Systemweite Einstellungen für die Portal Services

Gehen Sie in "Administration > Einstellungen > Portal Services".

Systemweit: Bereich "Exportieren"

"CSV-Export Separator auswählen":

​•​Deutsch: ","

​•​Andere Sprachen: ";"

Systemweit: Bereich "Kundenaufträge aus dem Prinect Portal"

Sie können hier für alle am Prinect Portal erstellten Aufträge einen Prefix voreinstellen. Um z. B. MIS-Aufträge von Portal Services-Aufträgen schnell unterscheiden zu können, steht Ihnen hier das Prefix "RA_" zur Verfügung. Der Auftragsname wird aus dem Prefix und der Auftragsnummer zusammengesetzt, könnte also z. B. "RA_4726" heißen.

Außerdem können Sie eine Auftragspriorität vergeben. Wenn Sie einen Auftrag am Prinect Cockpit öffnen, der im Prinect Portal erstellt wurde, so sehen Sie in den Eigenschaften des Auftrags die voreingestellte Auftragspriorität.

Systemweit: Bereich "Tracking"

Alle Aktionen in den Portal Services werden protokolliert. Mit der Tracking-Zeitangabe können Sie einstellen, wie lange die Aktionen zurückverfolgt werden können.

Systemweit: Bereich "Abzeichnen"

Bei jeder Abnahme, die Ihr Kunde tätigt, wird eine E-Mail an Sie, die Druckerei, verschickt. Sie können hier einstellen, dass die Inhalte mehrerer E-Mails über eine Sammelperiode gesammelt und in einer E-Mail zusammengefasst versendet werden.

Systemweit: Bereich "Uploads weiterleiten"

"Beim Weiterleiten die Dateien in den Auftragsordner verschieben":

Hiermit können Sie voreinstellen, welche Funktion Sie bei Button "Verschieben & Weiterleiten" bzw. "Weiterleiten" bzw. Button "Verschieben" angeboten bekommen.

Systemweit: Bereich "Ansprechpartner"

"Ansprechpartner bekommt eine Kopie aller E-Mails": Wenn das Häkchen gesetzt ist, werden alle Ansprechpartner grundsätzlich mit Kopien aller E-Mails versorgt. Außerdem sehen Sie dann die Ansprechpartner als Personen der Kontaktart "CustomerSalesRepresentative" unter "Aufträge > Produktbeschreibung" (geöffneter Auftrag) eingetragen.

Systemweit: Bereich "Portal Services"

Hier parametrieren Sie, welche allgemeinen Informationen und welche Auftragsinformationen in den Portal Services angezeigt werden. Diesen Bereich "Portal Services" gibt es an dieser Stelle systemweit und ein zweites Mal auftragsspezifisch, siehe Auftragsspezifisch – Bereich "Portal Services".

​•​"Sichtbarkeit im Internet > Auftragsinformation": Hier können Sie auswählen, welche der Auftragsinformationen am Prinect Portal angezeigt werden sollen. Wenn gar kein Häkchen gesetzt ist, so ist dieser Auftrag überhaupt nicht am Prinect Portal sichtbar, d. h. auch nicht in der Auftragsliste etc.

​•​"Sichtbarkeit im Internet > Register": Für Ihre Aufträge treffen Sie hier die Voreinstellung, dass die hier ausgewählten Register am Prinect Portal angezeigt werden. Im Auftrag können Sie die Voreinstellung abändern (rechter Parameterbereich > "Portal Services").

Systemweit: Bereich "Im MDS unbekannte Kunden"

Kunden, die in Prinect Business anlegt bzw. importiert wurden, können durch einen JDF-Import auch in den Stammdatenspeicher (MDS) und damit in die Prinect Production-Kundenverwaltung übernommen werden. Beim JDF-Import in den MDS müssen für jeden Kunden die Remote Access-Einstellungen vorgenommen werden, damit der Kunde als Remote Access-Kunde fungieren kann. Dieses Vorgehen ist bei einer großen Anzahl von Kunden-Neuzugängen sehr zeitaufwendig.

​1.​Deshalb können Sie in diesem Bereich die Option "Einladungs-Workflow freischalten" setzen. Dann können die Abzeichner (mit E-Mail-Adresse!) aller Kunden, die dem MDS unbekannt sind, Arbeiten durchführen, ohne dass der Kunde im MDS als Portal-Kunde eingerichtet ist. Der Prinect Portal-Zugang erfolgt über einen Token-Link in einer Einladungs-E-Mail. Der Token-Link führt Sie, ohne dass Sie sich einloggen müssen, direkt zur anliegenden Aufgabe (Upload, Seitenabnahme).

​2.​Definieren Sie die Gültigkeitsdauer dieses Zugangs.

​3.​Wählen Sie unter "Durchzuführende Arbeiten" aus, welche Arbeiten (Abzeichnen, Upload, Download) die Abzeichner ausführen dürfen. Entsprechend werden die Abzeichner mit den aufgabenspezifischen E-Mails versorgt (E-Mail zur Auftragserstellung bzw. Upload und E-Mail zur Seitenabnahme).

​4.​"Kontingent": Hier können Sie die maximale Größe des Daten-Austauschbereichs definieren, der dem Kunden auf dem Prinect Server zur Verfügung steht.

​5.​"Gruppenabnahme benutzen": siehe Auftragsspezifisch – Rechter Parameterbereich > "Gruppenabnahme".

Falls in Prinect Business kein Abzeichner definiert wurde, können Ansprechpartner, die eine E-Mail-Adresse haben, als Abzeichner fungieren.

Dazu müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:

​1.​Gehen Sie in "Administration" > Bereich "Einstellungen" > "JDF-Import" > Register "Stammdaten".

​2.​Deaktivieren Sie die Option "Kunden den Stammdaten hinzufügen". (Deaktivieren Sie auch die Option "Bedruckstoff den Stammdaten hinzufügen".)

​3.​Klicken Sie auf "Speichern".

Systemweit: Bereich "Seitenliste"

Hier können Sie einstellen, ob die am Prinect Portal erstellten Aufträge automatisch eine Seitenliste mit dem Namen in "Seitenlistenname" erhalten sollen.

Systemweit: Bereich "Erlaubte Seitenformate in neuen Aufträgen"

Hier können Sie einstellen, welche Seitenformate Ihrem Kunden zur Verfügung stehen, wenn er am Prinect Portal einen neuen Auftrag erstellt. Die Formate werden angeboten, wenn der Kunde die Workflows "PDF Seitenabnahme" oder "Pixel Seitenabnahme" gewählt hat.

​•​Liste "Für den Kunden sichtbar": Diese Seitenformate werden am Prinect Portal angezeigt.

​•​Liste "Für den Kunden verborgen": Diese Seitenformate werden am Prinect Portal nicht angezeigt.

​•​"Neu": Hiermit können Sie ein neues Format definieren.

​•​"Löschen": Hiermit können Sie ein Format aus den Listen löschen.

​•​"Freie Formateingabe": Wenn diese Option gesetzt ist, kann der Kunde am Prinect Portal ein Format frei definieren.