Opção "Hotfolder"

Você pode adicionar documentos a uma encomenda Prinect de duas maneiras:

​•​com alocação manual na área "Encomendas" ou

​•​com alocação automática, com a qual os documentos serão colocados em uma "Hotfolder". Uma Hotfolder é uma pasta no sistema de arquivos monitorada quanto a novos documentos pertinentes. Se forem identificados os documentos adequados, eles serão processados automaticamente pela sequência Qualify definida nessa Hotfolder.

Um processo de trabalho com alocação automática de documentos é importante p.ex. se os documentos a serem processados forem produzidos localmente no ambiente de rede do Prinect Server. Então você pode p. ex. configurar a saída para o aplicativo DTP de modo que os documentos criados sejam colocados diretamente em uma Hotfolder Prinect e portanto sejam processados automaticamente com o Prinect Production. Se precisarem ser processados documentos provenientes de inventários arquivados ou externamente criados, você pode alocar os documentos manualmente na área "Encomendas" a uma encomenda. Também é possível transferir manualmente documentos para uma hotfolder no sistema de arquivos.

Indicação: Cuidado ao adicionar documentos manualmente: os documentos precisam estar com processamento concluído e não podem estar sendo acessados por outro aplicativo.

Com o Prinect Production você pode ajustar um trabalho de impressão de tal modo que, depositando documentos para tal numa pasta configurada como "Hotfolder" crie automaticamente novos trabalhos de impressão. Aqui a opção "Adicionar nova encomenda e processar documento ali" tem de estar ativa (veja Opção "Adicionar nova encomenda e processar documento ali"). Estes trabalhos de impressão funcionam como "Encomendas Master", a partir do qual podem ser criados novos trabalhos de impressão, criados novamente através do depósito de arquivos PDF no "Hotfolder".

Para que estas encomendas Master são sejam confundidas com encomendas de impressão "normais", e eventualmente sejam apagadas por engano, exite no Cockpit uma zona "Administração" na zona "Hotfolder" (veja Hotfolder). Aqui estas encomendas Master são administradas e aparecem na lista de encomendas padrão. Em todo caso, a estas encomendas será atribuída uma sequência Qualify ou um grupo de sequências (em todo caso com sequência Qualify) com opção Hotfolder ativada e parametrizada.

Se você tiver ativado a opção "Hotfolder" ao se iniciar um trabalho de impressão à qual essa sequência estiver alocada, uma pasta é adicionada que é usada como Hotfolder. Como padrão a Hotfolder é adicionada a "PTJobs > Jobs > [pasta do cliente] > [nome da encomenda] > Hotfolders > [nome da hotfolder]" no computador da encomenda em questão (> [nome da encomenda]). "PTJobs" é o local de armazenamento padrão dos dados relativos à encomenda e normalmente se encontra no Prinect Server. "PTJobs" é liberado junto com a sub-pasta na rede. Se necessário você também pode criar Hotfolder em um outro ponto do sistema de arquivo (veja Campo de inserção "Hotfolder") ou utilizar um local de armazenamento externo de Hotfolder (veja Opção "Local de armazenamento externo da Hotfolder"). Os seguintes tipos de arquivos são reconhecidos como tipos de arquivos válidos num Hotfolder: PostScript, PD-, TIFF/IT-P1 e EPS.

Lista menu "No"

Neste local você pode selecionar qual processo deverá trabalhar com a Hotfolder criada. Geralmente você pode usar a configuração "AllHotfolders". Se existirem diversos Prinect Server em seu ambiente de Prinect System, você pode selecionar um servidor para monitorar a Hotfolder.

Campo de inserção "Hotfolder"

Aqui você define o nome da hotfolders. A configuração "$Template" é um marcador de local para o nome da sequência, ou seja, ao se adicionar a hotfolder o nome de sequência é usado como "Nome de hotfolder" no caminho "PTJobs > Jobs > [pasta de cliente] > [nome da encomenda] > Hotfolders > [nome da hotfolder]". Se necessário você pode alterar o nome, o que não altera o caminho "PTJobs > Jobs > [pasta de cliente] > [nome da encomenda] > Hotfolders".

Indicação: Se você inserir um nome próprio para a Hotfolder, p. ex. "Tom", e planejar essa sequência de Qualify mais de uma vez em uma encomenda, só a Hotfolder de uma dessas sequências de Qualify ficará ativa. Para as demais hotfolders aparecerá uma mensagem de erro.

Opção "Local de armazenamento das encomendas"

Se essa opção estiver ativada, a hotfolder é adicionada no assim chamado "Local de armazenamento das encomendas". Isso é o caminho para os dados de encomenda na pasta "PTJobs" no servidor Prinect.

Opção "Local de armazenamento externo da Hotfolder"

Condição básica: Para poder ativar essa opção, você primeiro precisa definir na área "Administração > Ajustes > Sistema" um "Local de armazenamento externo da Hotfolder" (veja também Local de armazenamento externo da Hotfolder). Você alcança essa opção, marcando na janela "Sistema" na estrutura de árvore a entrada superior "Sistema" (se necessário, você pode clicar no botão "Ocultar clusters"). Clique em seguida na página direita na área "Local de armazenamento externo da Hotfolder" em "Pesquisar..." e selecione essa pasta ou crie uma nova pasta. Confirme em seguida com "Salvar". O "local de armazenamento externo da Hotfolder" pode ser definido também em um outro computador além do Prinect Server.

Se você ativar essa opção, em vez do local de armazenamento das encomendas na estrutura "PTJobs", o local de armazenamento externo da Hotfolder definido na área "Sistema" será usado para a Hotfolder recém-criada.

Opção "Após finalização do processamento apagar o documento"

Durante o processamento, os documentos são deslocados para o subdiretório "Target" pela hotfolder. Se você ativou esse parâmetro, os documentos serão apagados após o processamento, caso contrário permanecem nessa sub-pasta.

Indicação: Zona de trabalho "Filas de espera": Se o engine "ContentHotfolder" for colocado em "Parado", os documentos salvos na hotfolder, em trabalhos de impressão adicionados depois, são juntados ali e não encaminhados para a sequência seguinte.

Se o Engine "ContentHotfolder" for colocado em "Iniciado", então todas as Hotfolders estão sempre ativas e as encomendas continuam a ser processadas.

Opção "Agrupar no máximo... arquivos"

Se você transferir manualmente um número maior de arquivos de documentos no Windows Explorer para uma Hotfolder (copiar ou mover), os arquivos serão processados um após o outro individualmente. Nesse processo, um processo de comunicação interno é desencadeado a cada vez (criar informações JDF e JMF, etc.). Esses processos geralmente demoram bastante tempo. Você pode acelerar o processamento usando a opção "Agrupar no máximo... arquivos", inserindo um número maior que 1 e selecionando os arquivos durante transferência no Windows Explorer em conjunto "em bloco". Então os documentos são juntados em grupos no tamanho configurado. Para os arquivos de um grupo então os processos são executados só uma vez no início do processamento, o que pode economizar um bom tempo. Determine, por exemplo, que no máximo 10 arquivos devem ser agrupados, em uma encomenda que consiste de 14 arquivos de documento surgem dois grupos: um com 10 arquivos e outro com 4 arquivos. Agora os procedimentos de inicialização só são executados duas vezes, ao invés de 14 vezes.

Condição básica: Os arquivos desejados devem ser selecionados em conjunto se forem transferidos para a Hotfolder.

Indicação: No caso de encomendas maiores com vários arquivos, a formação de grupos podem acelerar o processo bastante. Uma exibição exata de arquivos do progresso do processamento fica então impossibilitada.

Opção "Adicionar nova encomenda e processar documento ali"

Se essa opção for selecionada, para cada documento (p. ex. PostScript ou arquivo PDF), que for adicionado à Hotfolder, um novo trabalho de impressão é automaticamente criado como cópia da encomenda atual, na qual essa sequência de "Qualify" é incluída, e o documento é processado por essa nova encomenda. Isto faz sentido p.ex. para periódicos, onde uma encomenda modelo pode ser utilizada para trabalhar cada vez com as mesmas especificações. Como padrão para cada nova encomenda é criada uma Hotfolder, ou então a opção "Hotfolder recebida na nova encomenda" é ativada. Por isso a opção "Agrupar no máximo ... arquivos" não está mais disponível.

Indicação: As encomendas novas criadas deste modo obtêm as sequências da encomenda atual. Exceção: Quando um código de produto é determinado a partir do nome do arquivo (veja Regras de reconhecimento para a criação de novas encomendas a partir dos nomes de arquivos dos documentos PDF), a nova encomenda obtém as sequências, que estão ligadas a este código de produto ("Smart Automation") e não as sequências da encomenda atual.

Condição básica: As seguintes opções só estão acessíveis se a opção "Adicionar nova encomenda e processar documento ali" estiver ativada.

Opção "Hotfolder recebida na nova encomenda"

Como a encomenda existente é usada como modelo de cópia, é possível controlar com essa opção se a Hotfolder também deve ser incorporada para a nova encomenda. Neste caso não é criada uma nova Hotfolder para cada encomenda. Se a encomenda atual se chamar p. ex. "Brochure-ABC" e a configuração "$Template" tiver sido usada para o nome da Hotfolder, a Hotfolder se chamará "Brochure-ABC". Essa Hotfolder também será usada para a nova encomenda copiada, mas para essa encomenda a opção "Hotfolder recebida na nova encomenda" está desativada.

Lista de seleção para conservar ou recriar a rede de processo no SmartAutomation

O mecanismo hotfolder gera automaticamente uma nova encomenda, cujas propriedades são comandadas por componentes do nome da encomenda - incluindo o código do produto. Uma rede de processos existente pode ser transferida da encomenda de modelo ou uma nova rede de processos pode ser criada em um Workflow SmartAutomation baseado no código do produto.

Se pode escolher entre as seguintes opções:

​•​Crie uma nova rede de processos via SmartAutomation quando um código de produto é reconhecido.

Se um código de produto for criado a partir dos nomes dos arquivos de documento, a rede de processo da encomenda de modelo não é aceita, mas uma nova rede de processo é criada via SmartAutomation na nova encomenda — com base no código do produto.

​•​Manter a rede do processo existente

Se parametrizado, um código de produto é gerado a partir do nome do arquivo de documento na nova encomenda. Aqui a rede de processos da encomenda de esquema de processo é transferida.

Lista de seleção "Grupo de encomenda para novo encomenda"

No modo de funcionamento "Adicionar nova encomenda e processar documento ali" pode ser determinado o grupo de encomendas do novo encomenda. Com este parâmetro você pode estabelecer, se os novos encomendas serão criados nos grupos de encomendas já existentes, ou em um novo grupo de encomendas.

​•​Grupo atual de encomendas

É utilizado o grupo de encomendas, no qual se encontra o encomenda com o Hotfolder.

​•​Grupo de encomendas com data do dia

Para todos os encomendas criados automaticamente com esta sequência de Qualify, é criado respectivamente um novo grupo de encomendas com a data do dia (AAAA-MM-DD). Os encomendas são respectivamente atribuídos a este grupo de encomendas.

​•​Grupo de encomendas com nome

Se você selecionar esta opção, o campo ao lado torna-se operável. Com esta opção é criado um novo grupo de encomendas com um nome já definido. Entre o nome no campo da direita. Neste contexto também é possível, indicar uma sequência de grupos de encomendas, p.ex. "Teste/Benchmark" cria o grupo de encomendas "Benchmark" dentro do grupo de encomendas "Teste". Os grupos tem de ser separados com um traço /.

Quando são criados novos encomendas de modo automático, é criado um grupo de encomendas com este nome e todos os encomendas criados de modo automático com esta sequência Qualify são armazenados neste grupo de encomendas.

Indicação: Se você definir uma hotfolder na área "Administração > Hotfolder" e atribuir uma sequência Qualify a ela na qual a opção "Hotfolder" esteja ativada e configurada, você poderá abrir as encomendas criadas com esta hotfolder e editar a sequência Qualify lá posteriormente. Neste caso, a opção "Grupo de encomendas atual" não está disponível na lista de seleção "Grupo de encomendas para a nova encomenda". Esse comportamento tem motivos internos e garante que os trabalhos de hotfolder sejam processados corretamente.

Lista de seleção "Se já existe um número de encomenda"

Se no modo de funcionamento "Adicionar nova encomenda e processar documento ali" tiver sido determinado um número de encomenda já existentes, o comportamento futuro pode ser determinado através de determinação de uma regra:

​•​Utilizar encomenda existente:

As encomendas recém criada contêm o número de encomenda da encomenda original, ou seja, elas são atribuídas à encomenda original.

​•​Criar e utilizar o encomenda com novo número de encomenda:

A partir do número de encomenda determinado, é criado um novo número de encomenda anexando um índice. Em seguida é respectivamente criada uma nova encomenda com este número de encomenda.

​•​Substituir a encomenda existente

A encomenda existente é substituída pela nova encomenda. Se a encomenda já tiver sido encaminhada para uma máquina de impressão digital, a encomenda existente será bloqueada e não poderá ser substituída.

​•​Substituir a encomenda existente, mesmo que ela ainda esteja ativo

A encomenda existente é substituída pela nova encomenda. Se a encomenda já tiver sido encaminhada para uma máquina de impressão digital, a encomenda existente será substituída mesmo assim. Esta opção deve ser ativada com cautela.

​•​Cancelar com erro.

Indicação: Se você ativar a seleção "Usar encomenda existente" na lista de seleção "Se o número da encomenda já existir" em uma sequência de qualificação que é usada em um pedido de hotfolder e se novos pedidos forem criados usando essa sequência com o mecanismo de hotfolder , essa seleção será ser alterado para "Criar e usar encomenda com novo número de encomenda" nas encomendas recém-criadas. Essa conversão automática da funcionalidade tem motivos internos e garante que as encomendas de hotfolder sejam processadas corretamente.

Regras de reconhecimento para a criação de novas encomendas a partir dos nomes de arquivos dos documentos PDF

Se a opção "Adicionar novo trabalho e editar documento ali" estiver ativa, você tem a possibilidade de configurar os nomes dos arquivos PDF salvos no Hotfolder de tal modo, que um nome de arquivo defina um ou mais parâmetros de características das novas encomendas criadas. Você pode indicar os seguintes parâmetros no nomes de arquivos PDF:

​•​o número da encomenda

​•​o nome da encomenda

​•​o número de cliente

​•​o código do produto

​•​a quantidade fornecida

​•​o prazo (AAAAMMDD)

​•​a qualidade do material de impressão

Estes parâmetros podem ser ativados para até 7 posições no nome de arquivo.

Para determinar, como estas características dos nomes de arquivos PDF são reconhecidas e utilizadas, você pode definir as regras de reconhecimento. Na prática você provavelmente irá definir uma regra de reconhecimento e então dar aos respectivos arquivos PDF os respectivos nomes.

Exemplo:

o nome do arquivo é HDCity#HD0021#Brochure.pdf.

Para, a partir dai, obter p.ex. o número da encomenda e o nome da encomenda, selecione nas configurações Hotfolder à frente do campo "Para posição 2" a entrada "O número da encomenda" e à frente do campo "Para posição 1" a entrada "O nome da encomenda" Para estes parâmetros, entre respectivamente no campo “até separador" o símbolo "#". Para todas as demais posições, selecione nesta lista de seleção a entrada "-", ou seja, estas posições não são consideradas.

Se agora o documento "HDCity#HD0021#Brochure.pdf" for salvo no Hotfolder, é criada uma nova encomenda, que contém o número de encomenda "HD0021" e o nome de encomenda "HDCity". Caso o número de encomenda "HD0021" já esteja no sistema, aplica-se automaticamente a regra selecionada sob "Se já existe o número de encomenda", porque os números de encomenda no sistema tem de ser inequívocos.

Falta nome da encomenda / Falta número da encomenda

Se faltar o nome da encomenda e/ou o número da encomenda, estes parâmetros são criados automaticamente em conformidade com os seguintes critérios.

​•​Se faltar o nome da encomenda, e existir o número da encomenda, o número da encomenda também é utilizado como nome da encomenda.

​•​Se faltar o número da encomenda, e existir o nome da encomenda, o nome da encomenda também é utilizado como número da encomenda.

​•​Se faltarem tanto o nome quanto o número da encomenda, o nome do arquivo PDF - sem ampliação do nome do arquivo - é utilizado como nome e número da encomenda.

Se o nome de encomenda assim criado já existir, são adicionados índices.

Indicação: Observe que nomes de encomenda podem ser alterados, mas números de encomenda não podem ser editados depois.

Sinais de separação

Indicação: Os seguintes caracteres não podem ser usados como separadores:

Sinais de separação são utilizados para diferenciar os diversos parâmetros nos nomes de arquivos. Contudo, não é imprescindível utilizar sinais de separação. Se você p.ex. com referência ao nome de arquivo do exemplo acima "HDCity#HD0021#Brochure.pdf" não entrar um traço de separação nos parâmetros "O número da encomenda" e "O nome da encomenda", a edição completa "HDCity#HD0021#Brochure" (nome de arquivo sem ampliação ) é utilizado tanto para o número da encomenda, quanto para o nome da encomenda, ou seja o símbolo "#" não é interpretado como símbolo de separação.

Caso necessário você também pode utilizar diferentes sinais de separação para diferentes parâmetros, ou sinais de separação compostos por vários sinas individuais, p.ex. "#@$". O importante é que no nome do arquivo os sinais de separação sejam entrado no local correto e na mesma forma.

Parametrização mista com e sem caracteres separadores

Você pode definir uma parametrização, na qual tenham sido definidos parâmetros da encomenda com sinais de separação e parâmetros individuais sem sinais de separação.

Exemplo:

O nome do arquivo PDF é:

HD0012#HDCity&Brochure§PR8003=20210214@750.pdf

Parametrizar a seguinte regra:

​•​"Para posição 1" a seleção "O número da encomenda"; sinal de separação: #

​•​"Para posição 2" a seleção "O nome da encomenda"; sem sinal de separação

​•​"Para posição 3" a seleção "O código de produto"; sinal de separação: §

​•​"Para posição 4" a seleção "O número do cliente"; sinal de separação: =

​•​"Para posição 5" a seleção "O prazo de vencimento"; sinal de separação: @

​•​"Para posição 6" a seleção "A quantidade fornecida"; sem sinal de separação

Com esta regra o nome do arquivo é estabelecido da seguinte maneira:

​•​O número da encomenda é: "HD0012"

​•​O nome da encomenda é: "HDCity&Brochure". Tendo em consideração que não foi estabelecido sinal de separação para o nome da encomenda, o sinal "&" não é reconhecido como sinal de separação e são utilizados todos os sinais para designar o nome da encomenda, que estão entre o último sinal de separação definido (#) e o próximo sinal de separação (§).

​•​O código do produto é: "HDCity&Brochure". Aqui aplica-se o mesmo como para o nome da encomenda: Como o sinal "&" não foi definido como sinal de separação, são utilizados todos os sinais para designador, que estão entre o último sinal de separação definido (#) e o próximo sinal de separação (§).

A flata de um sinal de separação pode portanto levar a que dois parâmetros de encomenda (no exemplo nome da encomenda e código de produto) sejam designados com a mesma parte do nome do arquivo (neste exemplo "HDCity&Brochure").

Indicação: Quando um código de produto já definido é determinado assim, a nova encomenda obtém as sequências relacionadas com este código de produto ("Smart Automation") e não as sequências da encomenda atual.

​•​O número do cliente é: "PR8003". Quando este número do cliente é definido no gerenciamento do cliente do Prinect Production, o respectivo cliente é automaticamente atribuído à encomenda.

​•​O prazo de vencimento é: 14. 02. 2021.

Queira ter em atenção, que o prazo de vencimento sempre tem de ser entrado no nome do arquivo no formato "AAAAMMDD". Caso contrário o prazo não será reconhecido.

​•​A quantidade fornecida é: 750. Não há necessidade de um sinal de separação para indicar a quantidade fornecida. O ponto antes da ampliação do nome do arquivo é sempre reconhecido como sinal de separação.

Opção "a partir do primeiro caráter"

Se esta opção estiver ativa, todos os sinais, do primeiro sinal do nome do arquivo até o próximo sinal de separação é utilizado como designador de parâmetro.

Exemplo:

O nome do arquivo PDF é:

HDCity#HD0012&Brochure§750.pdf

Parametrizar a seguinte regra:

​•​"Para posição 1" seleção "O nome da encomenda"; "A partir do primeiro caráter": não ativado; sinal de separação: #

​•​"Para posição 2" seleção "O número da encomenda"; "A partir do primeiro caráter": não ativado; sinal de separação: &

​•​"Para posição 3" seleção "O código do produto"; "A partir do primeiro caráter": ativado; sinal de separação: §

​•​"na posição 4" Selecionar "a quantidade fornecida"; “ a partir do primeiro caractere": não ativado; sem caracteres separadores

Com esta regra o nome do arquivo é estabelecido da seguinte maneira:

​•​O nome da encomenda é: "HDCity".

​•​O número da encomenda é: "HD0012"

​•​O código do produto é: HDCity#HD0012&Brochure. Todos os sinais, do primeiro ao último sinal de separação "§", são interpretados como código de produto.

​•​A quantidade fornecida é: 750.

Opção "Remover o número da encomenda dos nomes dos arquivos"

Se esta opção estiver ativada, a cadeia de caracteres reconhecida como o número da encomenda é removida do nome do arquivo.