Potete aggiungere documenti ad un ordine Prinect in due modi:
•mediante assegnazione manuale nell’area «Ordini» o
•mediante assegnazione automatica deponendo i documenti in una «hot folder». Una hot folder è una cartella nel filesystem che viene sorvegliata per accertare l’arrivo di nuovi documenti. Se vengono identificati documenti adeguati, questi vengono elaborati automaticamente dalla sequenza Qualify nella quale è stata definita questa hot folder.
Un ciclo di lavoro con assegnazione automatica dei documenti è soprattutto sensato se i documenti che devono essere elaborati sono generati sul posto, nell’ambiente di rete del server Prinect. Potete quindi, p.es. impostare l’uscita nell’applicazione DTP in modo che i documenti generati siano automaticamente deposti in una hot folder Prinect adeguata per essere così elaborati automaticamente con il Prinect Manager. Se i documenti da elaborare sono stati generati esternamente o provengono da un archivio, potete assegnarli manualmente ad un ordine nell’area «Ordini». È anche possibile trasferire manualmente documenti dal filesystem in una hot folder.
Nota: Procedete con cautela quando aggiungete dei documenti manualmente: I documenti devono essere completamente elaborati e nessun’altra applicazione deve potervi accedere.
Con Prinect Manager potete configurare un ordine di stampa in modo che ogni volta che deponete un documento in una cartella configurata a tale scopo come hot folder, vengono automaticamente generati nuovi ordini di stampa. Allo scopo, l’opzione «Crea nuovo ordine e là elabora il documento» deve essere attivata (vedi Opzione «Crea nuovo ordine e là elabora il documento»). Tali ordini di stampa, fungono da «ordini master» o «ordini hot folder» e servono di base per la creazione di nuovi ordini di stampa che si ricreano quando si depositano file PDF nella «Hotfolder».
Per non correre il rischio di confondere questi ordini master con i «normali» ordini di stampa e che vengano cancellati per errore, nell’area «Amministrazione» del Cockpit esiste l’area «Hot folder» (vedi Hot folder). Gli ordini master vengono gestiti qui e non appaiono nella lista degli ordini standard. A questi ordini viene assegnata una sequenza Qualify o una sequenza gruppo (in ogni caso con sequenza Qualify) con opzione hot folder attivata e parametrizzata.
Se l’opzione «Hot folder» è attivata, all’avvio dell’ordine di stampa al quale è stata assegnata questa sequenza viene creata una cartella che sarà utilizzata come hot folder. L’hot folder viene creata standard in «PTJobs > Job > [cartella del cliente] > [nome dell’ordine] > Hot folder > [nome hot folder]» nella cartella dell’ordine corrispondente (> [nome dell’ordine]). «PTJobs» è il deposito standard per i dati relativi all’ordine e si trova normalmente sul server Prinect. «PTJobs» come anche tutte le sottocartelle che contiene sono per principio delle cartelle condivise. Qualora necessario, potete creare l’hot folder anche in un altro luogo del filesystem (vedi Campo d’immissione «Hot folder») o utilizzare un luogo di archiviazione hot folder esterno (vedi Opzione «Nel luogo di archiviazione hot folder esterno»). In una hot folder, sono riconosciuti come documenti validi i seguenti tipi di file: PostScript, PDF, TIFF/IT-P1 e EPS.
Lista a discesa «nel»
Qui potete selezionare quale processo deve lavorare con l’hot folder creata. Di norma potete utilizzare la preimpostazione «AllHotfolders». Se nel vostro ambiente del sistema Prinect sono presenti più server Prinect, potete selezionare quale server dovrà sorvegliare l’hot folder.
Campo d’immissione «Hot folder»
Qui definite il nome dell’hot folder. La preimpostazione «$Template» è un jolly utilizzato per il nome della sequenza, ciò significa che al momento della creazione dell’hot folder, il nome della sequenza sarà utilizzato come «nome dell’hot folder» nel percorso «PTJobs > Job > [cartella del cliente] > [nome dell’ordine] > Hot folder > [nome dell’hot folder]». Qualora necessario, potete modificare il nome, ma il percorso «PTJobs > Job > [cartella del cliente] > [nome dell’ordine] > Hot folder» resterà invariato.
Nota: Se qui immettete un nome di vostra scelta per l’hot folder, p.es. «Tom», e programmate questa sequenza Qualify più di una volta in un ordine, diventa attiva solo l’hot folder di una di queste sequenze Qualify. Per le altre hot folder c’è un messaggio d’errore.
Opzione «Nel luogo di archiviazione dell’ordine»
Se questa opzione è attivata, l’hot folder viene creata nel cosiddetto «Luogo di archiviazione dell’ordine. Questo è il percorso per i dati dell’ordine sotto la cartella «PTJobs» sul server Prinect.
Nota: Nell’area dei parametri «File» di un ordine aperto ottenete una visione d’insieme di tutte le cartelle utilizzate dall’ordine concernente (vedi Area parametri «File»).
Opzione «Nel luogo di archiviazione hot folder esterno»
Condizione: Per poter attivare questa opzione, dovete aver prima definito un «Luogo di archiviazione hot folder esterno» nell’area «Amministrazione > Impostazioni > Sistema» (vedi anche Luogo di archiviazione hot folder esterno:). Per accedere a questa funzione, nella finestra «Sistema» selezionate la prima voce «Sistema» della struttura ad albero (qualora necessario, fate clic sul pulsante «Nascondi cluster»). Nella parte destra, nell’area «Luogo di archiviazione hot folder esterno» fate poi clic su «Sfoglia...» e selezionate questa cartella o createne una nuova. Confermate poi con «Salva». Il «Luogo di archiviazione hot folder esterno» può essere definito anche su un altro calcolatore che non sia il server Prinect.
Se attivate questa opzione, al posto del luogo di archiviazione dell’ordine definito nella struttura «PTJobs» si utilizzerà, come directory per le nuove hot folder create, il luogo di archiviazione esterno delle hot folder definito nell’area «Sistema».
Opzione «Cancella il documento dopo l’elaborazione»
Durante l’elaborazione i documenti vengono spostati dall’hot folder nella sottodirectory «target». Se avete attivato questo parametro, i documenti vengono cancellati dopo l’elaborazione; in caso contrario vengono mantenuti in questa sottocartella.
Nota: Area di lavoro «Code»: Se il motore «ContentHotfolder» è messo nello stato «Fermato», per gli ordini di stampa che saranno creati ulteriormente, i documenti che saranno depositati nell’hot folder saranno raccolti là senza essere trasmessi alla sequenza seguente.
Se il motore «ContentHotfolder» è messo nello stato «Avviato», tutte le hot folder sono allora sempre attive e gli ordini vengono ulteriormente elaborati.
Opzione «Raggruppamento di massimo....file»
Se in Windows Explorer trasferite (copiare o spostare) manualmente un elevato numero di file documento in una hot folder, i file saranno elaborati singolarmente l’uno dopo l’altro. Ogni volta, si avvia un processo di comunicazione interno (generazione di file JDF e JMF ecc.). Questi processi richiedono un certo tempo. Potete accelerare l’elaborazione utilizzando l’opzione «Raggruppamento di massimo....file». A tale scopo, dovete immettere un valore superiore a 1 e, durante il trasferimento in Windows Explorer, selezionare i file collettivamente «come blocco». In questo caso, i documenti saranno riuniti in gruppi contenenti ciascuno il numero di file specificati. Quando avvierete l’elaborazione, i processi saranno eseguiti una sola volta per tutti i file del gruppo, cosa che vi farà risparmiare notevolmente tempo. Se, per esempio, stabilite che debbano essere raggruppati al massimo 10 file, da un ordine costituito da 14 file documento, vengono creati due gruppi: uno con 10 file e uno con 4 file. Ora, le procedure di avvio vengono avviate solo due volte, anziché 14.
Condizione: I file desiderati devono essere selezionati collettivamente quando vengono trasferiti nella hot folder.
Nota: Negli ordini voluminosi con molti file, la formazione di gruppi può portare un risparmio di tempo considerevole. Tuttavia, non potrete più seguire, file per file, lo stato d’avanzamento dell’elaborazione.
Opzione «Crea nuovo ordine e là elabora il documento»
Se selezionate questa opzione, per ogni documento (p.es. file PostScript o PDF), che viene deposto nell’hot folder, sarà generato automaticamente un nuovo ordine di stampa come copia dell’ordine attuale, nel quale è integrata questa sequenza «Qualify», e il documento verrà elaborato da questo nuovo ordine. Questo potrà essere utile p.es. per gli ordini periodici per i quali potrete utilizzare un ordine modello per lavorare, ogni volta, con le stesse predefinizioni. Per ogni nuovo ordine viene creata standard una nuova hot folder, a meno che l’opzione «Conserva hot folder nel nuovo ordine» non sia attivata. Per questo motivo, l’opzione «Raggruppamento di massimo....file» non è accessibile.
Nota: I nuovi ordini creati in questo modo, ricevono le sequenze dell’ordine attuale. Eccezione: Se un codice prodotto viene determinato dal nome del file (vedi Regole di identificazione per la creazione di nuovi ordini dai nomi di file dei documenti PDF), il nuovo ordine riceve le sequenze che sono collegate con questo codice prodotto («Smart Automation») e non le sequenze dell’ordine attuale.
Condizione: Le seguenti opzioni sono comandabili solo se l’opzione «Crea nuovo ordine e là elabora il documento» è attivata.
Opzione «Conserva hot folder nel nuovo ordine»
Poiché l’ordine esistente viene utilizzato come originale per la copia, con questa opzione è possibile specificare se l’hot folder deve essere adottato anche per il nuovo comando. In questo caso, non viene creata una nuova hot folder per ogni ordine. Se l’ordine attuale si chiama p.es. «Brochure-ABC» e per il nome dell’hot folder è stata utilizzata la preimpostazione «$Template», l’hot folder si chiamerà «Brochure-ABC». Questa hot folder viene utilizzata anche per il nuovo ordine copiato, tuttavia per quest’ordine l’opzione «Conserva hot folder nel nuovo ordine» è disattivata.
Lista a discesa per conservare o creare la rete di processo per SmartAutomation
Con il meccanismo hot folder viene automaticamente creato un nuovo ordine, dove le proprietà vengono comandate tramite degli elementi del nome dell’ordine — tra l’altro anche tramite il codice prodotto. A questo proposito, può a piacere essere rilevata una rete di processo esistente dall’ordine di copia originale o creata una nuova rete di processo in un flusso di lavoro SmartAutomation basata sul codice prodotto.
Potete scegliere tra le seguenti opzioni:
•Creare una nuova rete di processo tramite SmartAutomation quando un codice prodotto viene riconosciuto.
Quando un codice prodotto viene creato dal nome del file del documento, la rete di processo dell’ordine di copia originale non viene rilevata bensì tramite SmartAutomation viene creata una nuova rete di processo nel nuovo ordine — basato sul codice prodotto.
•Mantieni la rete di processo esistente
Se questa opzione è parametrizzata, nel nuovo ordine viene creato un codice prodotto dal nome del file del documento. A questo proposito, viene rilevata la rete di processo dell’ordine di copia originale.
Lista a discesa «Gruppo di ordini per nuovo ordine»
Nel modo operativo «Crea nuovo ordine e là elabora il documento» è possibile definire il gruppo di ordini del nuovo ordine. Con questo parametro potete stabilire se i nuovi ordini vengono creati nel gruppo ordini già presente o in un nuovo gruppo ordini.
•Gruppo ordini attuale
Viene utilizzato il gruppo di ordini nel quale si trova l’ordine con l’hot folder.
•Gruppo ordini con data odierna
Per tutti gli ordini creati automaticamente con questa sequenza Qualify viene creato rispettivamente un nuovo gruppo ordini con la data odierna (YYYY-MM-DD). Gli ordini vengono assegnati rispettivamente a questo gruppo ordini.
•Gruppo ordini con nome
Se selezionate questa opzione, il campo d’immissione accanto diventa comandabile. Viene creato un nuovo gruppo di ordini con un nome predefinito fisso. Immettete il nome nel campo d’immissione destro. Qui è possibile indicare una sequenza di gruppi di ordini, p.es. «Test/Benchmark» crea il gruppo di ordini «Benchmark» all’interno del gruppo di ordini «Test». I gruppi devono essere separati l’uno dall’altro da una barra inclinata (/).
Se vengono creati automaticamente nuovi ordini, viene creato un gruppo ordini con questo nome e tutti gli ordini creati automaticamente con questa sequenza Qualify vengono archiviati in questo gruppo ordini.
Lista a discesa «Se il numero d’ordine esiste già»
Se nel modo operativo «Crea nuovo ordine e là elabora il documento» è stato accertato un numero d’ordine già esistente, l’ulteriore comportamento può essere definito con la determinazione di una regola:
•Utilizza ordine esistente:
Gli ordini nuovi creati ricevono il numero d’ordine dell’ordine originale, ovvero vengono assegnati all’ordine originale.
•Creare e utilizzare l’ordine con il nuovo numero d’ordine:
Dal numero d’ordine determinato viene formato un nuovo numero d’ordine con l’aggiunta di un indice. Quindi viene creato un nuovo ordine con questo numero d’ordine.
•Sostituisci ordine esistente
L’ordine esistente viene sostituito dal nuovo ordine. Se l’ordine è già stato trasmesso ad una macchina da stampa digitale, l’ordine esistente viene bloccato e non può essere sostituito.
•Sostituisci ordine esistente anche se è ancora attivo
L’ordine esistente viene sostituito dal nuovo ordine. Se l’ordine è già stato trasmesso ad una macchina da stampa digitale, l’ordine esistente viene comunque sostituito. Questa opzione dovrebbe essere attivata con la massima prudenza.
•Annulla con errore.