Option « Hotfolder »

Il existe deux façons d’ajouter des documents à une commande Prinect :

​•​par assignation manuelle dans la zone « Commandes » et

​•​par assignation automatique en déposant les documents dans un « hotfolder » . Un hotfolder est un dossier du système de fichiers qui est placé sous surveillance afin de déceler l’arrivée de nouveaux documents. Si des documents appropriés sont identifiés, ils seront traités automatiquement par la séquence Qualify dans laquelle le hotfolder en question a été défini.

Un mode opératoire intégrant une assignation automatique des documents est utile si, par exemple, les documents devant être traités sont générés sur place, dans le voisinage réseau du serveur Prinect. Dans ce cas, dans l’application de PAO, vous pouvez paramétrer la sortie de sorte que les documents créés soient automatiquement déposés dans un hotfolder Prinect adéquat pour qu’ils soient automatiquement traités par Prinect Production. Si les documents à traiter ont été générés en externe ou proviennent d’archives, vous pouvez les assigner manuellement à une commande dans la zone « Commandes » . Il est également possible de transférer manuellement des documents dans un hotfolder à partir du système de fichiers.

Remarque : Attention si vous ajoutez des documents manuellement : le traitement de ces documents doit être terminé et aucune autre application ne doit plus y avoir accès.

Avec Prinect Production vous pouvez configurer une commande d’impression de sorte qu’à chaque fois que vous déposez un document dans un dossier configuré à cet effet en tant que hotfolder, une nouvelle commande d’impression soit automatiquement générée. Pour cela, l'option « Créer un nouveau travail et y Editer le Document » doit être activée. Voir Option « Créer une nouvelle commande et y traiter le document ». De telles commandes d’impression feront office de « commandes maîtres » ou « commandes hotfolder » et serviront de base pour la création de nouvelles commandes d’impression dès que des fichiers PDF seront déposés dans le hotfolder.

Pour éviter que ces travaux maîtres ne soient confondus avec des travaux d'impression « normaux » et éventuellement supprimés par inadvertance, il existe dans le Cockpit, dans la région « Administration » , la zone « Hotfolder » . Voir Hotfolder. C’est là que sont gérées ces commandes maîtres qui n’apparaissent pas dans la liste des commandes classiques. Une séquence Qualify ou une séquence de groupe (comportant impérativement la séquence Qualify) avec option hotfolder activée et paramétrée sera assignée à ces commandes.

Si l’option « Hotfolder » est cochée, un dossier qui servira de hotfolder sera créé au démarrage de la commande d’impression à laquelle la séquence a été assignée. Par défaut, ce hotfolder est placé sous « PTJobs > Jobs > [dossier client] > [nom de la commande] > Hotfolders > [nom du hotfolder] » dans le dossier de la commande correspondante (> [nom de la commande]). « PTJobs » est le dossier d’enregistrement par défaut des données relatives aux commandes. Il se situe généralement sur le serveur Prinect. « PTJobs » ainsi que tous les sous-dossiers qu’il contient sont par principe des dossiers partagés. Si nécessaire, vous pouvez également créer le hotfolder à un autre endroit du Système de fichiers (voir Zone de saisie « Hotfolder ») ou utiliser un Emplacement externe du hotfolder. Voir Option « Emplacement externe du hotfolder ». Les types de fichiers suivants sont reconnus comme des types de documents valides dans un Hotfolder : Fichiers PostScript, PDF, TIFF/IT-P1 et EPS.

Liste déroulante « sur »

Ici, vous pouvez spécifier quel processus doit se servir du hotfolder créé. En règle générale, vous pouvez utiliser le paramètre par défaut « AllHotfolders » (tous les hotfolders). Si votre environnement Prinect comporte plusieurs serveurs Prinect, vous pouvez spécifier quel serveur doit surveiller le hotfolder.

Zone de saisie « Hotfolder »

Spécifiez ici le nom du hotfolder. La valeur prédéfinie « $Template » est un joker utilisé pour le nom de la séquence, cela signifie que lors de la création du hotfolder, le nom de la séquence sera employé comme « nom du hotfolder » sous « PTJobs > Jobs > [dossier client] > [nom de la commande] > Hotfolders > [nom du hotfolder] » . Au besoin, vous pouvez modifier ce nom, mais son emplacement restera inchangé : « PTJobs > Jobs > [dossier client] > [nom de la commande] > Hotfolders » .

Remarque : Si vous entrez ici un nom de votre choix pour le hotfolder, par exemple « Tom » , et que vous planifiez cette séquence Qualify plusieurs fois, seul le hotfolder d’une de ces séquences Qualify sera actif. Un message d’erreur est affiché pour les autres hotfolders.

Option « Emplacement de la commande »

Si cette option est cochée, le hotfolder sera créé à l’« emplacement de la commande » . Il s’agit de l’emplacement auquel sont enregistrées les données de la commande, à l’intérieur du dossier « PTJobs » situé sur le serveur Prinect.

Option « Emplacement externe du hotfolder »

Condition requise : Pour pouvoir activer cette option, vous devez avoir défini au préalable un « Emplacement externe du hotfolder » dans la région « Administration > Réglages > Système » . Voir aussi Emplacement externe du hotfolder. Pour accéder à cette option, dans la fenêtre « Système » , sélectionnez la première entrée de l’arborescence (« Système » ). Au besoin, cliquez sur le bouton « Masquer les grappes » . Dans la partie droite, cliquez ensuite dans la zone « Emplacement externe du hotfolder » sur « Parcourir... » et sélectionnez ce dossier ou créez-en un nouveau. Validez ensuite avec « Enregistrer » . L'« Emplacement externe du hotfolder » peut également être défini sur un ordinateur autre que le Serveur Prinect.

Si vous activez cette option, à la place de l’emplacement défini pour la commande dans l’arborescence de « PTJobs » , c’est l’emplacement défini à la section « Système » pour le hotfolder externe qui sera utilisé comme répertoire pour les nouveaux hotfolders créés.

Option « Supprimer les documents après traitement »

Au cours du traitement, les documents sont déplacés du hotfolder dans le sous-répertoire « target » . Si vous avez activé ce paramètre, les documents seront effacés après leur traitement. Dans le cas contraire, ils seront conservés dans ce sous-dossier.

Remarque : Espace de travail « Files d’attente » : si l’engine « ContentHotfolder » est mis en l’état « Suspendu » , pour les commandes d’impression qui seront créées ultérieurement, les documents qui seront déposés dans le hotfolder y seront collectés sans être transmis à la séquence suivante.

Si l’engine « ContentHotfolder » est mis en l’état « Démarré » , tous les hotfolders sont alors toujours actifs, et les commandes continuent à être traitées.

Option « Grouper au maximum... fichiers »

Dans l’Explorateur de Windows, lorsque vous transférez (copiez ou déplacez) manuellement une grosse quantité de fichiers (documents) dans un hotfolder, chaque fichier est traité individuellement, l’un après l’autre. A chaque fois, cela déclenche un processus interne de communication (création d’informations JDF et JMF, etc.). Chacun de ces processus a un délai d’exécution relativement long. Pour accélérer ce traitement, vous pouvez utiliser l’option « Grouper au maximum... fichiers » en entrant une valeur supérieure à 1 et, dans l’Explorateur Windows, en sélectionnant « en bloc » les fichiers à transférer. Dans ce cas, les documents seront rassemblés par groupes contenant chacun le nombre de fichiers spécifié. Lorsque vous démarrerez le traitement, les processus ne seront exécutés qu’une seule fois pour tous les fichiers du groupe, ce qui aura pour conséquence un gain de temps non négligeable. Si vous paramétrez par exemple un regroupement maximal de 10 fichiers, pour une commande constituée de 14 documents vous obtiendrez deux groupes : l’un de 10 fichiers et l’autre de 4. Les procédures de démarrage ne seront alors lancées que deux fois, contre 14 si vous n’aviez pas utilisé cette option.

Condition requise : les fichiers souhaités doivent être sélectionnés ensemble pour être transférés dans le hotfolder.

Remarque : Lorsque vous traitez de grosses commandes comportant de nombreux fichiers, la constitution de groupes peut apporter un gain de temps considérable. Toutefois, vous ne pourrez plus suivre, fichier par fichier, l’état d’avancement du traitement.

Option « Créer une nouvelle commande et y traiter le document »

Si vous sélectionnez cette option, pour chaque document (par ex. fichier PostScript ou PDF) déposé dans le hotfolder, une nouvelle commande d’impression sera automatiquement créée comme copie de la commande en cours dans laquelle la séquence Qualify est intégrée, et le document sera traité par cette nouvelle commande. Cela pourra être utile par ex. pour les périodiques pour lesquels on pourra utiliser une commande type pour travailler, à chaque fois, avec les mêmes valeurs de consignes. Par défaut, un nouveau hotfolder est créé pour chaque nouvelle commande, à moins que l’option « Conserver le hotfolder dans la nouvelle commande » ne soit activée. C’est la raison pour laquelle l’option « Grouper au maximum... fichiers » n’est pas accessible.

Remarque : Les nouvelles commandes générées de cette manière recevront les séquences de la commande en cours. Exception : Lorsqu'un code produit est déterminé à partir du nom du fichier, le nouveau travail reçoit les séquences associées à ce code produit (« Smart Automation » ) et non les séquences du travail actuel. Voir Règles de détection pour la création de nouvelles commandes à partir du nom des fichiers des documents PDF.

Condition requise : Les options suivantes ne sont accessibles que si l’option « Créer une nouvelle commande et y traiter le document » est activée.

Option « Conserver le hotfolder dans la nouvelle commande »

Etant donné que la commande existante sert de modèle pour la copie, cette option permet de spécifier si le hotfolder doit également être repris pour la nouvelle commande. Dans ce cas, un nouveau hotfolder n’est pas créé pour chaque commande. Si la commande en cours porte la dénomination « Brochure-ABC » et que le paramétrage « $Template » a été choisi comme nom pour le hotfolder, le nom du hotfolder sera « Brochure-ABC » . Ce hotfolder sera également utilisé pour la nouvelle commande copiée, toutefois pour cette commande, l’option « Conserver le hotfolder dans la nouvelle commande » est désactivée.

Liste déroulante pour conserver ou créer un réseau de processus pour SmartAutomation

Le mécanisme des hotfolders permet de créer automatiquement une nouvelle commande dont les propriétés sont pilotées par des éléments faisant partie du nom de la commande — dont notamment le code produit. Dans ce cadre là, on pourra au choix reprendre un réseau de processus existants issu de la commande modèle, ou créer dans un flux de production SmartAutomation un nouveau réseau de processus basé sur le code produit.

Vous avez le choix entre les options suivantes :

​•​Créer un nouveau réseau de processus via SmartAutomation sous réserve qu’un code produit soit identifié.

Lorsqu’un code produit est créée à partir des noms de fichier des documents, le réseau de processus de la commande modèle n’est pas repris. Un nouveau réseau de processus est généré dans la nouvelle commande via SmartAutomation — sur la base du code produit.

​•​Conserver le réseau de processus existant

Si cette option est paramétrée, un code produit sera généré dans la nouvelle commande à partir du nom de fichier du document. A cet effet, le réseau de processus de la commande modèle sera repris.

Liste déroulante « Groupe de commandes pour nouvelle commande »

Dans le mode opératoire « Créer une nouvelle commande et y traiter le document » , vous pouvez spécifier le groupe de commandes pour la nouvelle commande. Ce paramètre vous permet de spécifier si vous souhaitez que les nouvelles commandes soient générées dans le groupe de commandes existant ou dans un nouveau groupe :

​•​Groupe de commandes actuel

Utilise le groupe de commandes dans lequel se trouve la commande avec le hotfolder.

​•​Groupe de commandes avec date du jour

Pour toutes les commandes générées automatiquement à partir de cette séquence Qualify, un nouveau groupe de commandes sera créé avec la date du jour (YYYY-MM-DD). Les commandes seront assignées à ce groupe de commandes.

​•​Groupe de commandes avec nom

En sélectionnant cette option, vous activez la zone de saisie adjacente. Cette option permet de créer un nouveau groupe de commandes avec un nom prédéterminé. Entrez le nom souhaité dans la zone de saisie de droite. Dans ce cas, il est également possible d’indiquer une suite de groupes de commandes. Exemple : « Test/Benchmark » générera le groupe de commandes « Benchmark » dans le groupe de commandes « Test » . Les groupes devront être séparés les uns des autres par un trait oblique.

Si des commandes sont générées automatiquement, un groupe de commandes portant ce nom sera créé et toutes les commandes qui seront générées automatiquement avec la séquence Qualify seront déposées dans ce groupe de commandes.

Remarque : Si, dans la section « Administration> Hotfolder » , vous définissez un hotfolder et que vous lui assignez une séquence Qualify dans laquelle l’option « Hotfolder » est activée et paramétrée, vous pouvez ouvrir les commandes créées avec ce hotfolder et y éditer a posteriori la séquence Qualify. Dans ce cas, dans la liste déroulante « Groupe de commandes pour nouvelle commande » , l’option « Groupe de commandes actuel » ne sera pas disponible. Ce mécanisme est volontaire ; il permet de s’assurer que les commandes hotfolder sont traitées correctement.

Liste déroulante « Si le numéro de commande existe déjà »

Si, dans le mode opératoire « Créer une nouvelle commande et y traiter le document » , le numéro de commande qui a été attribué existe déjà, vous pouvez spécifier la procédure à suivre en définissant une règle :

​•​Utiliser la commande existante

Les nouvelles commandes créées reçoivent le numéro de commande de la commande initiale, c.-à-d. qu’elles lui sont assignées.

​•​Créer une commande avec un nouveau numéro de commande et utiliser cette dernière :

Un nouveau numéro de commande est défini à partir du numéro initialement attribué en lui ajoutant un index. Suite à cela, une nouvelle commande est créée avec ce numéro de commande.

​•​Remplacer la commande existante

Remplace la commande existante par la nouvelle commande. Si la commande a déjà été transmise à une presse numérique, elle sera verrouillée et ne pourra pas être remplacée.

​•​Remplacer la commande existante même si elle est encore active

Remplace la commande existante par la nouvelle commande. Si la commande a déjà été transmise à une presse numérique, elle sera tout de même remplacée. Toutefois, n’activez cette option qu’avec prudence.

​•​Annuler avec une erreur.

Remarque : Si, dans une séquence Qualify utilisée dans une commande hotfolder, vous activez l’option « Utiliser la commande existante » dans la liste déroulante « Si le numéro de commande existe déjà » et si de nouvelles commandes sont ensuite générées via cette séquence du fait du mécanisme hotfolder, dans les nouvelles commandes ainsi créées, cette option basculera sur « Créer une commande avec un nouveau numéro de commande et utiliser cette dernière » . Cette bascule automatique de fonctionnalité s’explique par un mécanisme interne et permet de s’assurer que les commandes hotfolder seront traitées correctement.

Règles de détection pour la création de nouvelles commandes à partir du nom des fichiers des documents PDF

Si l’option « Créer une nouvelle commande et y traiter le document » est cochée, vous avez la possibilité de former le nom des fichiers PDF déposés dans le hotfolder de telle sorte qu’un ou plusieurs paramètres de propriété des nouvelles commandes à créer soient définis à partir des noms de fichier. Vous pouvez indiquer dans le nom des fichiers PDF les paramètres suivants :

​•​le numéro de la commande

​•​le nom de la commande

​•​le numéro client

​•​le code produit

​•​la quantité à livrer

​•​la date d’échéance (AAAAMMJJ)

​•​la qualité du support d’impression

Ces paramètres peuvent être activés pour 7 positions (max.) dans le nom du fichier.

Pour définir la manière dont ces caractéristiques seront identifiées et utilisées à partir du nom des fichiers PDF, vous avez la possibilité de définir des règles de détection. Dans la pratique, vous commencerez certainement par définir une règle de détection et désignerez ensuite en conséquence les fichiers PDF concernés.

Exemple :

Supposons que le fichier porte la dénomination HDCity#HD0021#Brochure.pdf.

Pour extraire par exemple le numéro et le nom de la commande à partir de cette dénomination, dans les paramètres hotfolder, devant le champ « en position 2 » choisissez l’entrée « le numéro de la commande » et devant le champ « en position 1 » , choisissez l’entrée « le nom de la commande » . Pour chacun de ces paramètres entrez dans le champ « jusqu’au séparateur » le caractère « # » . Pour toutes les autres positions, choisissez dans la liste déroulante l’entrée « - » qui signifie que les positions en question ne seront pas prises en compte.

Si maintenant, le document « HDCity#HD0021#Brochure.pdf » est déposé dans le hotfolder, une nouvelle commande portant le numéro « HD0021 » et dénommée « HDCity » sera générée. Si le numéro de commande « HD0021 » existe déjà sur le système, la règle sélectionnée sous « Si le numéro de commande existe déjà » s’appliquera automatiquement étant donné que tous les numéros de commande présents sur le système doivent être uniques.

Nom de commande manquant / Numéro de commande manquant

Si le nom et/ou le numéro de commande font défaut, ces paramètres seront automatiquement générés à partir des critères suivants :

​•​Si le nom de la commande fait défaut mais qu’un numéro de commande existe, le numéro de la commande sera utilisé comme nom de commande.

​•​Si le numéro de la commande fait défaut mais qu’un nom de commande existe, le nom de la commande sera également utilisé comme numéro de commande.

​•​Si le nom et le numéro de commande font défaut, le nom du fichier PDF - sans l’extension - sera utilisé comme nom et numéro de commande.

Si le nom de la commande ainsi généré existe déjà, un indice lui sera accolé.

Remarque : Notez bien que les noms de commande peuvent être modifiés, que des numéros de commande ne peuvent cependant pas être édités ultérieurement.

Séparateur

Remarque : Les caractères suivants ne doivent pas être utilisés comme séparateurs :

On utilise des séparateurs pour distinguer les différents paramètres présents dans les noms des fichiers. Toutefois, l’utilisation de séparateurs n’est pas obligatoire. Ainsi, si pour le nom du fichier de l’exemple ci-dessus « HDCity#HD0021#Brochure.pdf » vous n’utilisez pas de séparateurs pour les paramètres « le numéro de la commande » et « le nom de la commande » , la dénomination complète, à savoir « HDCity#HD0021#Brochure » (nom du fichier sans extension), servira aussi bien de numéro que de nom de commande. Cela signifie que le caractère « # » ne sera pas interprété comme séparateur.

Au besoin, vous pouvez aussi utiliser pour différents paramètres des séparateurs différents ou des séparateurs composés de plusieurs caractères, par ex. « #@$ » . L’important étant que les caractères utilisés dans le nom du fichier soient positionnés aux bons emplacements et aient la forme indiquée.

Paramétrage mixte avec et sans séparateur

Vous pouvez définir un paramétrage dans lequel sont définis des paramètres de la commande avec séparateur et des paramètres individuels sans séparateur.

Exemple :

Le fichier PDF porte la dénomination :

HD0012#HDCity&Brochure§PR8003=20210214@750.pdf

Paramétrez la règle suivante :

​•​« en position 1 » choisissez « le numéro de la commande » ; séparateur : #

​•​« en position 2 » choisissez « le nom de la commande » ; séparateur : aucun

​•​« en position 3 » choisissez « le code produit » ; séparateur : §

​•​« en position 4 » choisissez « le numéro client » ; séparateur : =

​•​« en position 5 » choisissez « la date d’échéance » ; séparateur : @

​•​« en position 6 » choisissez « la quantité à livrer » ; séparateur : aucun

Avec cette règle, le nom du fichier sera analysé de la manière suivante :

​•​Le numéro de commande est : « HD0012 »

​•​Le nom de la commande est : HDCity&Brochure. Etant donné qu’aucun séparateur n’est indiqué pour le nom de la commande, le caractère « & » n’est pas identifié comme séparateur. Par conséquent tous les caractères situés entre le dernier séparateur précédemment défini (#) et le séparateur suivant (§) seront considérés comme composant le nom de la commande.

​•​Le code produit est : HDCity&Brochure. La même chose s’applique que pour le nom de la commande : Etant donné que le caractère « & » n’est pas défini comme séparateur, tous les caractères situés entre le dernier séparateur précédemment défini (#) et le séparateur suivant (§) seront considérés comme composant le code produit.

S’il manque un séparateur, deux paramètres de la commande (dans notre exemple : nom de commande et code produit) seront désignés avec la même partie du nom du fichier (dans notre exemple : « HDCity&Brochure » ).

Remarque : Si cette « méthode » permet de déterminer un code produit déjà existant, la nouvelle commande recevra les séquences associées au code produit en question (« Smart Automation » ) au lieu des séquences de la commande en cours.

​•​Le numéro client est : PR8003. Si ce numéro client figure dans la gestion clients de Prinect Production, le client correspondant sera automatiquement assigné à la commande en question.

​•​La date d’échéance est : 14. 02. 2021.

Notez que dans le nom de fichier, la date d’échéance doit obligatoirement être saisie sous la forme « AAAAMMJJ » . A défaut de quoi la date ne pourra pas être identifiée.

​•​La quantité à livrer est : 750. Aucun séparateur n’est indiqué pour la quantité à livrer. Le point qui précède l’extension de fichier est systématiquement identifiée comme séparateur.

Option « du premier caractère »

Si cette option est cochée, tous les caractères, à savoir, du premier caractère du nom du fichier jusqu’au séparateur qui suit seront utilisés comme dénominations de paramètre.

Exemple :

Le fichier PDF porte la dénomination :

HDCity#HD0012&Brochure§750.pdf

Paramétrez la règle suivante :

​•​« en position 1 » choisissez « le nom de la commande » ; « du premier caractère » : non coché ; séparateur #

​•​« en position 2 » choisissez « le numéro de commande » ; « du premier caractère » : non coché ; séparateur &

​•​« en position 3 » choisissez « le code produit » ; « du premier caractère » : coché ; séparateur §

​•​« en position 4 » choisissez « la quantité à livrer » ; « du premier caractère » : non coché ; pas de séparateur

Avec cette règle, le nom du fichier sera analysé de la manière suivante :

​•​Le nom de la commande est : HDCity.

​•​Le numéro de commande est : « HD0012 »

​•​Le code produit est : HDCity#HD0012&Brochure. Tous les caractères du premier jusqu’au séparateur « § » sont interprétés comme étant le code produit.

​•​La quantité à livrer est : 750.

Option « Supprimer le numéro de commande du nom du fichier »

Si cette option est activée, la suite de caractères identifiée comme numéro de commande sera supprimée du nom du fichier.