das encomendas, que correspondem aos critérios de seleção. Quando da execução da respectiva tarefa, pode haver uma outras seleção, p.ex. porque algumas encomendas foram processadas por uma outra tarefa planejada ou manualmente até o momento da tarefa planejada.
Regras de filtragem
Clicando no sinal de mais, abre-se o diálogo "Adicionar regra de filtro". Aqui você pode entrar critérios para a filtragem da lista de encomendas. Esta filtragem corresponde à filtragem na lista de encomendas, na área "Encomendas" (veja Filtragem e cesto de lixo).
Data de alteração
A regra de filtragem "Data de alteração" é usada como a primeira regra de filtragem para cada tarefa recém-planejada, se estiver ativada. Com esta opção são indicadas todas as encomendas, que são mais velhas que a data de alteração entrada, ou seja, cuja última alteração ocorreu antes da data entrada.
Regras de filtragem de exclusão
Com as regras de filtragem de exclusão, as tarefas às quais essas regras de filtragem se aplicam são excluídas da seleção; ou seja, se as encomendas selecionadas com base nos critérios de seleção definidos na parte superior também atenderem às regras de filtragem de exclusão, elas não serão incluídas na seleção. Se, por exemplo for criada na área superior "Nome da encomenda contém HE", a regra de filtragem "Nome da encomenda contém HEIDE", as encomendas que, por exemplo, contém "HENKEL" no nome da encomenda, são aceitas na lista de seleção, no entanto, as encomendas que contém "HEIDELBERG" não são aceitas na lista de seleção.
Se for definida mais de uma regra de filtragem de exclusão, você deverá definir o efeito das combinações de filtro.
Selecione em "Encomendas não são consideradas na execução da tarefa, se se aplicarem os seguintes critérios de exclusão:"
•"Aplicam-se todos" ou
•"Aplica-se, no mínimo, um"..
Se a primeira opção estiver ativada (ajuste preliminar), só serão excluídas as encomendas que atenderem, ao mesmo tempo, a todos os critérios de exclusão.
Se a segunda opção estiver ativada, todas as encomendas serão excluídas, às quais se aplica pelo menos um critério de exclusão. Nesse caso, o número de encomendas excluídas é geralmente maior do que quando a primeira opção está ativada ou vice-versa: o número de encomendas restantes é geralmente menor do que quando a primeira opção está ativada.
Exemplo:
A lista completa e não filtrada de encomendas é a seguinte:
Agora, são definidos os seguintes critérios de exclusão:
•Nome da encomenda contém "HD"
•Número da encomenda contém "05".
Com a opção "Todos se aplicam" ativada, permanecem 10 encomendas na lista de seleção:
A encomenda "HD0005_Cards" com o número de encomenda "HD0005" contém a sequência de caracteres "HD" no nome e o número da encomenda as cifras "05" e, portanto, é apagada. São selecionadas todas as outras encomendas (11 no total).
Com a opção "Pelo menos um se aplica", permanecem duas encomendas na lista de seleção:
As encomendas "Brochura" com os números de encomenda "PR111" e "007" com o número de encomenda "Brochura" não contêm as letras "HD" no nome da encomenda nem os números "05" no número da encomenda, para que essas encomendas não sejam excluídas.
Etapa 3: Definir tempo de execução
Aqui você ajusta quando ("Momento de partida") e quantas vezes ("Repetição") o arquivamento deve ser efetuado.:
•"Diariamente"
Selecione na área direita o ritmo de dias (todos 1, 2, 3 ... etc. dias) e tempo de lançamento (hora).
•"Semanalmente"
Selecione na área direita o ritmo de semanas (todos 1, 2, 3 ... etc. semanas), o(s) dia(s) da semana e o tempo de lançamento (hora). Tem de ser ativado pelo menos um dia da semana.
•"Uma vez"
Selecione na área direita o tempo de lançamento (data e hora).
Nesta vista é indicado mais uma vez um resumo dos ajustes anteriores.
1.Entre no campo "Nome:" um nome para a tarefa. Tenha em mente que os nomes das tarefas planejas no ambiente Prinect tem de ser inequívocos. Quando é atribuído um nome que já existe, é indicado um respectivo aviso e a atribuição do nome não é possível. Neste campo você pode atribuir um novo nome também a uma tarefa modificada ou duplicada.
Recomenda-se que no campo "Descrição" seja brevemente descrito, o que esta tarefa executa em qual decurso de tempo.
Opção "Ativar essa tarefa depois de guardar"
Se você ativar esta opção, a tarefa é ativada automaticamente, quando tiver sido completada.
2.Clique depois em "Concluir". A tarefa inativa é guardada.